ANNEXES
ANNEXE 1
NORME PROFESSIONNELLE DE MANAGEMENT DE LA QUALITÉ - NPMQ
Sommaire
Introduction
Objectifs
Champ d'application
Définitions
Exigences requises
Respect des exigences requises
Système de management de la qualité
Evaluation des risques auxquels la structure est exposée
Responsabilité de l'équipe dirigeante concernant la qualité au sein de la structure
Règles de déontologie
Acceptation et maintien de relations clients, des missions et activités
Ressources
Réalisation des missions et activités
Surveillance du système de management de la qualité
Informations et communications
Documentation du système de management de la qualité
Évaluation du système de management de la qualité
Exigences spécifiques en cas d'appartenance à un réseau
Modalités d'application
Objectifs
Système de management de la qualité
Évaluation des risques auxquels la structure est exposée
Responsabilité de l'équipe dirigeante concernant la qualité au sein de la structure
Règles de déontologie
Acceptation et maintien de relations clients, des missions et des activités
Ressources
Réalisation des missions et des activités
Surveillance du système de management de la qualité
Documentation du système de management de la qualité
Introduction
Cette norme fait partie intégrante du référentiel normatif de l'Ordre des experts-comptables. Sa lecture doit être complétée par celle du Code de déontologie, du cadre de référence des missions et activités et du glossaire des termes et expressions utilisés dans le référentiel normatif.
Objectifs
1. Cette norme traite des responsabilités d'une structure d'exercice professionnel concernant sa maîtrise de la qualité : concevoir et mettre en œuvre un système de management de la qualité. Elle adopte une approche fondée sur les risques.
2. Ce système de management de la qualité doit permettre à la structure de s'assurer :
- qu'elle-même, son personnel technique et ses intervenants externes sur les missions et activités, se conforment aux obligations légales et réglementaires ainsi qu'aux exigences des normes professionnelles ;
- que les rapports, lorsqu'ils sont prévus par un texte légal ou réglementaire ou une norme professionnelle, sont appropriés.
L'atteinte de ces objectifs implique l'exercice du jugement professionnel et de l'esprit critique.
(Réf. Par. A2)
3. Un système de management de la qualité est constitué :
- de règles définies par la structure pour atteindre les objectifs énoncés au paragraphe 2 ;
- de procédures écrites qui précisent leurs modalités de mise en œuvre ;
- d'un dispositif de surveillance.
4. Dans son approche fondée sur les risques, la structure définit son système de management de la qualité en tenant compte de ses caractéristiques propres et des missions et activités réalisées. Le degré de complexité et la formalisation du système sont adaptés en conséquence.
5. La structure demeure responsable de son système de management de la qualité, même si elle est tenue de respecter les exigences d'un réseau (voir §§46 - 49 « Exigences spécifiques en cas d'appartenance à un réseau »).
Champ d'application
6. La présente norme s'applique à toutes les structures pour l'ensemble de leurs missions et activités telles que présentées dans le cadre de référence, sauf dispositions contraires.
7. Cette norme contient les exigences requises (paragraphes 10 à 49) ainsi que des modalités d'application.
Les modalités d'application apportent, le cas échéant, des précisions sur les exigences requises et fournissent des explications sur la manière de les mettre en œuvre. En particulier, elles peuvent :
- expliciter les exigences et leurs objectifs ;
- fournir des exemples pratiques.
Les modalités d'application ne constituent pas des obligations, mais facilitent une application pertinente des exigences requises.
8. Les règles et procédures sont adaptées à la taille et au fonctionnement de la structure, aux missions et activités, ainsi qu'à son éventuelle appartenance à un réseau.
Définitions
9. Les termes utilisés dans la présente norme sont définis dans le « Glossaire des termes et expressions utilisés », qui fait partie intégrante du référentiel normatif.
Exigences requises
Respect des exigences requises
10. La structure doit se conformer à chacune des exigences requises par cette norme à moins que, dans sa situation particulière, cette exigence ne soit pas pertinente.
Système de management de la qualité
11. La structure met en place et assure le maintien ainsi que l'amélioration continue d'un système de management de la qualité qui comprend des règles et procédures couvrant chacun des domaines suivants (Réf. Par. A11) :
- évaluation des risques auxquels la structure est exposée en matière de qualité ;
- responsabilité de l'équipe dirigeante concernant la qualité au sein de la structure ;
- règles de déontologie ;
- acceptation et maintien de relations clients, des missions et activités ;
- ressources ;
- réalisation des missions et activités ;
- surveillance du système de management de la qualité ;
- informations et communications.
• Evaluation des risques auxquels la structure est exposée en matière de qualité :
12. En matière de qualité, la structure (Réf. Par. A12) :
- identifie et évalue ses risques ;
- définit ses objectifs en conséquence ;
- conçoit et met en œuvre les réponses appropriées ;
- met à jour le système de management de la qualité en fonction des évolutions touchant la structure ou ses missions et activités.
• Responsabilité de l'équipe dirigeante concernant la qualité au sein de la structure :
13. L'équipe dirigeante promeut une culture interne fondée sur la qualité en tant qu'élément essentiel de la réalisation des missions et des activités.
Elle assume la responsabilité du système de management de la qualité et mobilise les ressources et moyens nécessaires.
(Réf. Par. A13)
14. L'équipe dirigeante s'assure que la (ou les) personne(s) à qui elle a confié le management du système de la qualité possède(nt) l'expérience et les compétences appropriées ainsi que l'autorité nécessaire.
(Réf. Par. A14)
• Règles de déontologie :
15. La structure s'assure que son personnel technique et ses intervenants externes se conforment aux dispositions du Code de déontologie des professionnels de l'expertise comptable. Pour ce faire, les modalités sont précisées dans la documentation interne de la structure.
(Réf. Par. A15)
Indépendance
16. La structure, son personnel technique ainsi que, le cas échéant, toute personne externe intervenant sur la mission ou sur l'activité conservent leur indépendance en toute circonstance.
Elle identifie et évalue les situations et les relations qui créent des risques pour l'indépendance. Elle prend des mesures appropriées pour éliminer ces risques ou les ramener à un niveau acceptable par la mise en place de mesures de sauvegarde. Lorsque cela est jugé nécessaire, elle met fin à la mission ou à l'activité.
La structure communique dans sa documentation interne les règles d'indépendance à son personnel technique et, le cas échéant, aux autres personnes qui y sont soumises. Dans ce cadre, la documentation prévoit que (Réf. Par. A16) :
- le personnel technique et les intervenants externes signalent à la structure les manquements aux règles d'indépendance, afin de lui permettre de prendre les mesures appropriées pour y remédier ;
- la structure communique ces manquements au responsable de la mission et aux autres intervenants concernés afin de prendre les mesures appropriées pour y remédier.
17. La structure obtient périodiquement de tout son personnel technique une confirmation écrite du respect des règles internes liées à l'indépendance.
(Réf. Par. A17)
Acceptation et maintien de relations clients, des missions et activités :
18. La structure définit des règles, rédige et applique des procédures qui lui permettent d'accepter ou de maintenir les missions et activités si :
- elle peut se conformer aux obligations légales et réglementaires applicables ainsi qu'aux exigences des normes professionnelles ;
- compte tenu des informations dont elle a connaissance, elle ne conclut pas à un manque d'intégrité du client (Réf. Par. A18-1) ;
- elle a la compétence, le temps et les ressources nécessaires pour réaliser la mission ou l'activité (Réf. Par. A18-2).
19. Ces règles et procédures prévoient les dispositions suivantes (Réf. Par. A19) :
- la structure obtient les informations qu'elle estime nécessaires pour accepter ou se maintenir sur une mission ou une activité ;
- si elle identifie un conflit d'intérêts potentiel lié à l'acceptation ou au maintien d'une mission ou d'une activité, elle en tire les conséquences appropriées, conformément au Code de déontologie ;
- si des difficultés ont été identifiées et que la structure décide toutefois d'accepter ou de maintenir la mission ou l'activité, elle documente la manière dont ces difficultés ont été traitées.
20. La structure définit des règles, rédige et applique des procédures qui traitent du maintien des missions dans les situations où elle a connaissance d'informations a posteriori qui l'auraient conduite à refuser la mission si elle en avait eu connaissance plus tôt.
Ces règles et procédures prennent en compte :
- les obligations légales et professionnelles qui s'imposent dans cette situation ;
- la possibilité de mettre fin éventuellement à la relation client.
• Ressources :
21. La structure définit des règles, rédige et applique des procédures concernant les ressources :
- humaines ;
- technologiques ;
- méthodologiques et documentaires.
Ces ressources peuvent être internes ou externes.
Ressources humaines
22. La structure définit des règles, rédige et applique des procédures destinées à s'assurer (Réf. Par. A22-1, A22-2, A22-3 et A22-4) :
- qu'elle dispose d'un personnel technique interne ou externe ayant les compétences, le temps et les moyens nécessaires pour réaliser ses missions et activités ;
- que ses membres acquièrent et maintiennent les compétences appropriées pour remplir leurs fonctions.
23. La structure désigne, pour chaque mission, un responsable de mission, dont les responsabilités sont clairement définies et lui sont communiquées. Elle s'assure qu'il possède la compétence, le temps, les moyens, l'autorité nécessaires et la capacité d'exercer son jugement professionnel.
Ressources technologiques
24. La structure dispose des ressources technologiques appropriées et s'assure périodiquement de leur efficacité pour réaliser ses missions et activités.
(Réf. Par. A24)
Ressources méthodologiques et documentaires
25. La structure dispose des ressources méthodologiques et documentaires pertinentes pour réaliser ses missions et activités.
(Réf. Par. A25)
• Réalisation des missions et activités :
26. Les règles et procédures internes de la structure portent notamment sur (Réf. Par. A26) :
- les responsabilités des différents membres de l'équipe participant à la mission ou activité ;
- la documentation des missions ;
- les consultations, le cas échéant ;
- la supervision des missions et la revue des dossiers ;
- les revues indépendantes, le cas échéant.
Pour l'application des règles et procédures internes, les membres de l'équipe exercent leur jugement professionnel et leur esprit critique.
Responsabilité des différents membres de l'équipe participant à la mission ou activité
27. Pour toutes les missions réalisées dans le cadre de l'article 2 ou de l'alinéa 4 de l'article 22 de l'Ordonnance du 19 septembre 1945, le responsable de la mission est un expert-comptable ou un salarié autorisé à exercer au titre des articles 83 ter ou 83 quater de ladite ordonnance. Il est le garant de la réalisation de la mission et du rapport émis au nom de la structure d'exercice professionnel.
Pour les autres missions et activités, la structure désigne un responsable de la mission qui n'est pas obligatoirement un expert-comptable ou un salarié autorisé à exercer.
Documentation des missions
28. La structure définit des règles, rédige et applique des procédures :
- relatives à l'établissement des dossiers de travail (Réf. Par. A28-1) ;
- destinées à assurer la confidentialité, l'intégrité et l'accessibilité de la documentation des missions (Réf. Par. A28-2) ;
- portant sur la conservation de la documentation des missions pendant une durée appropriée pour répondre à ses besoins ou aux obligations prescrites par les textes légaux et réglementaires (Réf. Par. A28-3).
Consultations
29. Le responsable de la mission recourt à une consultation, quand il l'estime nécessaire. Celle-ci contribue à renforcer la qualité des travaux et à améliorer l'exercice du jugement professionnel. Elle implique notamment des entretiens avec des personnes, internes ou externes, qui possèdent une expertise appropriée.
(Réf. Par. A29)
La structure s'assure en particulier :
- qu'elle a accès à des compétences spécifiques pour d'éventuelles consultations ;
- que la nature et l'étendue des consultations et les conclusions qui en résultent sont consignées dans la documentation de la mission.
Les conclusions résultant des consultations sont prises en considération par l'équipe affectée à la mission.
Supervision des missions et revue des dossiers
30. La supervision des missions résulte du processus mis en place au sein de la structure destiné à s'assurer de leur bon déroulement. La supervision porte sur l'organisation et le suivi de la mission. La supervision relève de la responsabilité du responsable de la mission.
(Réf. Par. A30-1 et A30-2)
La revue des dossiers revêt un caractère technique. Elle consiste à examiner un dossier pour s'assurer que les travaux ont été effectués conformément aux obligations légales et réglementaires applicables ainsi qu'aux exigences des normes professionnelles. La revue de dossier est réalisée par une personne ayant la compétence appropriée.
(Réf. Par. A30-3)
Revue indépendante des missions
31. La revue indépendante de la mission est un processus, qui peut être mis en place au sein de la structure, destiné à donner une évaluation objective des jugements importants retenus par l'équipe affectée à la mission et des conclusions qui en découlent.
(Réf. Par. A31)
La structure définit, le cas échéant, le champ d'application des missions pour lesquelles elle souhaite mettre en place une revue indépendante.
La structure définit des règles, rédige et applique des procédures de mise en œuvre de cette revue indépendante.
La revue indépendante est réalisée par une personne interne ou externe qualifiée.
• Surveillance du système de management de la qualité :
32. La structure définit et met en œuvre un processus de surveillance destiné à s'assurer que les règles et procédures internes sont pertinentes, adéquates, et qu'elles fonctionnent efficacement.
33. La surveillance du système de management de la qualité repose sur :
- une surveillance périodique organisée par la structure ;
- une surveillance continue par le biais notamment des constatations des collaborateurs, clients et parties prenantes ;
- une surveillance périodique assurée par les instances ordinales lors des contrôles de qualité.
Elle favorise l'amélioration continue du système de management de la qualité.
(Réf. Par. A33)
34. Le processus de surveillance comporte les étapes suivantes :
- conception du processus de surveillance ;
- gestion des non-conformités du système de management de la qualité ;
- mise en œuvre de mesures correctives ;
- communication des mesures correctives.
Conception du processus de surveillance
35. La structure définit des règles, rédige et applique des procédures pour le suivi et l'évaluation du système de management de la qualité.
(Réf. Par. A35)
Le processus organise notamment l'identification et la remontée des incidents concernant les non-conformités relatives aux exigences légales ou réglementaires, ou aux normes professionnelles. Il définit par exemple la nature, le calendrier et l'étendue de la surveillance périodique.
36. La structure gère de manière pertinente les réclamations et constatations faisant état du non-respect, dans les travaux réalisés, des obligations légales et réglementaires ainsi que des exigences des normes professionnelles.
(Réf. Par. A36)
37. La responsabilité de la surveillance est confiée à une ou plusieurs personnes ayant l'expérience et l'autorité appropriées au sein de la structure pour assumer cette responsabilité.
La structure peut avoir recours aux services d'une personne ou d'un organisme externe qualifié pour effectuer la surveillance du système de management de la qualité.
38. La surveillance du système de management de la qualité peut être mise en œuvre par la personne responsable de la conception, de la mise en place des règles et procédures.
Dans les petites structures, la surveillance du système de management de la qualité peut également être réalisée par des personnes impliquées dans la réalisation des missions contrôlées.
La formalisation de la surveillance est adaptée aux spécificités de la structure.
Gestion des non-conformités du système de management de la qualité
39. La structure évalue l'incidence des non-conformités relevées dans le cadre du processus de surveillance.
Elle évalue si ces non-conformités remettent en cause la pertinence du système de management de la qualité au regard (Réf. Par. A39) :
- du respect des obligations légales et réglementaires ainsi que des exigences des normes professionnelles ;
- du caractère approprié des rapports émis, lorsqu'ils sont prévus par une norme ou un texte législatif ou réglementaire.
Mise en œuvre de mesures correctives
40. En réponse aux non-conformités relevées, la structure conçoit et met en œuvre des mesures correctives fondées sur l'analyse de leur cause.
Si ces non-conformités sont systémiques, répétitives ou d'une importance élevée, la structure engage des mesures correctives immédiates.
41. Le responsable du suivi des mesures correctives :
- apprécie leur caractère approprié pour traiter les non-conformités relevées et leur cause ;
- vérifie si ces mesures ont été mises en œuvre ;
- apprécie leur efficacité.
Si les mesures correctives n'ont pas été efficaces, il s'assure qu'elles font l'objet de modifications pertinentes.
Communication des mesures correctives
42. Une communication relative aux mesures correctives est faite, en temps opportun, auprès de l'équipe dirigeante de la structure, des responsables de missions et des autres personnes concernées.
(Réf. Par. A42)
• Informations et communications :
43. La structure peut communiquer des informations sur son système de management de la qualité à des parties externes :
- lorsque des textes législatifs ou réglementaires ou des normes professionnelles l'exigent ;
- en cas de contrôle des instances ordinales ;
- en cas d'appartenance à un réseau ou à une association technique.
Documentation du système de management de la qualité
44. La structure conserve les informations justifiant le bon fonctionnement de son système de management de la qualité pendant une période adaptée à son organisation.
(Réf. Par. A44-1 et A44-2)
Evaluation du système de management de la qualité
45. La structure évalue périodiquement le système de management de la qualité et prend des mesures appropriées le cas échéant.
Elle favorise des moyens permettant de remonter les suggestions d'amélioration.
Exigences spécifiques en cas d'appartenance à un réseau
• Utilisation du système de management de la qualité du réseau :
46. Lorsque la structure appartient à un réseau, elle s'informe :
- des exigences définies par le réseau quant au système de management de la qualité de la structure ;
- des moyens fournis par le réseau qu'elle choisit d'utiliser dans la conception, la mise en œuvre ou le fonctionnement de son propre système de management de la qualité.
47. La structure demeure responsable de son propre système de management de la qualité.
Lorsqu'elle utilise tout ou partie du système de management de la qualité du réseau, elle s'assure que les parties utilisées répondent aux exigences de la présente norme.
• Utilisation du processus de surveillance du réseau :
48. Lorsque la surveillance de son système de management de la qualité est réalisée par le réseau, la structure s'assure que cette surveillance répond aux exigences de la présente norme.
• Information du réseau à la structure :
49. La structure obtient périodiquement de son réseau des informations sur les résultats des processus de surveillance réalisés par celui-ci.
La structure examine l'incidence de ces informations sur son propre système de management de la qualité.
Ces résultats sont communiqués aux personnes appropriées.
Modalités d'application
Objectifs
A2. En l'absence de norme spécifique ou d'un texte légal ou réglementaire le prévoyant, la forme du rapport n'est pas obligatoirement écrite. Elle est laissée au jugement professionnel du responsable de la mission. Cependant, il lui est recommandé de rédiger ses conclusions, constatations et suggestions dès lors qu'il entend en établir la preuve.
(Réf. Par. 2)
Système de management de la qualité
A11. Les règles et procédures comprennent les objectifs à atteindre et les modalités de mise en œuvre. Elles rappellent que chaque membre de l'équipe a une responsabilité personnelle sur la qualité des travaux et qu'il est tenu de se conformer à ces règles et procédures.
Les différents processus de la structure interagissent entre eux, ce qui suppose une certaine latitude dans la définition des procédures pour assurer une cohérence de l'ensemble.
L'encouragement du personnel technique à donner son avis ou à faire part de ses préoccupations sur des problématiques de management de la qualité permet d'améliorer l'efficacité de la démarche.
(Réf. Par. 11)
• Evaluation des risques auxquels la structure est exposée en matière de qualité :
A12. La structure identifie et évalue ses risques en matière de qualité en tenant compte de ses caractéristiques propres et des missions et activités réalisées.
Elle prend en considération notamment :
- la complexité de son organisation ;
- sa stratégie ;
- l'organisation de sa gouvernance ;
- ses processus opérationnels ;
- ses ressources, internes ou externes ;
- les types de missions et activités réalisées et les rapports émis ;
- les types d'entités pour lesquelles elle réalise des missions et activités ;
- en cas d'appartenance à un réseau, la nature et l'étendue des exigences et services du réseau.
Elle en évalue les conséquences au regard de l'atteinte des objectifs en matière de qualité.
(Réf. Par. 12)
• Responsabilité de l'équipe dirigeante concernant la qualité au sein de la structure :
A13. Les membres de l'équipe dirigeante impulsent une culture de qualité par leur comportement et leurs actions, mais aussi par des communications claires, cohérentes et répétées à tous les échelons de la structure.
(Réf. Par. 13)
A14. Le (ou les) responsable du système de management de la qualité n'est pas obligatoirement membre de l'équipe dirigeante de la structure. Il bénéficie néanmoins d'une position hiérarchique élevée de façon à lui permettre de disposer de l'autorité nécessaire et d'avoir accès aux informations utiles à l'exercice de sa mission.
(Réf. Par. 14).
• Règles de déontologie :
A15. Le code de déontologie définit les devoirs fondamentaux de la déontologie : indépendance, conscience professionnelle, compétence, discrétion, comportement professionnel.
(Réf. Par. 15)
Le respect de ces devoirs fondamentaux passe notamment par :
- l'encadrement exercé par la structure ;
- la formation ;
- le suivi des missions ;
- la mise en œuvre d'une procédure particulière destinée à traiter les situations de non-conformité à ces devoirs.
Indépendance
A16.- La structure prévoit dans sa documentation que :
- les responsables de mission lui fournissent les informations au sujet des missions ou activités qu'ils réalisent, notamment l'étendue des services rendus ;
- le personnel technique lui signale dans les meilleurs délais les situations et relations d'affaires qui créent un risque pour l'indépendance.
Les informations ainsi recueillies sont communiquées dans les meilleurs délais au personnel concerné pour que la structure et son personnel technique s'assurent que les règles d'indépendance sont respectées.
La documentation prévoit également que la structure :
- conserve et met à jour les informations relatives à son indépendance ;
- prend les mesures appropriées concernant les risques identifiés au regard de son indépendance. (Réf. Par. 16)
A17. La confirmation écrite démontre l'importance que la structure attache à l'indépendance et permet une prise de conscience du personnel technique.
(Réf. Par. 17)
• Acceptation et maintien de relations clients, des missions et activités :
A18-1. Pour apprécier l'intégrité du client, la structure peut notamment tenir compte, si elle en a connaissance, des facteurs suivants :
- la nature de ses activités ;
- la réputation en affaires de l'entité cliente et de ses dirigeants ;
- l'attitude des principaux responsables de l'entité cliente, au regard du respect des règles et principes comptables et du contrôle interne ;
- une pression excessive pour maintenir les honoraires de la structure au plus bas niveau possible ;
- une limitation inappropriée de l'étendue des travaux ;
- des indices laissant penser que le client pourrait être impliqué dans des opérations de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme ;
- les motifs ayant conduit à la nomination proposée de la structure et au non-renouvellement de la mission du prédécesseur.
La connaissance du client par la structure s'approfondit généralement dans le contexte d'une relation continue.
(Réf. Par. 18)
A18-2. Afin de déterminer si la structure dispose de la compétence, des ressources et de la disponibilité nécessaires pour réaliser une mission ou une activité, il convient notamment de se demander si :
- le personnel technique de la structure connaît ou a la possibilité d'acquérir la connaissance sur les secteurs d'activité, les sujets sur lesquels portent la mission ou l'activité et la réglementation applicable ;
- la structure dispose d'un nombre suffisant d'intervenants ayant la compétence et les capacités nécessaires ;
- des experts et des personnes répondant aux critères requis pour effectuer la revue indépendante de la mission sont disponibles, le cas échéant ;
- la structure est en mesure, dans les délais convenus, de réaliser la mission ou l'activité et, le cas échéant, de délivrer son rapport.
(Réf. Par. 18)
A19. Les règles et procédures relatives au non maintien de la relation client peuvent prévoir :
- l'information du client de la décision prise par la structure ;
- la documentation des questions importantes, des consultations, des conclusions et le fondement de celles-ci.
(Réf. Par. 19)
• Ressources :
Ressources humaines
A22-1. Les règles et procédures relatives aux ressources humaines peuvent couvrir les aspects suivants :
- le recrutement ;
- l'évaluation périodique des membres de l'équipe ;
- la compétence ;
- l'évolution professionnelle ;
- la rémunération ;
- les capacités et la disponibilité pour réaliser les missions ;
- l'estimation des besoins.
(Réf. Par. 22)
A22-2. Afin d'affecter le personnel technique aux missions et de déterminer le niveau de supervision requis, la structure peut notamment prendre en compte les critères suivants :
- connaissance des secteurs dans lesquels le client exerce son activité ;
- compréhension de la mission, des normes professionnelles et des obligations légales et réglementaires applicables ;
- expérience de missions similaires ;
- compétences techniques appropriées ;
- capacité d'exercer un jugement professionnel.
(Réf. Par. 22)
A22-3. La compétence peut notamment s'acquérir et se développer par divers moyens tels que :
- la formation initiale et continue ;
- la pratique professionnelle ;
- l'encadrement par du personnel plus expérimenté notamment lors de la supervision et de la revue de dossiers.
(Réf. Par. 22)
A22-4. La structure peut avoir recours à du personnel externe qualifié lorsque, par exemple, ses ressources internes disponibles sont insuffisantes.
(Réf. Par. 22)
Ressources technologiques
A24. Les ressources technologiques comprennent notamment les applications, l'infrastructure, les procédures et les ressources humaines qui y participent.
(Réf. Par. 24)
Ressources méthodologiques et documentaires
A25. La structure favorise la qualité des travaux, par exemple, en diffusant des notes internes, des outils, de la documentation ou des guides sectoriels.
(Réf. Par. 25)
• Réalisation des missions et activités :
A26. Les points abordés dans les procédures de la structure peuvent notamment porter sur :
- les méthodes de supervision des missions et activités ;
- la nature et l'étendue de la documentation des travaux effectués, le calendrier et la revue des dossiers ;
- les méthodes de revue des dossiers et d'émission des jugements importants ;
- la vérification du rapport à délivrer, le cas échéant.
(Réf. Par. 26)
Documentation des missions
A28-1. La structure fixe un délai pour finaliser les dossiers de travail d'une mission dans le respect des textes légaux et réglementaires (notamment normes professionnelles).
(Réf. Par. 28)
A28-2. Pour préserver la confidentialité, l'archivage, l'intégrité et l'accessibilité de la documentation des travaux, la structure peut, par exemple, en lien avec ses prestataires de services, mettre en place des procédures qui :
- permettent de déterminer quand et par qui la documentation a été créée, modifiée ou revue ;
- protègent l'intégrité de l'information, notamment lorsque l'information est partagée au sein de l'équipe affectée à la mission ou est transmise à des tiers ;
- évitent les modifications non autorisées de la documentation de la mission ;
- prévoient la création de sauvegardes de la documentation à des stades appropriés de la mission.
(Réf. Par. 28)
A28-3. La structure détermine le délai de conservation de la documentation des missions en tenant compte notamment de la nature de ses missions et des incidences sur sa responsabilité.
(Réf. Par. 28)
Consultations
A29. Une structure peut faire appel pour une consultation :
- à des équipes en interne ;
- à des personnes externes ayant la compétence requise ;
- à des institutions professionnelles ou à des autorités de réglementation.
(Réf. Par. 29)
Supervision des missions et revue des dossiers
A30-1. Supervision et revue s'exercent tout au long de la mission. Ces deux actions peuvent, en pratique, être réalisées par la même personne.
(Réf. Par. 30)
A30-2. La supervision d'une mission peut consister notamment à :
- s'assurer de la compétence et des capacités des membres de l'équipe affectés à la mission ;
- apprécier si le temps qui leur est imparti est suffisant pour effectuer les travaux ;
- suivre l'avancement de la mission ;
- vérifier que les travaux sont menés conformément à la démarche définie ;
- examiner les problématiques importantes apparues au cours de la mission, évaluer leur importance et modifier en conséquence la démarche prévue initialement ;
- identifier les questions nécessitant un examen par des membres de l'équipe plus expérimentés ou une consultation ;
- s'assurer que les objectifs de la mission ont été atteints.
(Réf. Par. 30)
A30-3. La revue de dossiers peut consister notamment à examiner si :
- les travaux ont été effectués conformément aux obligations légales et réglementaires applicables ainsi qu'aux exigences des normes professionnelles ;
- les questions importantes ont été identifiées pour faire l'objet d'un examen plus approfondi ;
- lorsque cela était nécessaire, des consultations appropriées ont été initiées, leurs conclusions ont été consignées dans la documentation et prises en considération ;
- les travaux effectués qui permettent d'étayer les conclusions sont correctement consignés dans la documentation ;
- les éléments à caractère probant obtenus sont suffisants et appropriés.
(Réf. Par. 30)
Revue indépendante des missions
A31. En dehors des cas prévus par une disposition légale ou règlementaire, une revue indépendante peut être mise en œuvre par exemple pour certaines missions comportant des risques inhabituels et/ou dépassant certains seuils.
(Réf. Par. 31)
• Surveillance du système de management de la qualité :
A33. La surveillance du système de management de la qualité comprend notamment la vérification périodique de la prise en compte, dans les règles et les procédures de la structure, des nouveautés relatives aux normes professionnelles et aux obligations légales et réglementaires applicables.
(Réf. Par. 33)
Conception du processus de surveillance
A35. La manière dont la surveillance périodique est organisée et formalisée dépend de plusieurs facteurs, comme :
- la taille de la structure ;
- le nombre et la dispersion géographique des bureaux ;
- les résultats des contrôles antérieurs ;
- le degré de délégation accordé au personnel ;
- le degré d'autonomie accordé aux bureaux secondaires pour mener leurs propres contrôles périodiques ;
- la nature et la complexité de l'activité de la structure et de son organisation ;
- les risques associés aux clients et aux missions effectuées par la structure.
(Réf. Par. 35)
A36. Les non-conformités peuvent être constatées par :
- le personnel de la structure ;
- les clients ;
- les autres parties prenantes.
(Réf. Par. 36)
Gestion des non-conformités du système de management de la qualité
A39. La structure peut recourir aux services d'une personne externe qualifiée ou d'une autre structure pour mener l'analyse de ces non-conformités.
(Réf. Par. 39)
Communication relative aux mesures correctives
A42. L'information communiquée peut comprendre :
- une description des activités de suivi réalisées ;
- une analyse des non-conformités relevées, y compris leur répétition, gravité ou caractère systémique, ou non ;
- pour les non-conformités systémiques, répétitives ou d'une importance élevée, les mesures prises pour y remédier.
La formalisation de cette communication est adaptée à la taille de la structure.
(Réf. Par. 42)
Documentation du système de management de la qualité
A44-1. La forme et le contenu de la documentation relative au fonctionnement du système de management de la qualité dépendent d'un certain nombre de facteurs comme :
- la taille de la structure et le nombre d'implantations ;
- la nature et la complexité des missions et activités de la structure et de son organisation.
Les structures peuvent consigner sur tous supports des éléments tels que les confirmations d‘indépendance, l'évaluation des performances et les résultats des contrôles de procédures.
(Réf. Par. 44)
A44-2. La documentation peut par exemple :
- décrire les procédures de surveillance du management de la qualité, y compris, s'il y a lieu, la procédure de sélection des missions devant faire l'objet d'un contrôle périodique ;
- faire état des résultats des analyses portant sur :
- le respect des normes professionnelles et des obligations légales et réglementaires applicables ;
- la conception appropriée ou non du système de management de la qualité ;
- l'application effective des règles et des procédures de management de la qualité de la structure afin de s'assurer que les rapports émis lorsqu'ils sont prévus par un texte légal ou réglementaire ou une norme professionnelle, sont appropriés ;
- décrire les situations de non-conformité relevées, donner une évaluation de leur incidence et indiquer les éléments qui ont permis de déterminer si des mesures correctrices étaient nécessaires et, le cas échéant, la nature de ces mesures.
(Réf. Par. 44)