Les titulaires et les suppléants peuvent participer aux réunions de la CPNEFP.
Tout point à l'ordre du jour peut faire l'objet d'un vote.
Les suppléants n'ont pas de droit de vote sauf s'ils remplacent un membre titulaire. A cette occasion, les suppléants bénéficient des mêmes droits et pouvoirs que les membres titulaires.
Les suppléants reçoivent automatiquement et en même temps copies des convocations aux réunions et des documents qui sont envoyés aux titulaires.
En cas d'absence du titulaire et du suppléant, le membre de la CPNEFP peut donner pouvoir à un autre membre de son collège.
Le temps passé pour l'assistance à ces réunions et les frais de déplacement des représentants titulaires (ou à défaut de leurs suppléants) du collège salariés sont régis par l'article 8 de la convention collective des commerces de gros (n° 3044).
Les pouvoirs sont nominatifs. Le nombre de pouvoirs par personne est limité à un.
La présence des 3/5 des membres titulaires ou représentés de chaque collège est requise pour la validité des délibérations ou des votes sous réserve de la parité statutaire des collèges.
Il est tenu procès-verbal des séances.
Celui-ci est signé par le président et le vice-président, puis proposé pour approbation lors de la réunion suivante.