CONVENTION
ENTRE LE GOUVERNEMENT DE LA RÉPUBLIQUE FRANÇAISE ET L'ORGANISATION INTERNATIONALE DE LA FRANCOPHONIE POUR L'ORGANISATION DU XIXE SOMMET DE LA FRANCOPHONIE (ENSEMBLE UNE ANNEXE), SIGNÉE À YAOUNDÉ LE 4 NOVEMBRE 2023
Le Gouvernement de la République française, ci-après dénommé « le Gouvernement français », représenté par Mme Catherine COLONNA, ministre de l'Europe et des affaires étrangères, d'une part,
Et
L'Organisation internationale de la francophonie, ci-après dénommée « l'OIF », dont le siège est situé au 19-21, avenue Bosquet, 75007 Paris, représentée par Mme Louise MUSHIKIWABO, secrétaire générale de la francophonie, d'autre part,
Considérant la Décision sur la date et le lieu du XIXe sommet de la francophonie, adoptée par le XVIIIe sommet à Djerba les 19 et 20 novembre 2022, en validation de la candidature de la France,
Considérant la volonté des Parties de convenir des modalités organisationnelles pour la tenue du XIXe sommet de la francophonie en 2024,
Il est convenu ce qui suit :
Article 1er
Objet
La présente convention porte sur les modalités pratiques d'organisation de la 45e session ordinaire de la Conférence ministérielle de la francophonie et de la XIXe Conférence des Chefs d'Etat et de gouvernement des pays ayant le français en partage (ci-après regroupées sous l'appellation « XIXe sommet »), organisées conjointement par le Gouvernement français et l'OIF.
Article 2
Lieu et calendrier
Le XIXe sommet se tiendra à Villers-Cotterêts (la Cité internationale de la langue française) et à Paris au cours de la première quinzaine du mois d'octobre 2024.
Il sera précédé par la tenue de la 45e session ordinaire de la Conférence ministérielle de la francophonie (CMF), la veille du XIXe sommet.
Une unité de lieu sera, dans toute la mesure du possible, privilégiée pour le déroulement à Villers-Cotterêts et à Paris des travaux de la CMF et du sommet, mais également des manifestations du « Festival de la francophonie ».
Article 3
Organisation des travaux
Le Gouvernement français et l'OIF collaborent à la préparation du XIXe sommet à travers le Comité national d'organisation (CNO) de l'Etat hôte et le Comité de pilotage des sommets de l'OIF. Dans le cadre de la préparation et du déroulement du XIXe sommet, ils s'engagent à respecter le Règlement unique des instances de la francophonie ainsi que l'économie générale des dispositions prévues dans le document « Prérequis techniques et matériels pour la tenue d'un sommet de la francophonie » et l'échéancier des activités préparatoires à réaliser en vue de ce sommet.
Dans ce cadre, pour chacun des domaines d'activités liés à l'organisation du XIXe sommet, le Gouvernement français et l'OIF se mettent d'accord, partagent, en amont et dans des délais raisonnables, toute information nécessaire et identifient et s'informent mutuellement des personnes ressources à contacter.
Ils collaborent en outre à la rédaction d'un guide pratique fournissant les informations de base sur le programme et l'organisation du sommet et en assurent la diffusion, dans un délai mutuellement convenu, auprès des délégations.
L'ordre du jour et l'ordonnancement des travaux ainsi que la préparation de tous les documents de travail du sommet sont de la compétence de l'OIF, en collaboration avec le CNO.
Article 4
Accueil et protocole
Le Gouvernement français est chargé, en étroite liaison avec l'OIF, de l'accueil des chefs de délégation à l'arrivée et au départ de Paris, selon les modalités qu'il conviendra de préciser.
Aux fins d'organisation, les Parties partagent les informations relatives aux arrivées et départs des participants.
Le Gouvernement français assure la sécurité et les facilitations nécessaires (démarches d'arrivée et de départ, mise à disposition d'escorte) pour tous les délégués de rang de chef d'Etat, chef de gouvernement et ministre des affaires étrangères (ou personnalité de même rang désigné par son pays pour participer au sommet). Les autres chefs de délégation pourront bénéficier d'une prise en compte, dont les modalités seront précisées ultérieurement.
Article 5
Accréditation
Tous les délégué(e)s doivent être muni(e)s d'un badge d'accréditation pour accéder aux sites officiels sachant que la délégation accompagnant en salle chaque chef(fe) de délégation ne peut comprendre plus de :
- trois (3) personnes pour les Etats et gouvernements membres de plein droit ;
- deux (2) personnes pour les Etats et gouvernements membres associés ;
- une (1) personne pour les Etats et gouvernements observateurs ;
- deux (2) personnes pour l'Assemblée parlementaire de la francophonie (APF) ;
- une (1) personne pour l'Agence universitaire de la francophonie (AUF), TV5 Monde, l'Université Senghor, l'Association internationale des maires francophones (AIMF), la Conférence des ministres de l'éducation des Etats et gouvernements de la francophonie (CONFEMEN), la Conférence des ministres de la jeunesse et des sports de la francophonie (CONFEJES) et le Comité de suivi de la Conférence des OING/ONG. Une seconde personne pourra être envisagée au regard du niveau du chef de délégation des acteurs de la Charte.
Les inscriptions des délégations s'effectuent en ligne sur une plateforme d'accréditation. L'Etat hôte peut choisir d'utiliser son propre système d'accréditation ou recourir à celui proposé par l'OIF et son prestataire. En tout état de cause, les deux Parties collaborent étroitement et partagent, en temps utile, toute information relative à l'accréditation des délégations.
Dans ce cadre, les Parties s'engagent au respect des obligations suivantes :
1) Pour le Gouvernement français :
- prise en charge des coûts inhérents au fonctionnement de la plateforme d'accréditation, y compris en cas d'utilisation de celle proposée par (le prestataire de) l'OIF ;
- communication de l'adresse électronique, de l'identifiant et du mot de passe aux délégations ;
- ouverture de la campagne d'accréditation au plus tard deux (2) mois avant la tenue du XIXe sommet (date à fixer conjointement avec l'OIF) ;
- achat des consommables, réalisation et remise des badges d'identification des délégué(e)s ainsi que des macarons pour les véhicules ;
- mise en place d'un accès (en mode consultation) de la plateforme d'accréditation pour le Comité de pilotage de l'OIF afin de lui permettre de disposer en temps réel des listes des délégué(e)s inscrit(e)s.
2) Pour l'OIF (en cas d'utilisation de sa plateforme) :
- appui au paramétrage de la plateforme d'accréditation de la CMF et du sommet ;
- organisation et prise en charge de la formation des administrateurs et des utilisateurs ;
- transmission au CNO des identifiants et mots de passe nécessaires à la connexion des délégations sur la plateforme ;
- suivi et résolution des anomalies pendant l'exploitation (avec le prestataire).
Article 6
Privilèges et immunités
Pendant la durée du XIXe sommet, le Gouvernement français accorde à tous les participant(e)s officiellement accrédité(e)s les privilèges et immunités accordés aux personnes visées à l'article XIV de l'accord entre le Gouvernement de la République française et l'Agence de coopération culturelle et technique relatif au siège de l'Agence et à ses privilèges et immunités sur le territoire français du 30 août 1972 et tel que modifié par l'avenant du 11 avril 2000.
Dans le respect des mesures nécessaires à la sécurité nationale mentionnées à l'article 7, le Gouvernement français leur accorde toutes les facilités d'entrée et de sortie du territoire français. A cet égard, il facilite, le cas échéant, l'octroi de visas aux participant(e)s au XIXe sommet qui en exprimeraient le besoin.
Article 7
Protection, sécurité et santé
Le Gouvernement français a l'entière responsabilité de la sécurité pendant le XIXe sommet. Sans préjudice du bon déroulement du XIXe sommet, le Gouvernement français pourra prendre toutes les mesures préventives nécessaires à la sécurité nationale ; parallèlement, il prend toutes les dispositions qu'il juge nécessaires pour garantir la sécurité des participant(e)s sur le territoire français.
Le Gouvernement français met en place un dispositif sanitaire permettant de répondre aux problèmes de santé ou aux accidents survenant sur le territoire français. Toutefois, il ne prend en aucun cas en charge les frais générés par tout problème de santé ou par une évacuation sanitaire qui restent à la charge des délégations.
L'OIF s'engage à couvrir par une assurance les personnes qu'elle prend en charge au titre de l'article 8 de la présente convention, pour tout problème de santé majeur ou pour une évacuation sanitaire.
Article 8
Transport
Le transport des délégué(e)s, à l'arrivée et au départ, entre les lieux de résidence et les sites des travaux ou de manifestations prévus au programme officiel relève des autorités de l'Etat dont le(la) délégué(e) est ressortissant(e) sauf décision particulière du Gouvernement français à des fins de simplification logistique.
Le Gouvernement français peut mettre à la disposition des délégations et de la délégation officielle de l'OIF un nombre limité de véhicules selon le niveau de la délégation.
La mise en place et le plan de circulation des véhicules sont établis par le Gouvernement français et présentés à l'OIF.
L'OIF assure et prend en charge le transport aller/retour jusqu'au lieu du XIXe sommet :
- des membres de sa délégation (officielle et technique) ;
- le cas échéant, de ses invités (personnalités, expert(e)s, journalistes).
Article 9
Hébergement et séjour
Le Gouvernement français s'assure de la disponibilité d'un nombre suffisant de chambres, estimé entre 3 500 et 3 800 chambres dont 200 suites et/ou chambres de qualité supérieure.
Les souverains, chef(-fe)s d'Etat, chef(-fe)s de gouvernement et ministres des affaires étrangères ou en charge de la francophonie (ou toute personnalité de même rang désignée par son pays pour participer au sommet) sont susceptibles de bénéficier d'une prise en charge de leur hébergement pour la durée du sommet, à la condition de présider leur délégation et de descendre dans l'un des établissements retenus par le Gouvernement français, dans la limite des formats suivants :
- Etats et gouvernements membres de plein droit : prise en charge du chef de délégation au sommet, son (sa) conjoint(e) et deux membres de la délégation officielle (format 1+2) ;
- Etats et gouvernements membres associés : prise en charge du chef de délégation au sommet, son (sa) conjoint(e) et un membre de la délégation officielle (format 1+1) ;
- Etats et gouvernements observateurs : prise en charge du chef de délégation au sommet et son (sa) conjoint(e) (format 1+0).
Les demandes de réservation des hébergements s'effectuent sur une plateforme dédiée. Le CNO assure l'attribution des chambres, sur la base d'une proposition de répartition des délégations par hôtel faite en amont avec l'OIF et tenant compte des critères convenus mutuellement.
Pour la délégation de l'OIF et ses invités, les réservations sont effectuées directement par le Service des instances et des conférences.
Pour la CMF qui précède le sommet, le Gouvernement français se réserve, de façon discrétionnaire, la possibilité de prendre en charge tout ou partie des hébergements, selon les modalités et dates qui doivent être clairement indiquées aux délégué(e)s. Le cas échéant, cette prise en charge pourrait concerner le(la) chef(fe) de délégation des Etats et gouvernements et son(sa) conjoint(e).
Les autres délégué(e)s accrédité(e)s sont pris en charge par leurs gouvernements.
La prise en charge inclut les petits-déjeuners à l'hôtel. Toute autre prestation reste à la charge de la délégation.
Les déjeuners et les dîners, les autres frais personnels (tels que bar, minibar, service en chambre, télévision payante, téléphonie nationale et internationale, blanchisserie, autres) sont exclus de la prise en charge et seront garantis individuellement selon les modalités définies par chaque hôtel.
Les dates de la prise en charge couvrent au minimum la durée du sommet (de la veille de l'ouverture jusqu'à la clôture du sommet) et doivent être clairement indiquées dans l'aide-mémoire.
L'OIF prend en charge les frais d'hébergement :
- des membres de sa délégation officielle et technique ;
- des personnalités (experts, journalistes et autres invité(e)s de l'OIF), dont la liste est communiquée au CNO au plus tard trois semaines (21 jours) avant l'ouverture du XIXe sommet.
Article 10
Locaux, équipements, personnel, communication et réceptions
10.1. Salles des travaux du XIXe sommet, salons et bureaux
Pour les travaux, le Gouvernement français s'assure de la disponibilité :
- d'une salle plénière d'une superficie minimum de 1 500 m2 ;
- d'une salle de huis clos d'une superficie minimum de 600 m2 ;
- d'une salle ou d'un auditorium pour la cérémonie d'ouverture ;
- de salons et d'espaces de travail ;
- le cas échéant, d'une salle d'écoute pour les délégations.
Les locaux nécessaires pour la tenue du sommet sont disponibles quelques jours avant l'ouverture du sommet pour les besoins de montage et d'aménagement et un (1) à deux (2) jours après la fin du sommet pour le démontage du matériel.
10.2. Equipements, matériels, fournitures
Le Gouvernement français s'engage à :
- assurer l'aménagement et l'équipement audiovisuel de la salle des travaux (système de gestion automatisé des prises de parole, captation vidéo, etc.), dans l'esprit des « Prérequis techniques et matériels et dans le respect de la charte graphique de l'OIF ;
- fournir le matériel informatique et de reprographie dans l'esprit des « Prérequis techniques et matériels », étant entendu que l'usage de documents numérisés doit être favorisé dans toute la mesure du possible ;
- faire installer, si nécessaire, des liaisons téléphoniques et des liaisons internet à haut débit dans les locaux mis à la disposition du XIXe sommet ;
- prendre en charge les frais de la liaison internet installée dans ces locaux ;
- pavoiser le lieu de déroulement du XIXe sommet et, le cas échéant, dans la mesure du possible, le parcours entre les sites.
L'OIF s'engage à :
- fournir les éléments utiles à la conception des aménagements et supports de communication ;
- prendre en charge les fournitures de bureau nécessaires à la tenue du XIXe sommet, ainsi que les fanions et chevalets de table des Etats et gouvernements pour la salle des travaux ;
- fournir un jeu de drapeaux des Etats et gouvernements ainsi que les drapeaux de l'OIF.
10.3. Personnel d'appui
Outre le personnel d'encadrement et d'accueil qu'il juge nécessaire de mobiliser, le Gouvernement français met à disposition du personnel de soutien pour le déroulement des travaux (hôtes ou hôtesses, manutentionnaires, etc.), dans l'esprit des « Prérequis techniques et matériels ».
10.4. Communication
Le Gouvernement français et l'OIF se concertent préalablement à toute diffusion de communiqués de presse relatifs au sommet ou à la conférence ministérielle auprès des médias.
Le Gouvernement français, en collaboration avec la direction de la communication de l'OIF, délivre les autorisations nécessaires à la presse pour assurer la couverture de l'évènement. Les médias qui le souhaitent doivent compléter un formulaire à cet effet lors de leur inscription sur la plateforme d'accréditation. Le Gouvernement français facilite les contacts avec les médias locaux (radio, télévision, presse écrite, blogueurs…).
Il est d'usage qu'un centre de presse soit aménagé à proximité du lieu des travaux du sommet.
10.5. Réceptions
Le Gouvernement français et l'OIF s'engagent à se concerter et à s'informer mutuellement des réceptions et manifestations qu'ils souhaitent organiser. Ils collaborent sur les aspects protocolaires des différentes séquences repas (invitations, modalités d'accueil, plans de table, etc.).
Le Gouvernement français assure la prise en charge des pauses-café et des rafraîchissements en salle des travaux tout au long du XIXe sommet.
Il est également d'usage qu'un dîner de gala (repas officiel) soit organisé par l'Etat hôte en l'honneur des chefs d'Etat et de gouvernement.
L'OIF assure la prise en charge des déjeuners officiels ou autre repas jugé approprié du XIXe sommet.
Une restauration sur le lieu du sommet, ou à proximité, doit être proposée par l'Etat hôte pour répondre aux besoins des médias, du personnel d'organisation (CNO et OIF) et du personnel local.
Article 11
Festival et village de la francophonie
Dans le cadre des évènements d'accompagnement du sommet, un « Festival de la francophonie », intégrant un « Village de la francophonie », sera aménagé à Villers-Cotterêts et à Paris. Cet espace d'exposition dédié ouvert aux délégués participants et au public est un lieu de mise en valeur de la diversité de la francophonie (Etats, gouvernements, acteurs de la Charte de la francophonie, partenaires, collectivités, etc.), autour d'une programmation culturelle, de conférences thématiques, de rencontres ou de présentations diverses dans des domaines convenus.
La mise en place et l'organisation générale du Village de la francophonie seront déterminées, en collaboration et en accord, entre le CNO et l'OIF lors des discussions à venir.
Article 12
Coordination entre le Gouvernement francais et l'OIF
Le Gouvernement français et l'OIF s'engagent à fournir la liste des membres de leurs délégations et celle du personnel technique mis à disposition, au plus tard dix (10) jours avant l'ouverture du XIXe sommet. Les deux Parties procéderont, au moins sept (7) jours avant l'ouverture du XIXe sommet, à la dernière mise au point des modalités d'organisation.
Le Gouvernement français désigne M. François VANDEVILLE, secrétaire général du sommet de la francophonie, qui sera chargé, au nom du Gouvernement français, d'assurer la coordination en collaboration, pour l'OIF, avec M. Désiré NYARUHIRIRA, conseiller spécial, diplomatique et politique de la secrétaire générale.
Article 13
Règlement amiable des différends
Les Parties s'efforceront de régler à l'amiable les différends qui pourraient surgir entre elles au sujet de l'interprétation ou de l'exécution de la présente convention.
Article 14
Entrée en vigueur
La présente convention entre en vigueur à la date de sa signature par les autorités compétentes des deux Parties et expire au plus tard à l'issue du XIXe sommet.
Fait à Yaoundé, le 4 novembre 2023.
Pour le Gouvernement français,
Mme Catherine Colonna
Ministre de l'Europe et des affaires étrangères
Pour l'Organisation internationale de la francophonie,
S. Exc. Mme Louise Mushikiwabo
Secrétaire générale de la francophonie