ANNEXE 2
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NATURE DES DÉPENSES |
PIÈCES NÉCESSAIRES AU COMPTABLE |
RÉFÉRENCES AUX TEXTES OU COMMENTAIRES |
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3.1.1. Prise en charge du dossier |
1) En vue de la prise en charge d'un agent auparavant rémunéré par un comptable de la DGFiP dans le cadre de la PSOP, l'ordonnateur employeur d'origine demande l'émission d'un certificat de cessation de paiement (CCP) au comptable qui assurait la paye. Lorsqu'il y a changement de ministère mais absence de changement de comptable assignataire, la dernière fiche de liaison est à produire. Ces documents permettent au comptable de s'assurer de la cohérence des informations figurant dans les dossiers de paye successifs de l'agent. Pour les agents titulaires précédemment rémunérés par un comptable de la DGFiP dans le cadre de la PSOP et sous réserve d'absence de modification de la situation individuelle de l'agent, le CCP (ou la dernière fiche de liaison dans la situation évoquée ci-dessus) vaut pièce justificative pour justifier les coordonnées bancaires, le numéro d'immatriculation INSEE et le supplément familial de traitement. 2) En cas de réorganisation administrative entraînant un changement de comptable assignataire et/ ou d'ordonnateur, sans mobilité de l'agent, et en l'absence de changement dans la situation de l'agent, aucune pièce justificative n'est à produire en cas de transmission automatique des données du dossier comptable par le précédent comptable. Les exceptions à ce dispositif sont signalées par le comptable. 3) Pour les prises en charge sans changement de comptable assignataire ni de ministère, liées à des contraintes techniques ou réglementaires, ne seront produites que les pièces justificatives afférentes aux changements impactant la situation de l'agent. |
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3.1.1.1. Prise en charge du dossier des titulaires et des non titulaires |
-Arrêté de nomination, de mise à disposition ou de mutation pour les fonctionnaires titulaires ou stagiaires ; ou -Arrêté de nomination ou contrat pour les non-titulaires ; et -Certification de l'installation par l'ordonnateur ou, le cas échéant, via le listage des entrées mensuelles de la paye ; et -Certificat de cessation de paiement délivré par le comptable public assignataire de la rémunération publique antérieure lorsque celle-ci était servie dans le cadre de la PSOP ; ou -Déclaration sur l'honneur de l'agent indiquant qu'il n'a jamais perçu de rémunération publique ; ou -Déclaration sur l'honneur de l'agent indiquant la date de cessation du versement de la rémunération publique antérieurement servie dans le cadre de la PSOP, lorsqu'il s'agissait d'un contrat conclu pour faire face à un accroissement temporaire ou saisonnier d'activité au sens de l'article 7 du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 ; ou -Déclaration sur l'honneur de l'agent indiquant la date de cessation du versement de la rémunération publique antérieurement servie dans le cadre de la PSOP, lorsque cette date est antérieure au 01/01/ N-2 ; ou -Déclaration sur l'honneur de l'agent indiquant la date de cessation du versement de la précédente rémunération publique payée après ordonnancement ; et -Décision d'attribution d'un indice spécial de pension civile faisant référence au texte applicable lorsque l'indice spécial ne figure pas dans l'arrêté de nomination ; et -Carte vitale ou autre document de la caisse d'assurance maladie ou de l'INSEE comportant le NIR de l'agent (sauf pour les ressortissants étrangers) ; et -Relevé de domiciliation bancaire établi au nom de l'agent ; et -Formulaire d'adhésion à une mutuelle de la Fonction publique ; le cas échéant, -Fiche de renseignements de l'ordonnateur en cas de cumul d'activités publiques ; le cas échéant, -Tout document indiquant que l'agent est non-résident fiscal français. |
Détachement : prise en charge au vu de l'arrêté de nomination ou du contrat de détachement précisant le régime de cotisation de l'agent à la pension civile et à la sécurité sociale. Sauf intervenants extérieurs assurant un service ponctuel (3.1.1.2). L'arrêté de nomination contient tous les éléments utiles à la détermination de la liquidation. Le contrat donne toutes les précisions sur les conditions de recrutement et de paiement. Ressortissants étrangers : sur la décision de recrutement apparaît la mention de la vérification par le gestionnaire, soit du titre de séjour, soit de l'autorisation provisoire de travailler, soit du protocole d'accueil. Le certificat de cessation de paiement issu de la PSOP est établi à partir de : -la fiche de situation actuelle de l'agent (fiche SITAC) ; -ou la dernière fiche de liaison afférente à la situation de l'agent (signée par le précédent comptable). La déclaration sur l'honneur de l'agent indique les nom et coordonnées du dernier employeur public, les dates de début et de fin du dernier emploi public et la date de cessation du versement de la rémunération publique. Rémunération servie hors PSOP par l'Etat ou une collectivité territoriale, ou par un établissement public de l'Etat ou un établissement public local (les organismes internationaux ne sont pas concernés). En cas de copie illisible de la carte vitale, l'attestation de droits de Sécurité sociale devra être produite. Ressortissants étrangers : documents permettant de définir un numéro d'identification provisoire. Compte joint : le nom de l'agent doit figurer sur le relevé. Ou listings transmis par les services de mutuelles. L'ordonnateur fait référence aux dispositions du décret n° 2020-69 du 30 janvier 2020 relatif aux contrôles déontologiques dans la fonction publique et précise le statut de l'agent dans son activité principale-fonctionnaire ou contractuel (définition du régime de cotisations au titre de l'activité secondaire ou complémentaire et respect des plafonds de cotisations). Si l'agent est par ailleurs contractuel, l'ordonnateur précise la quotité de service dans le ou les contrats et les bases de calcul des cotisations à la retraite du régime général et aux régimes complémentaires de retraite en application de ce ou ces contrats. |
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3.1.2.3. Congés de maladie |
-Listage mensuel des entrées portant le congé de maladie ordinaire ; ou -Certificat administratif attestant du congé de maladie ordinaire bénéficiant à l'agent et précisant le pourcentage de rémunération ; et -Etat liquidatif ; le cas échéant, -Décision de mise en congé de longue maladie ou de longue durée (ou de grave maladie) pris après avis du conseil médical ; et -Etat liquidatif ; le cas échéant, -Décision de renouvellement du congé de longue maladie ou de longue durée (ou de grave maladie) ; et -Etat liquidatif ; ou -Dans l'attente de cette décision, attestation du gestionnaire de personnel par période de trois mois ; et -Etat liquidatif ; ou -En cas de placement, à titre provisoire, en disponibilité pour raisons de santé, décision de placement ou certificat administratif attestant de la situation de fait ; et -Etat liquidatif. |
Lorsque le congé pour maladie (quel qu'il soit) emporte un effet sur le niveau de la rémunération servie. Le certificat administratif, requis en cas d'ordonnancement, indique les dates de début et de fin du congé de maladie ordinaire et précise le pourcentage de rémunération afférent (le cas échéant, pour chaque période en cas d'évolution de pourcentage au cours du congé de maladie ordinaire). Lorsque le calcul n'est pas effectué par le calculateur de l'application DGFiP de la PSOP. La décision indique les dates de début et de fin de congé. En cas de fractionnement, le calendrier détaillé des journées/ demi-journées d'absence est joint. Hors congé de longue durée et lorsque le calcul n'est pas effectué par le calculateur de l'application DGFiP de la PSOP. Hors congé de longue durée et lorsque le calcul n'est pas effectué par le calculateur de l'application DGFiP de la PSOP. Le comptable poursuit le paiement de la rémunération au vu de l'attestation du gestionnaire établie par période de trois mois en attendant la décision. Dans l'attestation, le gestionnaire précise la période théorique du congé de longue maladie ou de longue durée (ou de grave maladie) et les droits déjà utilisés à ce titre. Hors congé de longue durée et lorsque le calcul n'est pas effectué par le calculateur de l'application DGFiP de la PSOP. A l'expiration des droits, en cas de placement, à titre provisoire, en disponibilité pour raisons de santé, dans l'attente d'une décision du conseil médical, l'ordonnateur fournit la décision de placement ou un certificat administratif attestant de la situation de fait justifiant le versement de l'indemnité prévue par les articles 27 (congé de maladie ordinaire) et 47 (congé de longue maladie) du décret n° 86-442 du 14 mars 1986. Lorsque le calcul n'est pas effectué par le calculateur de l'application DGFiP de la PSOP. |
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3.3.2.5. Indemnité de départ volontaire (IDV) |
-Décision d'attribution de l'indemnité visant l'article du décret du 17 avril 2008 dont il est fait application ; et -Etat liquidatif. |
Décret n° 2008-368 du 17 avril 2008 modifié en dernier lieu par le décret n° 2019-1596 du 31 décembre 2019 relatif à l'indemnité spécifique de rupture conventionnelle dans la fonction publique et portant diverses dispositions relatives aux dispositifs indemnitaires d'accompagnement des agents dans leurs transitions professionnelles. Circulaire n° B7-2166-2BPSS-08-1667 du 21 juillet 2008. IDV pour restructuration (article 1er du décret n° 2008-368) : versement de l'indemnité en une fois. Toutefois, le versement peut être effectué en deux fois sur demande de l'intéressé. En ce cas, l'état liquidatif devra le mentionner et indiquer la date de paiement de la première fraction. |
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3.4.5. Capital décès |
Paiement par ordonnance ou mandat. Articles D. 712-19 à D. 712-24-2 du code de la sécurité sociale. Instruction générale du 01/08/1956 relative au régime de sécurité sociale des fonctionnaires de l'Etat. |
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3.4.5.1. Pièces communes à toutes les demandes de capital décès |
-Acte de décès de l'agent public ; ou -Livret de famille portant mention du décès de l'agent public ; et -Dernier bulletin de salaire de l'agent public décédé en cas d'application des articles D. 712-23-1 ou D. 712-24 du code de la sécurité sociale ; et -Etat liquidatif ; et -Relevé de domiciliation bancaire au nom du ou des créancier · s. |
Dans le cas du paiement à un enfant mineur, le relevé est établi, soit au nom de l'enfant, soit au nom de son représentant légal. |
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3.4.5.2. Pièces complémentaires à produire en fonction des ayants droit |
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3.4.5.2.1. Capital décès demandé en totalité par le conjoint |
-Extraits de l'acte de mariage de l'agent public ; ou -Livret de famille ; et -Déclaration sur l'honneur du conjoint attestant qu'aucune séparation de corps n'a été prononcée judiciairement. |
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3.4.5.2.2. Capital décès demandé en totalité par le partenaire survivant d'un PACS |
-Avis délivré par le greffier du tribunal judiciaire attestant la dissolution automatique du pacte suite au décès du partenaire agent public ; ou -Extrait d'acte de naissance du demandeur comportant la mention marginale de l'existence d'un pacte civil de solidarité au jour du décès du partenaire agent public ; ou -Tout autre document de même valeur probatoire ; et -Attestation du gestionnaire indiquant qu'au vu des éléments relatifs à la situation de l'agent public décédé, présents dans le dossier de ce dernier, il ne connaît pas d'autre ayant droit au jour de la liquidation du capital. |
Document attestant l'existence d'un pacte civil de solidarité au jour du décès de l'agent public. Dans l'hypothèse d'un droit à capital décès suite au décès du fonctionnaire entre le 1er janvier 2005 et le 21 novembre 2009 : Cf.. lettre DGFIP-CE-2A n° 2010/02/6984 du 17 juin 2010. |
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3.4.5.2.3. Capital décès demandé en totalité par les enfants |
-Livret de famille établissant la filiation ; ou -Actes de naissance des enfants ; et -Acte de décès du conjoint de l'agent public décédé ; ou -Acte de mariage portant mention du jugement ou de l'arrêt prononçant le divorce, en cas de divorce du défunt et du conjoint survivant ; ou -Livret (s) de famille, avec les mentions relatives au décès et au divorce du (des) parent (s) ; ou -Preuve de la dissolution d'un PACS ; et, le cas échéant, -Décision judiciaire de séparation de corps de l'agent public défunt et du conjoint survivant ; et, selon les cas, -Avis ou certificat de non-imposition à l'impôt sur le revenu des personnes physiques établi au nom des enfants ; ou -Attestation sur l'honneur des enfants majeurs ou du représentant légal des enfants mineurs ; le cas échéant, -Preuve de la reconnaissance du handicap de l'enfant par une autorité administrative ou autre autorité habilitée. |
Non-imposition sur patrimoine propre de l'enfant. Dans certains cas, production de la déclaration de revenus (Cf. instruction n° 85-111 B1 du 4 septembre 1985). Si les enfants sont rattachés au foyer fiscal de l'agent public décédé, production de l'avis d'imposition de l'agent public décédé ou du conjoint (de l'ex-conjoint) de ce dernier faisant apparaître le rattachement des enfants bénéficiaires de cette prestation. L'attestation sur l'honneur est produite si les enfants ou leur représentant légal n'ont pas fait de déclaration de revenus, ou si le comptable du Trésor compétent n'a pas pu établir le certificat de non-imposition. Elle précise d'une part la situation de l'enfant (par exemple : élève ou étudiant) et, d'autre part, que l'enfant n'est pas imposable du fait de ses revenus salariés ou de ses revenus mobiliers ou immobiliers. Enfants âgés de plus de 21 ans. |
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3.4.5.2.4. Capital-décès demandé par le conjoint, le partenaire survivant et par les enfants |
-Pièces identiques à celles prévues en cas de capital décès revendiqué par le seul conjoint, ou le seul partenaire survivant d'un PACS ; et -Pièces identiques à celles prévues en cas de capital décès revendiqué par les enfants. |
Pour ce qui concerne le conjoint. Pour le partenaire survivant d'un PACS, l'attestation du gestionnaire n'est pas à produire. Pour ce qui concerne les enfants. |
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3.4.5.2.5. Capital-décès demandé par les ascendants du premier degré |
-Déclaration sur l'honneur du ou des ascendants ; et -Extrait de naissance du ou des ascendants ; ou -Livret de famille régulièrement tenu à jour ; et -Avis ou certificat de non-imposition à l'impôt sur le revenu ; ou -Attestation sur l'honneur si aucune déclaration fiscale n'a été faite par le ou les ascendants à l'administration fiscale. |
Elle atteste que le défunt n'était pas marié ni partenaire d'un PACS ou qu'il était veuf, divorcé ou séparé de corps judiciairement et qu'il n'a pas laissé de descendant pouvant prétendre au capital décès. Cf. instruction du 4 septembre 1985 précitée. Elle précise que les ascendants ne sont pas imposables du fait de leurs revenus salariés ou de son leurs revenus mobiliers ou immobiliers. |
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3.4.5.2.6. Capital-décès demandé par les ascendants du second degré |
-Production des pièces exigées pour les ascendants du 1er degré ; et -Extrait des actes de décès des deux ascendants du 1er degré. |
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3.4.5.2.7. Capital-décès demandé par les ayants droit d'un agent public présumé absent |
-Expédition du jugement rendu par le juge des tutelles constatant la présomption d'absence. |
Article 112 du code civil. |
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3.4.5.3. Pièces complémentaires à produire en fonction du statut de l'agent public décédé |
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3.4.5.3.1 Pour les agents contractuels |
Contrat de l'agent public. |
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3.4.5.3.2 Pour les ouvriers de l'Etat |
Arrêté ou décision de nomination. |
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