1. Emploi visé
Le certificat de qualification professionnelle (CQP) de secrétaire juridique basé sur la convention collective nationale du travail du 20 février 1979 vise l'emploi de secrétaire juridique niveau 3, 2e échelon, coefficients 270 ou 285.
2. Contexte d'exercice des emplois
2.1. Types de cabinets
La secrétaire juridique exerce dans des cabinets d'avocats dont la nature d'activité est ou bien juridique ou bien judiciaire lorsque ces deux natures d'activité ne sont pas confondues.
Elle peut être employée au sein de structures très différentes en termes d'effectifs, d'organisations, de nature d'activités, notamment de cabinets spécialisés ou généralistes.
2.2. Variabilité des emplois
Les différents modes d'exercice de la profession d'avocat et d'organisation des cabinets influent sur l'éventail des tâches confiées à la secrétaire juridique, laquelle peut être amenée à exercer tout ou partie des tâches constitutives du référentiel d'activités et de compétences de la secrétaire juridique.
2.3. Repérage des emplois en amont et en aval
Le métier de secrétaire juridique s'inscrit à un niveau intermédiaire se situant entre celui d'employé de bureau et ceux d'assistante juridique et de clerc.
2.4. Progression dans l'emploi
Conformément aux dispositions de la convention collective, le métier de secrétaire juridique répond à l'objectif de progression dans la fonction ; les voies possibles de cette progression sont soit l'acquisition et/ou le développement d'une expertise technique, soit des compétences en matière d'encadrement.
2.5. Respect du secret professionnel
La secrétaire juridique remplit sa mission dans le strict respect du secret professionnel imposé à la profession.
2.6. Evolutions de l'emploi et prospective
La CPNE met en place un dispositif de veille pour garantir l'adaptation du CQP de secrétaire juridique à l'évolution de la branche et de l'environnement.
3. Activités professionnelles
3.1. Activités professionnelles relevant du coeur du métier
Les activités listées ci-dessous constituent le coeur de métier de la secrétaire juridique.
La secrétaire juridique qualifiée :
- assure la gestion et le suivi de l'agenda du cabinet ;
- constitue les dossiers, assure le suivi et le classement des dossiers ;
- saisit les actes ;
- réalise les actes et les opérations simples ;
- rédige, saisit et assure l'envoi des courriers.
3.2. Activités professionnelles complémentaires
Au-delà des activités professionnelles constituant son coeur de métier, la secrétaire juridique qualifiée peut être amenée à exercer d'autres activités.
Ces activités peuvent être réparties sur plusieurs opérateurs, selon les modes d'organisation adoptés par les entreprises. Elles ne font pas l'objet d'une qualification en tant que telle. Par contre, elles mobilisent des compétences complémentaires, pouvant donner lieu ou non à une reconnaissance.
La secrétaire juridique qualifiée peut exercer les activités complémentaires suivantes :
- elle assure l'accueil et le standard du cabinet ;
- elle réalise les achats de fournitures pour le compte du cabinet ;
- elle ouvre et enregistre le courrier du cabinet ;
- elle classe la documentation du cabinet ;
- elle contrôle le paiement des frais et honoraires du cabinet ;
- elle archive les dossiers clients.
Liste détaillée des activités professionnelles relevant du coeur de métier
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FONCTION |
DÉTAIL DES ACTIVITÉS |
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Elle assure la gestion et le suivi de l'agenda du cabinet. |
Elle organise le planning de l'avocat en tenant compte des délais de procédure et des dates de plaidoirie. Elle reporte et anticipe les échéances liées à l'activité. Elle prend les rendez-vous et les saisit sur informatique et sur papier. Elle met en place des procédures de contrôle pour le suivi de l'agenda. Elle organise les déplacements de l'avocat. |
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Elle constitue les dossiers, assure le suivi et le classement des dossiers. |
Elle saisit les informations relatives aux dossiers à l'aide ou non d'un logiciel professionnel. Elle classe les dossiers. Elle organise les dossiers par cotes et sous-cotes. Elle collecte les pièces nécessaires à la constitution du dossier : état civil, cadastre, copies d'actes, documents fiscaux, fiches de propriétaire, fiches d'immeubles, K-bis, chambre des métiers, statuts de sociétés, rapports d'expertises. Elle contrôle les pièces avant classement. Elle met à jour les coordonnées des interlocuteurs (par exemple : clients, confrères adverses, professions connexes). Elle traite les demandes d'informations de 1er niveau, lequel est déterminé par le cabinet. |
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Elle saisit les actes. |
Elle met en forme les actes à partir d'un document écrit ou enregistré sur dictaphone, à l'aide ou non d'un logiciel professionnel. Elle crée des actes à partir de modèles d'actes, de trames et de mentions complémentaires. Elle contrôle la cohérence et la conformité des actes saisis (coordonnées, dates, orthographe, montants). Elle soumet pour validation les actes saisis à l'avocat. Elle sauvegarde et classe les actes saisis. Elle actualise les modèles d'actes en fonction des demandes de l'avocat. |
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Elle réalise les actes et les opérations simples. |
Elle renseigne des formulaires. Elle rédige des actes simples : assignation, placet, requête, mise au rôle, compte rendu d'assemblée générale, mise en demeure, constitution, communication de pièces, sommation, certificat de non-appel, signification, etc. Elle réalise des opérations simples : convocation d'assemblée générale, levée des extraits de cadastre. Elle mandate des huissiers. Elle met au rôle. Elle réalise des transcriptions auprès de l'état civil. Elle soumet pour validation les actes réalisés à l'avocat. |
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Elle rédige, saisit et assure l'envoi des courriers. |
Elle saisit et met en forme des documents à partir d'un document écrit ou enregistré sur dictaphone, à l'aide d'un traitement de texte. Elle prend des notes. Elle rédige des courriers simples d'accompagnement. Elle contrôle la cohérence et la conformité des courriers saisis. Elle soumet à l'avocat, pour signature, les courriers saisis. Elle envoie les courriers en respectant les procédures d'envoi et d'affranchissement. Elle fait des doubles des courriers envoyés pour les classer. |