L'acte portant convocation fixe l'ordre du jour de la séance. Les questions entrant dans la compétence de la formation spécialisée du comité ou des formations spécialisées mentionnées à l'article 5, dont l'examen a été demandé par la moitié au moins des représentants titulaires du personnel sont inscrites à cet ordre du jour. Les points soumis au vote sont spécifiés dans l'ordre du jour.
Le secrétaire de la formation spécialisée est consulté préalablement à la définition de l'ordre du jour et peut proposer l'inscription de points à l'ordre du jour.
L'acte mentionné au premier alinéa est établi par l'agent mentionné au premier alinéa de l'article 19. Il doit indiquer la date, l'heure et le lieu de la réunion et être adressé aux membres de la formation spécialisée concernée par voie électronique au moins quinze jours avant la séance. Ce délai peut être ramené à huit jours en cas d'urgence.
Communication doit être donnée aux membres titulaires et suppléants de l'instance de toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de leurs fonctions au plus tard huit jours avant la date de la séance.
Les membres suppléants, lorsqu'ils ne suppléent pas un membre titulaire, peuvent assister aux séances de l'instance au sein de laquelle ils exercent leur suppléance sans pouvoir prendre part aux débats.
Le président, à son initiative ou à la demande de membres titulaires de l'instance concernée, peut convoquer des experts afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour.
Les experts mentionnés à l'alinéa précédent sont convoqués quarante-huit heures au moins avant la tenue de la réunion de la formation spécialisée. Ils ne peuvent assister qu'à la partie des débats, à l'exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée et ne peuvent prendre la parole que sur invitation du président.
Le médecin du travail et les agents mentionnés à l'article 10 du décret du 29 mars 2012 susvisé, peuvent assister aux réunions de la formation spécialisée. L'inspecteur du travail dans les armées compétent pour la direction générale de la sécurité extérieure peut également assister aux travaux de la formation spécialisée en tant qu'inspecteur santé et sécurité au travail. Ils sont informés des réunions de la ou des formations spécialisées concernée(s) et de leur ordre du jour.