ANNEXE
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CONVENTION-CADRE ENTRE L'ETAT ET LE LABORATOIRE XXX RELATIVE À L'EXÉCUTION DU MANDAT DE SERVICE D'INTÉRÊT ÉCONOMIQUE GÉNÉRAL PORTANT SUR LES ANALYSES OFFICIELLES AU SENS DE L'ARTICLE R. 200-1 DU CODE RURAL ET DE LA PÊCHE MARITIME ET LES MISSIONS DE SERVICE PUBLIC DANS LES DOMAINES DE LA SANTÉ ANIMALE ET VÉGÉTALE, DE LA SÉCURITÉ SANITAIRE DES ALIMENTS ET DE L'ÉPIDÉMIOSURVEILLANCE |
Identification des parties
Entre, d'une part,
le préfet territorialement compétent en vertu du décret n° 2004-374 du 29 avril 2004, désigné ci-après comme : « le mandant »,
et, d'autre part,
le (s) Conseil (s) départemental (aux) XXX (pour la régie directe)/ le laboratoire XXX (dans l'hypothèse d'une personne juridique distincte-de type GIP par exemple), désigné ci-après comme : « le mandataire »,
ci-après dénommées collectivement les « Parties » et individuellement une « Partie ».
Il a été convenu ce qui suit,
Préambule
La présente convention-cadre est prise en application de l'article R. 202-20-7 du code rural et de la pêche maritime. Elle constitue un mandat de service d'intérêt économique général (ci-après un « SIEG ») au sens de la décision 2012/21/ UE de la Commission européenne du 20 décembre 2011 relative à l'application de l'article 106, paragraphe 2, du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne aux aides d'Etat sous forme de compensations de service public octroyées à certaines entreprises chargées de la gestion de services d'intérêt économique général.
La réalisation d'analyses dans le cadre des contrôles officiels et autres activités officielles dans les domaines de la santé animale et végétale, de la sécurité sanitaire des aliments et de l'épidémiosurveillance est soumise à une habilitation délivrée par le ministère de l'agriculture et de la souveraineté alimentaire (MASA) sous la forme d'un agrément. L'agrément est délivré par un courrier de notification pour une analyse donnée (le plus souvent selon un triptyque matrice/ analyse/ méthode). Chaque service déconcentré intervenant pour le compte du MASA, ou chaque délégataire en charge des contrôles officiels et autres activités officielles, établit avec les laboratoires de son choix détenteurs d'agréments pour les analyses officielles, des conventions techniques et financières annuelles de prestations.
La présente convention-cadre précise le contenu des missions du SIEG et les paramètres de calcul de la compensation visant à compenser le coût réel des obligations de service public confiées aux laboratoires d'analyses par l'Etat.
Les prestations qui font l'objet de cette compensation sont commandées et facturées sur la base d'autres conventions ou de bons de commandes émis par l'Etat ou ses délégataires et dont l'Etat assume la charge budgétaire. La présente convention SIEG permet l'engagement et le paiement de cette seule compensation.
I.-Objet de la convention
Article 1er
Définition de la mission
Par la présente convention, est confiée au mandataire, en cohérence avec les orientations de politique publique mentionnées au préambule, la réalisation d'analyses officielles, au sens de l'article R. 200-1 du code rural et de la pêche maritime, commandées par la direction générale de l'alimentation ou les services déconcentrés de l'Etat ou leurs délégataires, sur le fondement du livre II du code rural et de la pêche maritime, et la participation à l'épidémiosurveillance, dont l'Etat assume la charge budgétaire.
La réalisation d'analyses officielles constitue une mission de SIEG caractérisée par les obligations de service public mentionnées à l'article 2.
Dans ce cadre, le mandant contribue au financement du SIEG conformément à la décision 2012/21/ UE de la Commission européenne du 20 décembre 2011.
Article 2
Nature et contenu des obligations de service public
La réalisation d'analyses officielles mentionnées à l'article 1er concourt à la politique publique sanitaire. Dès lors, elle comporte des obligations de service public que le mandataire s'engage à respecter.
Le mandataire s'engage ainsi [dans la convention de mandat SIEG national unique, indiquer les obligations de service public retenues parmi celles énumérées ci-dessous] :
-à réaliser en priorité les analyses officielles mentionnées à l'article 1er pour lesquelles il dispose d'un agrément en suivant la méthode officielle demandée, sur la matrice concernée, pour l'année N et à transmettre, sans délai, le résultat de ces analyses aux services de l'Etat qui sont à l'origine de la demande ;
-à former ses personnels aux fins de réalisation des analyses officielles pour lesquelles le mandataire est agréé et à les maintenir en compétence opérationnelle dans les conditions et délais prévus par ces agréments ;
-à maintenir en condition opérationnelle, en conséquence des obligations précédentes, les bâtiments, installations, matériels nécessaires au respect de la présente convention, dans les conditions et délais prévus par les agréments précités, indépendamment du niveau de sollicitation de ceux-ci [préciser si nécessaire les installations spécifiques type P3, salle d'autopsie …] ;
-à être en capacité de répondre à l'ensemble des analyses demandées par le préfet en cas de menaces graves à la sécurité sanitaire de l'alimentation, à la santé publique vétérinaire ou à la protection des végétaux ;
-à participer à la réponse à toute demande de la part des services de l'Etat ou de leurs délégataires en matière d'épidémiosurveillance et de veille sanitaire ;
-à participer à la validation de terrain des méthodes analytiques élaborées par un laboratoire officiel ou recommandées par un laboratoire national de référence ;
-à conserver et à fournir du matériel biologique [préciser pour les besoins spécifiques, si nécessaire, le type de matériel et la durée de conservation] ;
-à mettre en place, à la demande du mandant, un système d'astreintes :
-en période normale, respectant les prescriptions suivantes : [préciser les conditions de l'astreinte en termes de plage horaire et de personnel] ;
-en période de crise sanitaire, respectant les prescriptions fixées par les autorités mentionnées à l'article 1er de la présente convention.
Article 3
Le territoire concerné
Le territoire concerné est le territoire couvert par le mandataire en vertu du périmètre des agréments qu'il possède.
Article 4
Mandataire
Le mandat est octroyé aux laboratoires titulaires de l'agrément délivré sur le fondement de l'article L. 202-1 du code rural et de la pêche maritime, pour les analyses commandées par la direction générale de l'alimentation ou les services déconcentrés de l'Etat ou leurs délégataires.
Le mandataire respecte à ce titre les conditions des agréments délivrés concernant :
-l'obligation d'accréditation ou les conditions de dérogation à l'accréditation ;
-la participation à tout essai inter-laboratoires organisé par le laboratoire national de référence (LNR), et, le cas échéant, la mise en œuvre d'actions correctives jugées pertinentes par le LNR.
La liste des agréments est modifiée, en tant que de besoin, pour prendre en compte de nouveaux agréments ou les retraits d'agrément.
L'application de la présente convention est suspendue lorsque le mandataire ne détient aucun agrément ou que ceux-ci ont été retirés.
La liste des agréments fait l'objet d'une publication sur le site internet du ministère chargé de l'agriculture.
Article 5
Durée du mandat
La convention est conclue pour une durée de 5 ans.
II.-Dispositions financières
Article 6
Mécanisme de calcul de la compensation financière relatif à la mission d'analyses officielles
En contrepartie des obligations de service public assumées par le mandataire qui figurent à l'article 2 de la présente convention, l'autorité mandante verse une compensation établie en tenant compte des coûts directs et indirects liés aux obligations de service public et identifiées précisément par la comptabilité analytique du mandataire.
Le montant de la compensation financière n'excède pas ce qui est nécessaire pour couvrir les coûts nets occasionnés par l'exécution des obligations de service public. Par ailleurs, l'activité SIEG ne peut générer un bénéfice excédant 5 % du coût total afférent à cette activité.
Pour permettre le calcul de la compensation financière, le mandataire se doit de tenir une comptabilité analytique qui doit être conforme aux dispositions prévues à l'article 6.1.1 de la présente convention. Cette comptabilité analytique doit notamment permettre de séparer les coûts et les recettes afférents aux obligations de service public relevant du présent mandat de SIEG, aux autres mandats de SIEG le cas échéant et aux activités relevant du secteur concurrentiel.
La compensation versée annuellement au mandataire est compatible avec les exigences du droit de l'Union européenne.
6.1. Description du mécanisme et des paramètres de calcul du montant de la compensation
Les obligations de service public définies à l'article 2 du présent mandat de SIEG, sont désignées ci-après « activité de SIEG ».
Les paramètres de calcul de la compensation sont les suivants :
6.1.1. Détermination du coût global prévisionnel de l'activité de SIEG
Le coût global prévisionnel de l'activité de SIEG, en année N, est évalué avant la fin de l'année N-1 sur la base des agréments détenus par le mandataire et en tenant compte du nombre prévisionnel de prestations qui devraient être réalisées en année N au titre de l'activité de SIEG.
Pour calculer ce coût global prévisionnel de l'activité de SIEG en année N, sont pris en compte les coûts directs prévisionnels liés à l'exécution des obligations de service public définies à l'article 2 et au maintien en condition opérationnelle des moyens du mandataire à cette fin, ainsi qu'une quote-part des coûts prévisionnels communs à l'activité couverte par le présent mandat de SIEG et à l'activité non liée à ce SIEG :
-coûts directs des prestations liées à l'exécution des obligations de service public définies à l'article 2 lorsque ces prestations sont exclusivement consacrées à l'activité de SIEG, ou quote-part de ces coûts directs lorsque ces prestations concernent également l'activité non liée à ce SIEG (par exemple : utilisation partielle d'une personne, ou d'un équipement, ou d'une accréditation, pour l'activité non liée au SIEG) :
-coûts des personnels directs ;
-coûts du service d'astreintes ;
-coûts des consommables utilisés ;
-coûts d'utilisation, d'entretien et de maintenance des équipements de laboratoire ;
-coûts logistiques des transports et des déplacements opérationnels ;
-honoraires et commissions opérationnels (honoraires de certification, d'accréditation, d'obtention des agréments …) ;
-coûts de sous-traitance.
-quote-part des coûts communs listés ci-après liés à l'exécution des obligations de service public définies à l'article 2 :
-coûts des personnels indirects ;
-autres coûts liés aux personnels (coûts des formations, frais de déplacements non opérationnels …) ;
-amortissements ;
-dépréciations ;
-coûts relatifs aux bâtiments ;
-coûts d'assurance ;
-honoraires et commissions non opérationnels.
La convention annuelle financière de compensation mentionnée à l'article 6.2 permet d'ajuster chaque année le montant prévisionnel de la compensation.
La clé de répartition des charges entre les activités liées à la réalisation des obligations de service public du mandat SIEG et les autres activités exercées par laboratoire est définie entre les parties conformément aux modalités fixées par arrêté du ministre chargé de l'agriculture.
En l'absence d'arrêté, les charges sont réparties selon une clé de répartition définie dans la comptabilité analytique, annexée à la présente convention.
6.1.2. Détermination du montant global prévisionnel des recettes de l'activité de SIEG
Tout revenu prévisionnel tiré de l'activité de SIEG, hors compensation, est pris en compte pour déterminer, avant la fin de l'année N-1, le montant global prévisionnel des recettes de l'activité de SIEG en année N.
6.1.3. Détermination du coût net prévisionnel occasionné par l'activité de SIEG
Le coût net prévisionnel occasionné correspond à la différence entre les coûts prévisionnels occasionnés par la gestion du SIEG et les recettes prévisionnelles tirées du SIEG.
Ce coût net prévisionnel occasionné par l'activité de SIEG, lorsqu'il est positif (coûts prévisionnels supérieurs aux recettes prévisionnelles), correspond au montant prévisionnel de la compensation à verser au titre de l'année N. Le coût net prévisionnel est exprimé toutes charges comprises.
Lorsque ce coût net prévisionnel est nul ou négatif, aucune compensation prévisionnelle n'est à verser au titre de l'année N.
6.2. Modalités de versement de la compensation
Le montant prévisionnel de la compensation de l'année N et les modalités de versement font l'objet d'une convention financière annuelle de compensation (dont le modèle est fixé par arrêté du ministre chargé de l'agriculture), signée par les deux parties. Cette convention est à rédiger, y compris dans le cas d'une compensation prévisionnelle nulle.
Chaque année, pour le versement de la compensation, l'Etat effectue deux versements selon les modalités suivantes :
-versement de 50 % du montant prévisionnel en tant qu'avance, en tout début de gestion de l'année N ;
-versement du solde au terme de la réalisation des prestations de l'année N, après remise de l'attestation prévue à l'article 6.3 de la présente convention cadre.
6.3. Modalités de détermination du coût net définitif occasionné par l'activité de SIEG
Au plus tard 3 mois après la date de validation ou d'arrêté des comptes de l'année N, le mandataire, sur la base des réalisations de l'année N, calcule et transmet le montant définitif de la compensation due au titre de l'année N. Ce montant fait l'objet d'une attestation de conformité à la présente convention par un commissaire aux comptes (ou équivalent). Le coût net définitif est exprimé toutes charges comprises.
Cette attestation détaille les charges et les recettes, hors compensation, tel que prévu à l'article 6.1.1 de la présente convention.
L'Etat peut, à tout moment, missionner une expertise indépendante afin de contrôler l'exactitude du montant du coût net définitif calculé par le mandataire.
Le montant final de la compensation est ajusté au regard du coût net définitif occasionné par l'activité SIEG.
6.4. Modalités de remboursement par le mandataire des éventuels trop-perçus
6.4.1. Modalités de remboursement de tout ou partie de l'avance
Si le coût net définitif est inférieur au montant de l'avance versée, un ordre de reversement est émis de manière à ce que la compensation soit ramenée au niveau du coût net définitif constaté. Ce remboursement est effectué à réception du titre de perception.
Le cas échéant, une mise à jour des paramètres de calcul de la compensation est effectuée pour l'année suivante.
Le mécanisme décrit ci-dessus doit permettre de garantir que le mandataire ne recevra pas de surcompensation.
6.4.2. Modalités de remboursement d'un bénéfice excessif
En cas de constatation d'un bénéfice au titre du mandat SIEG, un ordre de reversement de l'intégralité du montant de l'avance versée est émis. Par ailleurs, le laboratoire reverse la part de bénéfice excédant 5 %.
Le montant total des crédits à reverser permettra de plafonner le bénéfice final constaté sur l'ensemble du mandat SIEG à 5 %.
6.5. Modalités de versement du solde
Si le coût net définitif occasionné par l'activité SIEG est supérieur au montant de l'avance, le solde à verser est égal au coût net définitif diminué de l'avance versée à l'occasion de la signature de la convention financière annuelle relative à l'exécution du mandat SIEG. Le montant total de la compensation peut être, selon les cas, inférieur, égal ou supérieur au montant prévisionnel figurant en annexe 1 de la convention financière annuelle. Ce versement intervient au plus tard 3 mois après la transmission des pièces demandées à l'article 7.
Article 7
Contrôle de l'exécution de la mission
Le mandataire transmet chaque année, à une date précisée dans la convention financière annuelle et au plus tard 3 mois après la date de validation ou d'arrêté des comptes, au service de l'Etat compétent, les pièces comptables et autres pièces justificatives nécessaires au suivi et à l'évaluation de l'exercice de la mission réalisée au cours de l'année précédente, le rapport d'activités correspondant, ainsi que l'attestation de conformité prévue à l'article 6.3 de la présente convention.
En cas d'inexécution totale ou partielle des obligations de service public mentionnées à l'article 2, le mandant met en demeure le mandataire d'exécuter lesdites obligations dans un délai fixé par la mise en demeure. Si le mandataire ne s'est pas exécuté à l'issue de ce délai, une pénalité, correspondant au maximum au montant de la compensation annuelle, peut être appliquée par le mandant.
III.-Modification et résiliation de la convention
Article 8
Modalités de conclusion d'un avenant à la convention
Les Parties se rencontrent chaque année pour discuter, le cas échéant, des ajustements nécessaires à apporter à la convention. Toute modification de la présente convention doit faire l'objet d'un avenant écrit signé par les Parties. A défaut d'avenant signé, les dispositions initiales de la convention continuent à s'appliquer de plein droit.
Article 9
Résiliation de la convention
La présente convention peut être résiliée à tout moment par l'une ou l'autre des Parties, à condition d'en informer, par un courrier adressé en recommandé avec accusé de réception, l'autre Partie au minimum six mois avant la date de résiliation souhaitée. Un décompte de résiliation établira les dépenses engagées à la date de résiliation et devra être fourni avec l'ensemble des pièces justificatives, au plus tard six mois à compter de cette date. Le cas échéant, le montant de compensation versé en application de l'article 6-1 de la présente convention sera remboursé en conséquence de ce décompte. A défaut de décompte ou de justificatifs, tout ou partie de la compensation devra être remboursée.
Article 10
Règlement des différends
Les Parties s'efforcent de résoudre à l'amiable tout litige né de l'application de la présente convention.
Article 11
Dispositions finales
La présente convention est établie en 2 exemplaires originaux destinés au mandant et au mandataire.
La présente convention prend effet le JJ/ MM/ AAAA [en 2024, au plus tard le premier jour du septième mois après la publication du décret relatif aux obligations de service public dont sont chargés les laboratoires d'analyses agréés en application des troisième et cinquième alinéas de l'article L. 202-1 du code rural et de la pêche maritime].
Fait à.
Le.
Pour le mandant :
M. le préfet du département,
(Nom, prénom, qualité du signataire)
Pour le mandataire :
(Nom, prénom, qualité du signataire)