La commission paritaire de validation est saisie par l'envoi, selon des modalités permettant de donner date certaine à cet envoi et à sa réception (recommandé avec avis de réception, Chronopost), d'un dossier, papier et électronique (CD, ou doublement de l'envoi papier par un envoi par mail), comportant les éléments suivants, attestant du respect de l'ensemble des conditions légales :
– les éléments attestant que l'entreprise relève de la profession du commerce de détail et de gros à prédominance alimentaire (convention collective nationale n° 3305) ;
– une attestation signée par l'employeur et par les élus du personnel signataires de l'accord et relative à l'effectif de l'entreprise à la date de conclusion de l'accord, calculé selon les dispositions légales en vigueur ;
– la preuve de l'information par l'employeur de sa volonté d'engager des négociations, effectuée auprès des organisations représentatives dans la branche, à l'adresse des fédérations compétentes pour la profession du commerce de détail et de gros à prédominance alimentaire, telles qu'elles figurent en fin du présent accord. Le secrétariat de la commission paritaire de validation tiendra à disposition l'adresse de chaque organisation concernée, et en informera tout employeur lui en faisant la demande ;
– le procès-verbal de consultation du comité d'entreprise, lorsqu'il existe, sur le projet d'accord ;
– l'accord soumis à la validation, en 2 exemplaires originaux, comportant de manière distincte l'instance au sein de laquelle il a été négocié et le nom de chaque élu signataire ;
– s'il y a lieu, la copie des textes auxquels le projet se réfère, en particulier s'il s'agit d'accords d'entreprise antérieurs ;
– la copie du procès-verbal d'élection de l'instance et, en cas d'accord conclu avec des délégués du personnel en tant que tels (non constitués en délégation unique du personnel) dans une entreprise comptant plus de 50 salariés, copie du procès-verbal de carence établi lors des élections au comité d'entreprise.
Tout dossier incomplet est irrecevable, et ne fait pas courir le délai de 4 mois ; le secrétariat de la commission paritaire de validation informe l'entreprise des éléments manquants, en l'engageant à les lui adresser et lui rappelant que le délai de 4 mois ne commencera à courir qu'à réception de l'ensemble des pièces nécessaires à l'examen de l'accord.
Copie numérique du dossier est adressée aux membres de la commission, au plus tard avec sa convocation.
Les membres de la commission sont tenus à la confidentialité à l'égard de l'accord tant que la commission n'a pas statué.