Les membres titulaires et suppléants participent aux réunions.
En cas d'absence d'un membre titulaire, il lui est substitué son suppléant, lequel à cette occasion bénéficie des mêmes droits et pouvoirs que le membre titulaire.
En cas d'absence du titulaire et de son suppléant, le titulaire peut donner pouvoir à un autre membre de son collège de la CPNEFP.
Les suppléants reçoivent systématiquement et en même temps que les titulaires copie des convocations aux réunions, des procès-verbaux et des documents envoyés aux titulaires de manière à être parfaitement tenus informés. Les documents sont adressés 15 jours au moins avant la réunion.
Le temps passé pour l'assistance à ces réunions et les frais de déplacement des représentants titulaires et de leurs suppléants sont régis par l'article 8 de la convention collective nationale du négoce de bois d'œuvre et produits dérivés.
Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres titulaires, remplacés le cas échéant par les membres suppléants assistant à la réunion.
La présence de la moitié des membres titulaires, remplacés le cas échéant par leurs suppléants, est requise pour la validité des débats.
Il est tenu un procès-verbal des séances. Celui-ci est signé par le président et le vice-président et adressé pour approbation aux membres titulaires dans un délai de 1 mois.