Conformément aux dispositions du règlement (UE) n° 165/2014 susvisé, de l'annexe I B et du règlement d'exécution (UE) 2016/799 susvisé, le téléchargement de données est réalisé par un organisme agréé. Ce téléchargement est obligatoirement réalisé lors de la dépose d'une VU ou sur demande d'une entreprise de transport routier. Lors de la dépose de la VU, le téléchargement peut être limité aux données postérieures à la dernière opération de téléchargement de données mentionnée par cette VU.
L'organisme agréé s'assure que le demandeur des données contenues dans une VU en est le propriétaire ou qu'il est autorisé par ce dernier à réaliser cette démarche. La transmission des données est réalisée conformément aux dispositions du 2° de l'article 40.
L'organisme agréé vérifie que les données téléchargées comportent bien une signature numérique valide des données, prévue par le règlement (UE) n° 165/2014 susvisé, l'annexe I B ou l'annexe I C.
Un certificat de téléchargement est établi par l'organisme agréé. Si ce téléchargement ne peut pas être réalisé du fait du dysfonctionnement de la VU, l'organisme agréé établit un certificat d'impossibilité de téléchargement.
Un certificat est remis à chaque propriétaire des données identifié lors du téléchargement, ou à l'exploitant du véhicule dans le cas d'une impossibilité de téléchargement. Le certificat de téléchargement ou d'impossibilité de téléchargement est conservé, même en cas d'impossibilité d'identification du propriétaire des données.
Le contenu des certificats de téléchargement ou d'impossibilité de téléchargement est défini par décision du ministre chargé de l'industrie.
Sauf cas de réquisition par les forces de l'ordre, aucun certificat d'impossibilité de téléchargement n'est établi si l'organisme agréé n'a pas procédé lui-même à la dépose de la VU.
Les organismes agréés peuvent procéder à la destruction des données téléchargées après leur restitution à chaque propriétaire identifié, ou à défaut de restitution, au plus tôt un an après leur téléchargement.
Les téléchargements des données et la délivrance du certificat d'impossibilité de téléchargement ne peuvent pas être limités à certaines marques commerciales de VU.