Le calcul du DIF se fait par année civile ; sous réserve de la prise en compte pro rata temporis des droits acquis entre la fin de la période de 12 mois et le terme de l'exercice civil considéré. L'acquisition des heures de DIF débute au jour d'entrée en fonction du (de la) salarié(e) et s'achève le jour de sa sortie des effectifs.
Pour les salariés à temps partiel, cette durée est calculée pro rata temporis.
Le calcul du DIF a pris effet à la date de promulgation de la loi du 4 mai 2004 sur la formation professionnelle tout au long de la vie, soit le 7 mai 2004.
L'année 2004 a constitué une année transitoire : les salariés présents en contrat à durée indéterminée et à temps plein du 7 mai 2004 au 31 décembre 2004 ont bénéficié d'un droit de 14 heures de DIF.
Les droits acquis annuellement peuvent être cumulés sur une durée de 6 ans. Au terme de ce délai, et à défaut de son utilisation en tout ou partie, le nombre d'heures est plafonné à 120 heures. Ce plafond s'applique également aux salariés à temps partiel, quel que soit le nombre d'années cumulées sur la base de droits annuels acquis pro rata temporis.
Pour le CEIGA, le nombre annuel d'heures acquises est calculé en référence à l'article 20 de l'annexe « Enquêteurs » du 16 décembre 1991.
Pour le calcul des droits ouverts au titre du DIF, le (la) salarié(e) bénéficie de 20 heures par an, peu importe que le contrat ait fait l'objet de suspension.