Les centres qui souhaitent être agréés doivent respecter les conditions du présent cahier des charges.
1. Conditions générales à respecter pour l'agrément
1.1. Réglementation
Les centres s'engagent à respecter le programme et la durée de la formation et des épreuves de l'examen sur la base des textes réglementaires, de la présente décision, et de son annexe.
1.2. Organisation des formations à distance
Au titre du présent cahier des charges, on entend par face à face pédagogique l'échange oral et interactif entre les stagiaires et le formateur.
Pour les formations comportant un enseignement à distance (100 % ou partiel) une durée minimale de face-à-face pédagogique est exigée en visio-conférence, par téléphone ou en présentiel avec un échange entre les stagiaires et le formateur, individuel ou collectif, correspondant à un minimum de 15 % de la durée minimale de la formation fixée par les articles A. 3113-39 et A. 3211-40 du code des transports.
1.3. Organisation des examens
L'examen se déroule obligatoirement en présentiel.
Pour chaque examen, ou session d'examens lorsqu'ils ont lieu dans plusieurs centres aux mêmes dates et aux mêmes horaires, de nouveaux sujets d'examen doivent être proposés.
Les formateurs peuvent concevoir les sujets mais ne peuvent pas participer au choix des sujets, ni surveiller ou assister à l'examen.
Le jury ne peut comprendre des membres qui ont pris part à la formation des stagiaires.
2. Constitution du dossier de demande d'agrément
Pour leur agrément, les centres de formation transmettent les informations et les documents suivants :
2.1. La qualité et le statut juridique de l'organisme demandeur
- nom et qualité de l'organisme demandeur, adresse complète et SIRET ; et
- pour les écoles et organismes non conventionnés avec le ministère chargé des transports, la « Déclaration d'existence de dispensateur de formation » délivrée par la préfecture de région (service régional de l'Etat chargé de la formation professionnelle) ;
- déclaration sur l'honneur que l'organisme a pris connaissance des engagements fixés par le cahier des charges, à respecter dans le cadre de l'agrément et s'engage à les respecter.
2.2. Qualification des formateurs
Curriculum vitae des formateurs chargés des enseignements justifiant leur activité de formateur aux matières enseignées comportant à minima les rubriques suivantes :
- état civil ;
- diplômes permettant de justifier l'activité de formateur dans les enseignements visés par le chapitre II du présent cahier des charges ;
- le cas échéant, les stages de formation suivis ;
- expérience professionnelle et pédagogique (domaines de compétences, nombre d'années d'expérience acquise, employeurs).
2.3. Programme de formation
Description détaillée de la formation et de son organisation sous format libre.
Description du programme : durée et contenu des enseignements, documentation, type de formation proposée (TRV ou TRM), présentiel ou à distance.
Description des modalités d'organisation : pédagogie, contrôle continu de l'acquis des connaissances (supports pédagogiques utilisés pour les QCM et les auto-évaluations).
Pour les formations organisées en totalité ou partiellement à distance : description des modalités de face-à-face pédagogique (individuel ou collectif) et du nombre d'heures de face-à-face pédagogique par session de formation, par stagiaire.
Description des heures de rattrapage en cas d'absence des stagiaires pour les sessions en présentiel ou les périodes de face-à-face pédagogiques pour les formations à distance.
Description de l'encadrement et du suivi des temps de connexion à la formation à distance et de déconnexion des stagiaires.
Description des modalités pour assurer l'accès individualisé et sécurisé des stagiaires au contenu des formations dispensées à distance.
2.4. Organisation et déroulement de l'examen
Description de l'organisation pour l'élaboration et la sélection des sujets et des examens.
Description des modalités de convocation des candidats à l'examen.
Description de la procédure pour garantir la confidentialité de l'élaboration et de la conservation des sujets jusqu'aux épreuves (sécurisation de la base de données, modalités de conservation des sujets, confidentialité des mots de passe, définition des accès sécurisés).
Description des modalités mises en place pour garantir l'anonymat des candidats pour les corrections.
Description des modalités de conservation et de destruction des copies.
2.5. Jurys
Description de la composition et des membres du jury.
3. Engagements à tenir pour l'agrément
3.1. Transmission des informations
Le centre de formation s'engage à :
- transmettre au début de chaque année le calendrier des sessions de formation en présentiel et à distance et des examens comprenant les lieux et dates des stages de formation prévus, les lieux et dates d'examens de fin de formation, les lieux et dates de réunions des jurys d'examen, le délai de transmission des résultats aux candidats sous forme de notification individuelle et au service déconcentré concerné (DREAL, DEAL, DRIEAT) ;
- informer la DREAL de toute modification intervenant dans le planning dans un délai d'un mois, permettant l'accès des services aux sessions de formation et d'examen ;
- transmettre toute modification intervenant dans le contenu des formations et des examens.
3.2. Communication d'un compte rendu
A l'issue de chaque stage de formation et de session d'examen, le centre de formation s'engage dans le délai d'un mois à :
- transmettre un compte rendu au service déconcentré concerné comprenant :
a) Le procès-verbal du jury d'examen comportant une synthèse du déroulement de l'examen (incidents, etc.) et les résultats ;
b) L'évaluation du stage par les stagiaires comprenant notamment l'état civil de chaque stagiaire ; le lieu, le type (TRM ou TRV, présentiel ou à distance) et les dates du stage ; les noms des formateurs ;
c) Les résultats des stagiaires à l'examen, faisant apparaître les notes obtenues au QCM et aux questions rédigées ;
d) La copie des justificatifs ayant permis l'inscription directe à l'examen sans avoir besoin de suivre la formation ;
e) Les originaux des dossiers d'inscription des lauréats à l'examen, comportant les pièces prévues aux articles A. 3113-39-5 et A. 3211-40-4 du code des transports.
3.3. Suivi des stagiaires et candidats
Le centre de formation s'engage à l'issue de la formation et de l'examen à délivrer :
- pour l'ensemble des stagiaires, une attestation de suivi de la formation en indiquant les dates de la formation, la durée du face-à-face pédagogique (heure de début et de fin) et un relevé des notes obtenues pour ceux d'entre eux qui se sont présentés à l'examen ;
- pour les stagiaires ayant suivi la formation mais ayant échoué à l'examen : une attestation de suivi de la formation, mentionnée aux articles A. 3113-39-1 et A. 3211-40-1 du code des transports, conforme au modèle figurant au chapitre VI de la présente annexe, en renseignant les dates et lieux de la formation suivie et de passage de l'examen ;
- pour les candidats dispensés de formation : après un premier ou second échec, une attestation de suivi de la formation en renseignant les dates et lieux de passage de l'examen.
3.4. Transmission d'un bilan annuel
Fournir le bilan annuel des formations et des examens, faisant notamment apparaître les résultats comprenant les taux de réussite et d'échec des stagiaires. Les résultats devront dissocier les candidats ayant préalablement suivi la formation dans le centre de formation et d'examen, ceux s'étant présentés après un premier échec ou un deuxième échec après avoir suivi la formation dans le même centre ou dans un autre centre, et ceux s'étant présentés en bénéficiant d'une dispense de formation.
4. Contrôle
Les agents des services régionaux du ministère chargé des transports peuvent effectuer toute visite se rapportant au contrôle des stages de formation et des examens.
Pour les formations à distance :
Le centre doit mettre à disposition de l'administration un accès permettant de se connecter aux sessions de formation lors des périodes de face-à-face pédagogique et aux supports de formation.
A l'issue de chaque session, le centre de formation transmet le relevé de temps de connexion pour chacun des candidats ayant participé à la session.
Le relevé de temps de connexion devra être conservé pendant 1 an, et devra prendre en compte également le face-à-face pédagogique.