Le secrétariat de la commission est assuré par le collège des employeurs.
Le secrétariat est chargé de la réception des demandes de validation.
Dès la réception du dossier, le secrétariat accuse réception du dossier. Il en vérifie le contenu.
Le dossier de demande de validation doit comporter les éléments suivants :
– une copie de l'information préalable, prévue par l'article L. 2232-21 du code du travail, adressée par l'employeur en lettre recommandée avec avis de réception, à chacune des organisations syndicales représentatives des salariés de la branche (dont les coordonnées figurent dans l'annexe I) sur sa décision d'engager des négociations collectives ;
– un document indiquant, à la date de la signature de l'accord, l'effectif de l'entreprise calculé selon les règles fixées par l'article L. 1111-2 du code du travail ;
– un exemplaire de l'original de l'accord soumis à validation, en version papier, et un exemplaire en version numérique ;
– le double du formulaire CERFA de procès-verbal des dernières élections des représentants du personnel ayant conclu l'accord ;
– les nom et adresse de l'entreprise, la nature de l'instance représentative au sein de laquelle l'accord a été signé, le nom des élus de cette instance ayant signé l'accord (s'ils ne figurent pas dans le texte de l'accord).
Dans l'hypothèse où le dossier de demande ne comporte pas l'ensemble de ces documents, le secrétariat, dès réception du dossier, demande, à la partie à l'accord soumis à validation qui a saisi la commission, de le compléter. La partie qui a saisi la commission dispose d'un délai de 10 jours calendaires pour compléter son dossier.
A l'issue de ce délai de 10 jours ou dès que le dossier de demande de validation est complet, le secrétariat en adresse, le plus rapidement possible, par courrier ou par messagerie électronique, une copie à chacune des organisations syndicales représentatives des salariés de la branche (dont les coordonnées figurent dans l'annexe I). Aucun dossier ne peut être envoyé aux membres titulaires de la commission moins de 2 semaines avant la date de la réunion au cours de laquelle il doit être examiné.
Le secrétariat assure la convocation aux différentes réunions. Cette convocation indique la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que la liste des accords qui seront examinés, lors de cette réunion, en vue de leur validation.
La commission paritaire de validation se réunit à une date différente de la commission paritaire dès lors qu'il y a au moins deux dossiers à étudier.
Le nombre de dossiers qui sera examiné par réunion est fixé à quatre au maximum.
Le secrétariat rédige le procès-verbal des réunions de la commission.
Le secrétariat notifie les décisions de la commission conformément aux dispositions de l'article 7 du présent règlement intérieur.