I. - Le signalement par écrit peut être adressé par voie postale dans les conditions prévues au chapitre II du présent arrêté ou au moyen du formulaire intitulé « Signalement d'une alerte auprès de la DGAC » disponible sur le site internet de la direction générale de l'aviation civile.
II. - Le signalement adressé par oral peut s'effectuer, sur la demande de l'auteur du signalement et selon son choix, lors d'une visioconférence ou d'une rencontre physique organisée au plus tard vingt jours ouvrés après réception de la demande.
Lorsqu'il est recueilli dans le cadre d'une visioconférence ou d'une rencontre physique, le signalement est consigné en établissant, avec le consentement de son auteur, un procès-verbal précis. L'auteur du signalement a la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver le procès-verbal par l'apposition de sa signature.
L'auteur du signalement transmet l'ensemble des informations et des éléments dont il dispose afin de permettre au référent alerte d'apprécier la recevabilité du signalement et de procéder aux vérifications nécessaires.
Ces informations et éléments peuvent être transmis :
- lors du signalement ;
- après le signalement à l'initiative de son auteur ; ou
- après le signalement en réponse à une demande du référent alerte.
L'auteur du signalement indique, dans son signalement, s'il a ou non transmis ce dernier par la voie interne dans les conditions prévues au I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisées.
Il indique également le canal de communication à privilégier dans le cadre des futurs échanges avec le référent alerte.
III. - Lorsque le signalement est adressé à toute autre personne que le référent alerte, celle-ci le transmet à ce dernier sans délai, sans en prendre connaissance et dans des conditions en garantissant la confidentialité.
IV. - Les enregistrements, transcriptions et procès-verbaux ne peuvent être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent.