En application du décret n° 2024-746 du 6 juillet 2024 modifiant le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat, les pièces justificatives de repas ne sont ni transmises, ni conservées par l'agent, sauf demande expresse de l'autorité qui ordonne la mission.
Les frais divers listés aux alinéas a à g ci-dessous, engagés par l'agent pour l'exécution de la mission, donnent lieu à remboursement, sous réserve de l'accord de l'autorité qui ordonne le déplacement et sur présentation des pièces justificatives de dépenses. L'état de frais et les justificatifs de paiement pour ces dépenses doivent être systématiquement transmis par l'agent à l'ordonnateur ou à son délégataire qui en assure le contrôle. Il est recommandé d'adresser ces pièces dans un format dématérialisé dès que possible à l'issue de la mission.
a) Les frais d'hébergement lorsqu'ils ne sont pas pris en charge par l'administration via l'agence de voyages, dans la limite des indemnités forfaitaires telles que définies dans l'arrêté susvisé du 3 juillet 2006 modifié fixant le taux des indemnités de mission ;
b) Les prestations de transports selon les principes définis à l'article 2 du présent arrêté lorsque, par exception, elles ne sont pas prises en charge par l'administration via l'agence de voyages ;
c) Les frais de transport en commun, non réservables en amont par l'agent ou l'agence de voyages, à l'exclusion de ceux engagés pour rejoindre ou quitter la résidence administrative ou familiale lorsque l'agent bénéficie d'une prise en charge partielle de ses titres de transport, conformément au deuxième alinéa de l'article 9 du décret du 3 juillet 2006 susvisé ;
d) Les frais directement induits par le transport : frais de délivrance d'un passeport ou d'un visa, excédents de bagages nécessaires à la mission notamment au transport de matériel technique ou de documents administratifs, frais ou impôts à acquitter par le voyageur, taxes d'aéroport, frais de change et autres taxes ;
e) Les frais rendus nécessaires par l'exécution de la mission : frais de vaccination et de traitements médicaux prophylactiques obligatoires ou recommandés par l'Institut Pasteur ;
f) Le recours au transport en commun doit être privilégié. Toutefois, les frais de taxi ou de véhicule de transport avec chauffeur (VTC) peuvent être pris en charge, sous réserve de l'accord motivé de l'autorité qui valide la mission, pour les liaisons avec les aéroports et les gares ainsi que les parcours de courte distance, dans les seuls cas non cumulatifs suivants :
- en cas d'absence permanente ou occasionnelle de moyens de transport collectifs ;
- pour garantir la sécurité de l'agent ;
- lorsque l'agent doit transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant ;
- en cas d'utilisation collective du taxi ou du VTC ;
- lorsque le coût global est inférieur au coût de tout autre moyen de transport ;
- lorsque le départ de l'agent depuis le domicile ou le retour au domicile ont lieu respectivement avant 7 heures ou après 22 heures.
g) Les frais de stationnement dans la limite de 72 heures, s'il est avéré qu'il n'existe pas de moyens de transport en commun disponibles aux heures de départ ou de retour de la mission et si ces frais restent moins onéreux que le recours à un taxi ou à un VTC.
Les frais de déplacement temporaire pris en charge directement par l'administration ne donnent pas lieu à la communication par l'agent des pièces justificatives afférentes dès lors que la mission s'est déroulée conformément à l'ordre de mission et à la commande effectuée par l'administration auprès du prestataire de voyages.
En revanche, si les prestations ont été modifiées par le missionné au cours de la mission, les justificatifs doivent être produits sauf lorsque ces modifications n'emportent pas d'impact financier supplémentaire.
Lorsque le montant total des frais afférents à la mission, hors frais d'hébergement et de repas, ne dépasse pas 30 €, les justificatifs de paiement n'ont pas à être transmis à l'ordonnateur, sauf demande expresse de ce dernier. L'agent doit toutefois conserver les justificatifs de paiement afférents à ces dépenses jusqu'à leur remboursement par l'administration.