Des habilitations sont délivrées par l'autorité compétente aux agents publics chargés de la gestion des dossiers individuels.
Pour chacun de ces agents, l'habilitation précise les documents et les types d'opérations autorisés ainsi que sa durée.
Des habilitations peuvent, le cas échéant, être délivrées, dans les limites de leur domaine d'intervention, à des tiers, notamment aux représentants du personnel, lorsque leur accès aux dossiers individuels des agents est prévu par une disposition législative ou réglementaire.
Les règles de gestion des habilitations sont précisées par l'arrêté ou la décision mentionné à l'article R. 137-3.