ANNEXE
CONVENTION-TYPE ENTRE LE REPRÉSENTANT DE L'ÉTAT DANS LE DÉPARTEMENT ET LE PRÉSIDENT DU CONSEIL DÉPARTEMENTAL POUR L'APPUI À L'ÉVALUATION DE LA SITUATION DES PERSONNES SE PRÉSENTANT COMME MINEURES ET PRIVÉES TEMPORAIREMENT OU DÉFINITIVEMENT DE LA PROTECTION DE LEUR FAMILLE
Lieu, Date
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Cette convention-type, appelée aussi protocole-type, peut être complétée et/ou adaptée aux besoins et circonstances locales |
[Ce protocole peut soit compléter un protocole existant ou constituer un protocole autonome, le cas échéant il peut être complété ultérieurement pour prévoir le concours de l'Etat élargi à la vérification documentaire et à la coordination avec la justice (Procureur de la République).]
L'Etat, représenté par le préfet de [...] et le conseil départemental de [...], représenté par son président soussignés ;
Vu le code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile, notamment son article L. 142-3 ;
Vu le code de l'action sociale et des familles, notamment ses articles L. 112-3, L. 221-2-4, L. 222-5, R. 221-11 et R. 221-12, R. 221-15-1 et suivants ;
Vu le code général des collectivités territoriales, notamment son article L. 3221-9 ;
Ont convenu de mettre en œuvre le protocole suivant :
Préambule et objet du protocole
Afin de coordonner le dispositif national d'accueil et d'évaluation des personnes se présentant comme mineures et privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille, et d'assurer la mobilisation des services de l'Etat auprès des conseils départementaux, le présent protocole s'attache à définir les engagements réciproques des parties et les modalités de la coordination des services placés sous leur autorité, dans le cadre de la mise en œuvre du traitement de données à caractère personnel dénommé « appui à l'évaluation de la minorité » (AEM) prévu à l'article R. 221-15-1 du code de l'action sociale et des familles.
1. Les référents AEM
Chaque partie désigne au sein de son service un référent AEM [qui peut être le référent MNA lorsque celui-ci est désigné au sein de la structure].
Le cas échéant il peut remplacer, dans la suite du protocole, respectivement le [chef du bureau du séjour de la préfecture] et le [directeur du service de l'aide sociale à l'enfance] du conseil départemental.
Le référent AEM est chargé de veiller au respect par chaque partie des engagements pris au titre du présent protocole pour ce qui la concerne et d'assurer une veille partagée sur les questions liées aux personnes se présentant comme mineures et privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille.
Chaque partie s'engage alors également à nommer un nouveau référent dès le départ du titulaire et à communiquer le nom du nouveau référent à l'autre partie.
2. Périmètre du concours de l'Etat aux opérations d'évaluation
Les parties conviennent que lorsqu'une personne se présente auprès du conseil départemental ou de l'organisme mandaté par lui, comme mineure privée temporairement ou définitivement de la protection de sa famille, elle est accompagnée à la préfecture selon les modalités retenues au paragraphe 3 du présent protocole.
En cas de minorité manifeste, le service de l'aide sociale à l'enfance [ou l'organisme mandaté par le président du conseil départemental] conclut, sans que le dispositif « AEM » soit mobilisé, à la nécessité de protéger une personne se présentant comme mineure et privée temporairement ou définitivement de la protection de leur famille en application de l'article L. 221-2-4 du code de l'action sociale et des familles.
Dans le cas où le jeune refuse d'être présenté en préfecture, le conseil départemental lui fait signer un document en attestant sa position.
3. Modalités de prise de rendez-vous et de transport des personnes en préfecture
[L'une des deux hypothèses ci-dessous est à déterminer localement entre la préfecture et le conseil départemental.]
Cas A : les personnes sont présentées à la préfecture au fil de l'eau
Le conseil départemental présente, sauf minorité manifeste, les personnes se déclarant mineures privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille à la préfecture, et cela au fur et à mesure de leurs arrivées.
Le conseil départemental organise les modalités de transport et l'accompagnement des personnes se présentant comme mineures privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille à la préfecture. [en fonction des circonstances locales préciser les modalités de transport et le cas échéant d'accompagnement par un travailleur social]
La préfecture s'engage à mettre en place une permanence continue pour recevoir […] personnes par jour, de […] heures à […] heures du lundi au vendredi en assurant un accueil [en fonction des circonstances locales (flux moyen des jeunes à évaluer) préciser les modalités d'organisation de la préfecture].
Cas B : les personnes sont présentées à la préfecture de manière groupée
Le conseil départemental présente, sauf minorité manifeste, les personnes se déclarant mineures privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille à la préfecture de manière groupée.
Le conseil départemental organise les modalités de transport et l'accompagnement des personnes se présentant comme mineures privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille à la préfecture. [en fonction des circonstances locales préciser les modalités de transport et le cas échéant d'accompagnement par un travailleur social].
La préfecture organise des plages horaires [journalières, hebdomadaires] de nature à permettre de recevoir [...] à […] personnes par semaine. [en fonction des circonstances locales préciser les modalités d'organisation de la préfecture].
4. Information de la personne évaluée
Les parties s'engagent à informer les jeunes des modalités de la procédure d'évaluation, de la prise d'empreintes et de la photographie du visage, de la collecte d'autres informations à caractère personnel, et de l'utilisation qui sera faite de l'ensemble de ces données.
Une notice récapitulant ces informations, disponible en plusieurs langues sur le site intranet de la DGEF, est remise au jeune lors de sa présentation en préfecture.
5. Accueil de la personne en préfecture
[Le conseil départemental s'engage à dispenser aux agents de préfecture une information sur les bonnes pratiques pour l'accueil des personnes se présentant comme mineures et privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille.]
La préfecture s'engage à affecter un local spécifique, présentant des garanties de confidentialité, et à prévoir une signalétique pour l'accès au local, adaptés à ce public.
6. Coordination préfecture/conseil départemental
a) A la suite de l'enrôlement :
La préfecture s'engage à communiquer de façon sécurisée, aux agents spécialement habilités à en connaître par le président du conseil départemental, dans les meilleurs délais suivants la réception de la personne se déclarant mineure et privée temporairement ou définitivement de sa famille, les informations extraites des traitements AEM, VISABIO et AGDREF/ANEF.
b) A la suite de l'évaluation :
Le conseil départemental communique mensuellement aux agents habilités de la préfecture, le sens et la date des décisions mentionnées au III de l'article L. 221-2-4 du code de l'action sociale et des familles concernant toutes les personnes évaluées. Cet envoi est effectué de manière sécurisée par courriel via un tableau récapitulatif. Un modèle de tableau est fourni en pièce jointe.
La préfecture complète le dispositif « AEM » des informations transmises par le conseil départemental correspondant aux données visées à l'article R. 221-15-2 du CASF, uniquement pour les personnes déjà enrôlées.
Au plus tard au [15] du mois suivant le trimestre échu, la préfecture transmet au conseil départemental un document signé, attestant du nombre de jeunes reçus en préfecture au cours du dernier trimestre et du nombre de jeunes pour lesquels le sens et la date de la décision d'évaluation ont été transmis. Un modèle d'attestation est annexé en pièce-jointe.
Ce document permettra au conseil départemental d'établir auprès de l'agence de services et de paiement, le nombre de dossiers pour lesquels les obligations prévues par l'article L. 221-2-4 du code de l'action sociale et des familles ont été respectées.
Dans le cas où une personne évaluée majeure saisit le juge judiciaire, le président du conseil départemental doit en informer le préfet dès qu'il en a connaissance et lui notifie, le cas échéant, la date de la mesure d'assistance éducative prononcée par l'autorité judiciaire. Les services du préfet doivent saisir cette information dans la fiche AEM de l'intéressé, si celle-ci existe.
c) Lors de l'examen anticipé du droit au séjour :
Le conseil départemental s'engage à communiquer à la préfecture le plus en amont possible (6 mois avant la majorité) les dossiers des futurs jeunes majeurs dans le cadre de l'examen anticipé, afin de prévenir toute rupture de droits conformément à l'instruction du 21 septembre 2020 (NOR : INTV2012657J).
La préfecture indiquera au conseil départemental ses conclusions sur la première phase de l'examen anticipé (expertise documentaire notamment).
7. Modalités d'échanges d'information
La sécurisation des données échangées entre les parties est essentielle s'agissant du public visé par la convention. Les modalités décrites ci-dessous doivent être appliquées avec attention.
Les parties conviennent d'échanger les informations visées par les dispositions de l'article R. 221-11 du code de l'action sociale et des familles de manière sécurisées selon les modalités suivantes :
- les échanges d'informations se feront uniquement par l'envoi de documents par courriel sous format pdf, après chiffrement du PDF ;
- les parties conviennent d'utiliser le logiciel [ZED] comme logiciel de chiffrement ;
- les parties s'engagent à utiliser exclusivement les adresses e-mail [fonctionnelles] suivantes : […] ;
- les parties s'engagent à communiquer le mot de passe permettant le déchiffrement aux seuls agents habilités à consulter les données visées aux articles R. 221-15-3 et R. 221- 15-4 du CASF ;
- la liste des agents habilités à consulter les données visées aux articles R. 221-15-3 et R. 221-15-4 du CASF est mise à jour mensuellement et ponctuellement à l'occasion d'un départ ou d'une arrivée d'un personnel habilité ou encore en cas d'accès illégitime aux données ;
- le mot de passe est arrêté par [le chef de bureau du séjour] de la préfecture.
Il est modifié tous les [3] mois [max].
Il contient au moins 8 caractères comportant au minimum 2 lettres, 2 chiffres et 2 caractères spéciaux ;
- [Le chef de bureau du séjour] de la préfecture communique sous pli confidentiel le mot de passe aux agents habilités au sens de l'article R. 221-15-3 du CASF ainsi qu'au [directeur du service de l'aide sociale à l'enfance] du conseil départemental.
Le conseil départemental s'engage à :
- habiliter le [directeur du service de l'aide sociale à l'enfance] du conseil départemental qui recevra communication du mot de passe et sera chargé de le communiquer aux autres agents habilités par le conseil départemental ;
- prendre toutes les mesures utiles pour prévenir un accès illégitime aux données communiquées par la préfecture ;
- informer [le chef de bureau du séjour] de la préfecture sans délai s'il constate un accès illégitime aux données communiquées.
La préfecture s'engage à :
- mettre à disposition une assistance pour l'installation du logiciel ZED ;
- habiliter le [chef du bureau du séjour] qui sera chargé de communiquer le mot de passe aux agents habilités de la préfecture ainsi qu'au [directeur du service de l'aide sociale à l'enfance] du conseil départemental ;
- informer [le directeur du service en charge de l'aide sociale à l'enfance] du conseil départemental sans délai de toute indisponibilité d'AEM.
8. Durée du contrat- clause de revoyure
La convention est valable 1 an à compter de sa signature. Elle est reconduite tacitement à l'échéance du terme fixé.
[La précédente convention signée le est abrogée à compter de la signature de cette nouvelle convention].
Les parties conviennent [de se revoir à l'issue de la période de test du logiciel AEM et, par la suite, ] d'organiser des réunions de bilan [annuelles] entre les signataires du protocole afin de procéder à d'éventuels ajustements des pratiques, des formations, de l'organisation, des échanges d'informations notamment.
La convention peut être dénoncée par l'une des parties, si l'autre ne respecte pas les engagements pris.
Fait le...
Le préfet,
Le président du conseil départemental,
Vous pouvez consulter l'intégralité du texte avec ses images à partir de l'extrait du Journal officiel électronique authentifié accessible en bas de page
PJ 2 : MODÈLE ATTESTATION
Vous pouvez consulter l'intégralité du texte avec ses images à partir de l'extrait du Journal officiel électronique authentifié accessible en bas de page
[Logo préfecture]
ATTESTATION DE TRANSMISSION D'INFORMATIONS DANS LE CADRE DE L'ÉVALUATION DES PERSONNES SE PRÉSENTANT COMME MINEURES ET PRIVÉES TEMPORAIREMENT OU DÉFINITIVEMENT DE LA PROTECTION DE LEUR FAMILLE
Conformément à l'article L. 221-2-4 du CASF et à la convention signée entre le préfet de […] et le président du conseil départemental en date du XX/XX/XXXX, le préfet atteste que :
Pour la période du 01/XX/20XX au XX/XX/20XX :
- XX personnes ont été enrôlées dans le dispositif « AEM » ;
- XX résultats (date et sens) d'évaluation de personnes ont été transmis.
Transmis au président du conseil départemental pour faire valoir ce que de droit.
Fait à [...], le [...]