Le chef d'entreprise doit présenter le projet de plan pour l'année à venir et ses choix de classement auprès du comité d'entreprise s'il existe (ou, à défaut, des délégués du personnel).
Les formations inscrites dans le plan de formation de l'entreprise se déroulent pendant le temps de travail, donnent lieu au versement de la rémunération habituelle, au maintien de la protection sociale du salarié et n'impliquent aucune obligation de reconnaissance (changement de qualification ou prime par exemple) à la charge de l'entreprise.
Cependant, les actions de formation relevant des catégories 2 et 3 peuvent être mises en oeuvre au-delà de l'horaire habituel du salarié, tout en respectant certaines formalités :
Catégorie 2 : actions liées à l'évolution des emplois ou au maintien dans l'emploi
Objectifs :
― anticiper les évolutions technologiques et organisationnelles ;
― gérer les emplois et les compétences ;
― transférer les connaissances ;
― gérer la pyramide des âges ;
― ajuster les savoirs, les savoir-faire et savoir-être.
Possibilité de dépasser l'horaire de travail du salarié sans impact sur le régime des heures supplémentaires (dans la limite de 50 h/an/salarié).
Pour ce faire, un accord d'entreprise doit autoriser ce dépassement ; à défaut, un accord écrit du salarié est requis avant le départ en formation.
Catégorie 3 : actions de développement des compétences
Objectifs :
― participer à l'évolution des qualifications de ses salariés ;
― gérer les emplois et les compétences ;
― articuler compétences et classification.
Possibilité d'organiser tout ou partie de la formation hors temps de travail (dans la limite de 80 heures par an et par salarié).
Pour ce faire, un accord sur le principe de la formation hors temps de travail et sur les modalités de cette formation doit être signé avec le salarié, avant le départ en formation. Il est préférable que cet accord soit signé au moins 8 jours avant le départ en formation du salarié, dans la mesure où ce dernier peut le dénoncer dans les 8 jours qui suivent sa conclusion.
En outre, il y a lieu de définir les engagements de l'entreprise vis-à-vis du salarié avant le départ en formation. Ces engagements sont réalisables uniquement si le salarié suit avec assiduité la formation concernée et s'il satisfait aux évaluations prévues.
Ceux-ci doivent porter sur :
― les conditions dans lesquelles le salarié accède, en priorité, dans un délai de 1 an à l'issue de la formation, aux fonctions disponibles correspondant aux connaissances acquises ;
― l'attribution de la classification correspondant à l'emploi occupé ;
― les modalités de prise en compte des efforts accomplis par le salarié.
Le comité d'entreprise (ou, à défaut les délégués du personnel) doit être consulté sur l'exécution du plan de formation de l'année en cours, lors d'une réunion spécifique qui précède celle consacrée à la présentation du plan de formation pour l'année à venir.