La commission se réunit par convocation adressée par le secrétariat au plus tard 15 jours avant la réunion et dans les 2 mois après la saisine par l'entreprise.
Ces délais commencent à courir dès réception du dossier complet.
Si le secrétariat de la CPNV constate que le dossier est incomplet, il demande par lettre recommandée avec avis de réception aux signataires de l'accord de compléter le dossier.
Les partenaires sociaux s'engagent à respecter la confidentialité des dossiers préalablement communiqués.
Chaque séance de la commission est présidée alternativement par un membre d'une organisation syndicale de salariés et par un représentant de l'organisation patronale.
En cas d'absence, un membre de la commission pourra donner pouvoir à un autre membre, ce pouvoir devant être présenté aux membres présents avant le vote sur la validation de l'accord.