Après l'annexe 4 bis nouvelle du même arrêté, il est inséré une annexe 4 ter rédigée comme suit :
« ANNEXE 4 ter
« CADRE MINIMAL DU PLAN DE CONTRÔLE DE L'ACTIVITÉ DE MANDATAIRE DE PERCEPTION DE FONDS
« (en application de l'article 5 bis du décret n° 2020-26 du 14 janvier 2020 relatif à la prime de transition énergétique)
«
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Nature du contrôle |
Objet du contrôle |
Modalités minimales de mise en œuvre de la politique de contrôle, devant figurer dans le plan de contrôle prévu à l'annexe 4 du présent arrêté |
Indicateurs devant figurer dans le plan de contrôle prévu à l'annexe 4 du présent arrêté |
Informations devant figurer au bilan annuel de mise en œuvre du plan de contrôle prévu à l'annexe 4 du présent arrêté |
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Respect de la réglementation |
-Conformité de l'activité à la réglementation de l'Agence nationale de l'habitat par le mandataire et ses partenaires. -Respect des obligations comptables, fiscales et sociales. |
-Etablir et mettre en œuvre des mesures pour détecter et maîtriser tout risque de non-conformité à la réglementation. -S'assurer du respect de la réglementation comptable, fiscale et sociale. |
-Taux d'échanges « demandeurs » avec l'Agence nationale de l'habitat lors de l'instruction des demandes de solde. |
-Attestations de régularité fiscale et attestation de vigilance. -Justificatif de dépôt des comptes sociaux au greffe, le cas échéant rapport du commissaire aux comptes et/ ou de l'audit interne. |
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Qualité de la relation clients |
-Continuité et régularité de la fourniture de services. -Satisfaction des clients. |
-Établir une procédure de gestion de la relation « clients » (fiches « clients », registre des échanges, modalités de prise de contact, d'échanges et de suivi, canaux de communication, etc.). -Formuler, le cas échéant, des plans d'action pour améliorer la gestion de la relation avec les clients. |
-Taux d'erreur de remplissage des documents pour le compte des demandeurs d'aides. -Délai de traitement d'une demande d'intervention du mandant/ demandeur d'aides. -Délai de règlement des travaux. -Nombre de demandes de solde rejetées par l'Agence nationale de l'habitat, et nombre total de demandes de solde déposées. -Nombre de mandats révoqués par les mandants. |
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Probité des dirigeants |
-Prévention/ résolution des conflits d'intérêts. -Absence de condamnation des dirigeants. |
-Mise en place de procédures pour maîtriser toute situation d'interférence entre un intérêt de l'entreprise mandataire ou de ses dirigeants, et ceux des demandeurs d'aides de nature à influencer ou paraître influencer l'exercice indépendant, impartial et objectif de l'activité de mandataire « perception de fonds ». |
-Délai d'information de l'Agence nationale de l'habitat en cas de condamnation d'un dirigeant. |
-Liste exhaustive des conflits d'intérêts possibles. |
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Contrôle interne |
-Maîtrise des risques liés à l'activité et à la réalisation des objectifs. -Disponibilité des informations financières et non financières, ainsi que leur fiabilité. |
-Description des moyens, des procédures et des actions mis en œuvre par l'entreprise afin de maîtriser ses activités et prendre en compte de manière appropriée les risques opérationnels, financiers ou de non-conformité. |
-Bilan des activités du contrôle interne. |
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Sécurisation de l'environnement informatique |
-Sécurité des données, opérations, et flux financiers. -Conformité RGPD. |
-Description des moyens, des procédures et des actions mis en œuvre par le mandataire afin de sécuriser son environnement informatique (instruments de paiement, accès aux messageries, systèmes de sauvegarde, etc.). -Documentation des travaux réalisés dans le cadre du RGPD (information, recueil du consentement, registre de traitement, etc.) |
-Diagnostic de l'état de sécurisation de l'environnement informatique. -Bilan des activités RGPD. |
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Lutte contre la fraude et les pratiques commerciales déloyales ou trompeuses |
-Prévention et détection des cas de fraude interne et externe |
-Information des demandeurs d'aides sur les pratiques frauduleuses et commerciales douteuses. -Sensibilisation des employés/ salariés, des partenaires et du réseau aux mécanismes de fraude. -Mise en œuvre d'un canal de remontée des signalements. -Mise en œuvre d'une politique de sanction des employés/ salariés en cas de fraude avérée. -Contrôle de l'existence du mandant par prise de contact ou sur place. -Contrôle de la réalité des travaux figurant dans le dossier de subventions. |
-Taux de contrôle de la réalité des mandants/ demandeurs d'aides (taux cible à 100 %). -Taux de contrôle de la réalité des travaux (taux cible à 100 %) par voie de contrôle sur place ou par photographies géolocalisées et horodatées. |
-Bilan annuel des contrôles mandants et travaux. -Bilan formalisé des traitements des signalements reçus et des suites données. -Bilan des sanctions prononcées. -Documents types de sensibilisation communiqués aux employés/ salariés, aux partenaires et au réseau, et bilan associé. |
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Surveillance et évaluation |
-Assurer un pilotage global cohérent avec les objectifs fixés |
-Présentation des objectifs, définition des indicateurs clés de suivi de l'activité. -Analyse des performances et évaluation de l'atteinte des objectifs. -Identification et planification des mesures correctives à mettre en œuvre. |
-Reporting régulier (a minima trimestriel) du pilotage global de l'activité |
-Reporting annuel du pilotage global de l'activité |
».