L'entreprise qui décide d'engager des négociations en informe le secrétariat de la CPVR. Ce dernier lui adresse sans délai :
– le texte du présent article 4 ;
– un formulaire de demande indiquant l'ensemble des informations exigées ;
– les coordonnées des organisations syndicales représentatives de la branche au plan national qui doivent être informées conformément à l'article L. 2232-21 du code du travail.
L'employeur signataire de l'accord soumis à validation envoie au secrétariat de la CPVR, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception :
– les nom et adresse de l'entreprise, ainsi que la nature et l'adresse de l'instance représentative au sein de laquelle l'accord a été signé ;
– un exemplaire de l'accord collectif soumis à validation, permettant l'identification des signataires ;
– une copie de l'information, prévue par l'article L. 2232-21 du code du travail, adressée par l'employeur aux organisations syndicales représentatives dans la branche, sur sa décision d'engager des négociations ;
– un document indiquant, à la date de signature de l'accord, l'effectif de l'entreprise calculé selon les règles fixées par l'article L. 1111-2 du code du travail ;
– le double du formulaire CERFA des procès-verbaux des dernières élections des représentants du personnel ayant précédé l'accord et, en outre, si ces représentants ont été élus au deuxième tour, du procès-verbal de carence de candidatures au premier tour.
Dès que le dossier est complet, le secrétariat de la commission adresse par courrier ou par messagerie électronique à chacun des membres titulaires, préalablement à la date de réunion de la commission, une copie de l'ensemble des documents.