L'employeur qui envisage de procéder au licenciement pour motif personnel (disciplinaire ou non disciplinaire) d'un de ses salariés doit, quels que soient l'effectif de l'entreprise et l'ancienneté du salarié, respecter les formalités suivantes :
- convocation à un entretien préalable par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge, prévoyant la possibilité pour le salarié de se faire assister soit par une personne appartenant obligatoirement au personnel de l'entreprise, soit par une personne extérieure choisie sur une liste dressée par le préfet du département, lorsqu'il n'existe pas de représentants du personnel dans l'entreprise ;
- respect d'un délai minimum de 5 jours ouvrables entre la date de réception de la convocation et la date de l'entretien.
Cet entretien ne peut avoir lieu pendant une période de repos, d'absence autorisée ou de congés payés et l'heure doit être arrêtée pendant l'horaire de travail fixé pour ce salarié. Le lieu de la convocation est celui de l'activité normale et habituelle du salarié. À défaut, les frais de transport pour se rendre au lieu de l'entretien seront à la charge de l'employeur. Au cours de cet entretien, l'employeur doit exposer au salarié les motifs de licenciement qu'il envisage et entendre les explications du salarié.
Si, après l'entretien, l'employeur maintient sa position, il notifiera la rupture du contrat de travail par lettre motivée en recommandé avec accusé de réception, au moins 1 jour franc après la date de l'entretien.