3.1. Fonctions du président, du vice-président et du secrétaire
Tous les 2 ans, les membres de la commission désignent par alternance un président et un vice-président.
Les désignations interviennent au sein des deux collèges représentant l'un celui des employeurs, l'autre celui des organisations syndicales de salariés.
Le président est désigné par un collège et le vice-président est désigné par l'autre collège.
A chaque renouvellement des dirigeants, les fonctions sont permutées entre les deux collèges.
Le président assisté de son vice-président préside la réunion et veille à la bonne exécution des décisions prises.
En cas d'empêchement du président, seul un membre de la commission appartenant à son collège peut être désigné président de séance.
3.2. Organisation des réunions
Chaque participant doit émarger la liste de présence établie par le secrétariat de la commission.
Le secrétaire de la commission présente de façon synthétique chaque demande de validation.
La commission se réunira chaque mois pour examiner les demandes de validation suivant un calendrier prévisionnel défini, chaque année, par les membres de la commission lors de la première réunion annuelle de la commission.
La commission ne pourra délibérer valablement que si 3 membres au minimum par collège sont présents.
A défaut, la réunion est annulée et une nouvelle réunion doit être organisée dans les plus brefs délais.
Les décisions de la commission sont prises à la majorité des 2/3 des voix dont disposent les membres présents au sein de chacun des collèges.
Quand la majorité des 2/3 issue de chacun des collèges n'est pas obtenue, l'accord sera examiné à la réunion suivante et fera l'objet d'une décision de la commission prise à la majorité simple des membres présents.
Les votes ont lieu à main levée.
3.3. Relevé de décisions et procès-verbal
Lors de chaque réunion de la commission un procès-verbal des décisions est établi par le secrétaire et transmis pour validation aux membres de la commission.
Le procès-verbal doit mentionner les positions « pour » ou « contre » des membres de la commission par collège.
Pour chaque décision rendue doivent en outre être mentionnés :
– la date ;
– la liste des organisations syndicales représentatives au niveau national et de la branche et les organisations patronales présentes ;
– le nombre de voix en faveur ou en défaveur de la validation et la mention du syndicat ou de la fédération d'appartenance ;
– la décision rendue : irrecevabilité, validation, rejet.
En cas d'irrecevabilité ou de rejet, le motif de la décision doit être mentionné.
A l'issue de chaque commission, les décisions votées en réunion sont notifiées sous forme d'un procès-verbal :
– à la partie signataire qui a saisi la commission, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ;
– aux autres parties de l'accord par lettre simple ;
– aux membres de la commission.
La notification s'effectue aux adresses qui ont été communiquées à la commission lors de sa saisine.
Par ailleurs, un projet de procès-verbal des décisions est adressé à l'ensemble des membres de la commission en même temps que la convocation à la réunion suivante.
Le projet de procès-verbal, tenant compte des rectifications éventuellement apportées à la réunion suivante, devient définitif dès que la commission en a voté l'adoption.
Les décisions votées par la commission ne peuvent être remises en cause lors de l'adoption du procès-verbal.
Après adoption, le procès-verbal est adressé aux membres de la commission lors de la convocation suivante de la commission.