35. Compagnie départementale ou interdépartementale
35.1. Assemblée générale
35.1.1. Définition
L'assemblée générale est la réunion périodique ou exceptionnelle des notaires en exercice, d'un département ou de plusieurs départements formant ensemble une compagnie départementale ou interdépartementale.
35.1.2. Composition
L'assemblée générale est composée des notaires en exercice d'une compagnie départementale ou interdépartementale.
Les notaires honoraires ont le droit d'assister aux assemblées générales. Ils doivent y être convoqués. Ils ont voix consultative.
35.1.3. Convocations
Le président de la chambre départementale ou interdépartementale convoque l'assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.
Les convocations sont adressées par lettre individuelle ou par courriel :
- pour les assemblées ordinaires, au moins quinze jours à l'avance ;
- pour les assemblées extraordinaires, dans le même délai, sauf cas d'urgence.
L'ordre du jour est joint à la convocation.
Sont également invités à l'assemblée le président du conseil régional ou interrégional et le ou les délégués au Conseil supérieur du notariat.
35.1.4. Feuille d'émargement
La présence des notaires à l'assemblée générale peut être vérifiée par un émargement au début et à la fin de la réunion.
35.1.5. Attributions, pouvoirs
L'assemblée générale débat des sujets inscrits à l'ordre du jour ou acceptés par le bureau en cours de séance.
35.2. Tenue de l'assemblée
35.2.1. Bureau, composition, fonctions
Le bureau de l'assemblée générale est composé au minimum du président et du secrétaire de la chambre.
Le président veille au bon ordre des débats, tranche les difficultés pouvant s'élever sur le dépouillement et le résultat des scrutins, la validité des bulletins de vote, la rédaction du procès-verbal de la réunion.
Le secrétaire de la chambre exerce les fonctions de secrétaire de l'assemblée générale.
35.2.2. Ordre du jour
L'ordre du jour est fixé par la chambre.
Tout notaire en exercice de la compagnie peut demander l'inscription à l'ordre du jour d'une ou plusieurs propositions. La demande doit être déposée au secrétariat de la chambre huit jours au moins avant la date de l'assemblée générale, accompagnée du texte de la ou des proposition(s). La chambre apprécie l'opportunité de chaque proposition. Le refus d'inscription est notifié au proposant.
Les propositions signées par au moins un cinquième des notaires de la compagnie sont obligatoirement inscrites à l'ordre du jour.
Le président peut proposer à l'assemblée de recevoir une communication ou de débattre sur des sujets non-inscrits à l'ordre du jour.
35.2.3. Présidence
Le président de la chambre préside l'assemblée générale.
A défaut, elle est présidée dans l'ordre de préférence suivant : par le premier vice-président, un vice-président, le premier syndic, un syndic, le rapporteur.
Le président de l'assemblée dirige les débats ; il accorde la parole, en fixe le temps, la refuse ou la retire.
Il annonce si l'assemblée peut valablement délibérer.
Il proclame les résultats des votes auxquels il a été procédé.
35.2.4. Délibérations, votes
Lorsque la loi n'a pas prescrit les modalités particulières du scrutin sur des objets déterminés, l'assemblée générale délibère valablement lorsqu'elle réunit la présence des deux tiers au moins des notaires en exercice.
a) Au premier tour de scrutin les résolutions sont prises à la majorité des suffrages, égale à la moitié plus un du nombre des notaires de la compagnie ;
b) Si un second tour de scrutin est nécessaire, il aura lieu à la majorité relative. En cas de partage, la voix du président est prépondérante.
Les votes interviennent selon tout mode fixé par le président, y compris le vote électronique.
Le vote à bulletin secret est obligatoire pour les élections ou pour toute autre décision sur demande d'un cinquième au moins des membres présents de l'assemblée. Les bulletins contenant d'autres inscriptions que la réponse à la question posée sont déclarés nuls. Les bulletins blancs ou nuls ne sont pas comptés pour le calcul de la majorité.
Le dépouillement du scrutin est assuré, sous le contrôle du bureau, par deux scrutateurs qui sont le plus ancien et le plus jeune des membres de la chambre en exercice suivant l'ordre du tableau.
35.2.5. Procès-verbal des délibérations
Les procès-verbaux des délibérations de l'assemblée générale sont rédigés et inscrits par le secrétaire sur un registre coté et paraphé par le président de la chambre.
Le registre peut être constitué de feuillets mobiles. Ils sont signés par le président et le secrétaire.
Le secrétaire délivre et signe les extraits et les copies certifiées conformes. Il en donne connaissance par tout moyen approprié, y compris sous format numérique.
L'assemblée générale suivante l'approuve ou fait apporter les rectifications nécessaires. Mention en est faite au procès-verbal de cette assemblée.
36. Chambre départementale ou interdépartementale
36.1. Organisation
36.1.1. Définition
La chambre départementale ou interdépartementale est un établissement d'utilité publique, dotée de pouvoirs administratifs, composée de notaires du ou des départements de son ressort.
Elle jouit de la personnalité civile, des pouvoirs et de la capacité qui y sont attachés.
36.1.2. Election de ses membres
Les membres de la chambre sont élus par l'assemblée générale dans les conditions et formes prescrites par la réglementation en vigueur.
36.1.3. Constitution du bureau
Immédiatement après leur élection et au plus tard le lendemain de celle-ci, les membres composant la nouvelle chambre se réunissent pour constituer le bureau.
Cette séance est présidée par le plus ancien dans l'ordre du tableau. Le plus jeune remplit les fonctions de secrétaire.
L'élection des membres du bureau a lieu dans les conditions et formes prescrites par la réglementation en vigueur. Ils entrent en fonction immédiatement.
36.1.4. Réunions de la chambre
La chambre est convoquée dans les conditions et formes prescrites par la réglementation en vigueur.
Ses réunions sont présidées par le président ou à défaut par un vice-président et à défaut par l'un des syndics.
La présence des membres de la chambre à ces réunions est obligatoire. Deux absences consécutives sans excuse agréée par la chambre constituent une faute disciplinaire.
36.2. Délibérations et décisions
36.2.1. Modalités
La chambre délibère et décide dans les conditions et formes prescrites par la réglementation en vigueur.
Toutes les fois qu'il y a lieu d'émettre un vote sur une question de personne, le scrutin secret est de droit ; dans les autres cas, le scrutin secret n'est adopté qu'autant qu'il est réclamé par un membre.
36.2.2. Procès-verbal
Le secrétaire dresse, sous le contrôle de la chambre, un procès-verbal de chaque réunion. Le procès-verbal est inscrit sur un registre côté et paraphé par le président de la chambre. Il peut être constitué de feuillets mobiles. Il est signé par le président et le secrétaire.
Il fait mention des noms des membres présents ou valablement excusés. Il relate succinctement l'objet des délibérations ; il rapporte le texte des décisions prises.
Le secrétaire signe et délivre les extraits et les copies certifiées conformes sur autorisation de la chambre.
36.3. Exercice par la chambre de ses attributions
La chambre fait appliquer les dispositions de son règlement, les interprète, tranche les difficultés de leur application et, d'une façon générale, toutes difficultés d'ordre professionnel survenues entre notaires de son ressort.
La chambre connaît aussi des questions de déontologie et d'application du tarif, ainsi que des plaintes et mésententes entre associés qui intéressent la compagnie, ses membres ou leurs collaborateurs dans le domaine professionnel.
Elle assure des actions de formation et de communication en concertation avec le conseil régional ou interrégional.
Elle s'assure du respect par le notaire de ses obligations en matière de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT). Les frais liés au contrôle peuvent être imputés au notaire sanctionné.
En cas de demande d'autorisation de création d'un tiers-lieu, la chambre chargée d'instruire cette demande peut, avant de se prononcer, solliciter l'avis de la chambre dans le ressort de laquelle se trouvera le tiers-lieu si celle-ci est différente.
36.4. Le président de chambre
Le président est désigné par les membres de la chambre. Il est élu en principe pour deux ans.
Il convoque l'assemblée générale de la compagnie, ainsi que la chambre quand il le juge à propos ; il est recommandé de tenir une réunion au moins une fois par trimestre ; il en préside les débats. Il a voix prépondérante lors des délibérations.
Il surveille les résultats des inspections, suscite ou encourage les actions de formation, suit les travaux du comité technique régional de contentieux.
Il représente la chambre et la compagnie. Il est en contact régulier avec les autorités publiques, les associations, les organismes professionnels et les représentants des professions juridiques et judiciaires et des diverses activités économiques du département.
Il participe aux diverses manifestations et cérémonies et prend éventuellement la parole au nom de la chambre.
Il accueille les nouveaux notaires tant lors de leur prestation de serment qu'à l'occasion de la première assemblée générale suivant leur nomination.
En cas d'empêchement temporaire ou définitif du président, le vice-président (ou le plus ancien des vice-présidents en cas de chambre interdépartementale) assure les fonctions du président jusqu'à la prochaine assemblée générale.
En cas d'empêchement temporaire ou définitif à la fois du président et du ou des vice-présidents, les fonctions de président sont temporairement exercées par le syndic, lequel est chargé de convoquer, dans les délais les plus brefs, une assemblée générale à l'effet de compléter l'effectif de la chambre et de procéder en son sein à l'élection d'un nouveau président ou d'un ou plusieurs vice-présidents.
En cas d'action pénale à l'encontre d'un notaire ou à l'initiative de celui-ci, le président de chambre en informe sans délai le président de la caisse régionale de garantie.
Seul le président de chambre interdépartementale faisant fonction de conseil régional ou son délégataire connait des réclamations des clients à l'encontre des notaires du ressort de la chambre. Ces derniers doivent répondre à ses demandes d'explications dans le délai prescrit. Il organise les conciliations dans le respect des textes en vigueur.
Il peut convoquer, sanctionner les manquements, fixer une astreinte et la liquider, saisir le service d'enquête et la juridiction disciplinaire.
Il peut déléguer tout ou partie de ces pouvoirs à un ou plusieurs membres de la chambre.
37. Bourse commune
37.1. Recettes
37.1.1. Définition de la bourse commune
La bourse commune, destinée à subvenir aux dépenses de la compagnie, est alimentée :
- par une cotisation annuelle à la charge de chaque office, laquelle est fixée et répartie conformément aux dispositions en vigueur par l'assemblée générale et, s'il y a lieu, par le conseil régional ou interrégional ou le Conseil supérieur du notariat ; la cotisation pour les actes reçue par substitution est à la charge du notaire substitué seul ;
- par les dons et legs qui peuvent être faits à la compagnie et dûment autorisés, ainsi que par toutes les sommes dues à la compagnie à un titre quelconque ; et
- par les appels de fonds, qui sont faits extraordinairement lorsque les circonstances l'exigent.
37.1.2. Recouvrement
Au-delà du terme fixé par la chambre pour s'acquitter du paiement des cotisations mises en recouvrement, toute somme due et devenue exigible, outre les sanctions prévues par les textes réglementaires, produit, à la charge du débiteur, un intérêt au taux légal, payable en même temps que le capital sans nuire à l'exigibilité de celui-ci.
Toutefois, pour des raisons exceptionnelles et motivées, la chambre peut, si elle le juge opportun, accorder un délai de paiement.
37.2. Dépenses
Les dépenses de la compagnie consistent dans :
1° Les sommes mises à sa charge par le conseil régional ou interrégional pour subvenir au fonctionnement des organismes professionnels et des œuvres sociales du notariat ;
2° Le prix d'acquisition des locaux, le montant du loyer, les frais d'entretien des locaux servant à la tenue des séances et à la conservation des archives et de la bibliothèque ;
3° L'achat et l'entretien du mobilier garnissant les locaux ;
4° Les frais afférents aux inspections des études, ceux des réunions de l'assemblée et de la chambre, ceux de la communication ;
5° Et généralement, toutes les dépenses d'ordre professionnel votées par l'assemblée générale.
37.3. Excédent d'exercice
L'excédent ou l'insuffisance de l'exercice a le caractère de résultat, arrêté par l'assemblée générale qui décide de son affectation ou de son imputation. L'excédent de l'exercice peut être affecté à la constitution de réserves. Il ne peut être distribué.
38. Conseil régional ou interrégional
Le conseil régional ou interrégional des notaires est un établissement d'utilité publique destiné à assurer la représentation de la profession dans le ressort d'une ou plusieurs cours d'appel situées sur le territoire national en métropole et outre-mer.
Le conseil régional ou interrégional des notaires est, dans son ressort, le représentant du notariat vis-à-vis du Conseil supérieur du notariat d'une part et des chambres départementales d'autre part.
Il représente également le notariat vis-à-vis de tous les organismes statutaires ou volontaires de la profession tels que l'assemblée de liaison des notaires de France, la caisse régionale de garantie, les CRIDON, les diverses associations ou services professionnels et syndicats.
Le conseil régional ou interrégional est seul habilité à passer certains contrats destinés à garantir la profession contre certains risques : par exemple, les contrats d'assurances couvrant les divers risques des notaires de la région.
Le conseil régional ou interrégional doit :
- veiller à l'exécution des décisions du Conseil supérieur du notariat en fixant, si besoin, les modalités d'application ;
- organiser les rapports entre notaires de son ressort ;
- participer à la vie du notariat de la région.
Le conseil régional ou interrégional peut établir un règlement commun à tous les notaires de son ressort.
Il prévient ou concilie tous différends d'ordre professionnel entre les chambres des notaires de son ressort et tranche, en cas de non-conciliation, ces litiges par des décisions qui sont immédiatement exécutoires.
Le conseil régional ou interrégional siégeant en organisme collectif partage la responsabilité des inspections des offices avec le Conseil supérieur et les chambres. A ce titre, il organise :
- les inspections annuelles des présidents et premiers syndics des chambres de son ressort ;
- les inspections occasionnelles.
En pratique, il organise matériellement les inspections annuelles des offices du ressort, à la demande éventuelle des chambres.
Le conseil régional ou interrégional assume ses charges financières par l'adoption et l'exécution d'un budget.
Le conseil régional ou interrégional peut organiser des campagnes de communication, notamment celles relayant les campagnes nationales.
Le conseil régional contribue également au développement économique de la profession par les subventions de formation et de recherche.
Si le conseil régional d'une cour d'appel a été dissous lors de la création d'une chambre interdépartementale, le nombre théorique des membres dudit conseil régional sera reconstitué à partir des structures départementales préexistantes, pour l'application des dispositions du 1er alinéa de l'article 35 du décret n° 45-0117 du 19 décembre 1945 afin de pallier le vide juridique consécutif à la dissolution desdits conseils régionaux.
Le président de conseil régional ou interrégional connait des réclamations des clients à l'encontre des notaires du ressort de l'instance. Ces derniers doivent répondre à ses demandes d'explication dans le délai prescrit. Il organise les conciliations dans le respect des textes en vigueur.
Il peut sanctionner les manquements, fixer une astreinte et la liquider, saisir le service d'enquête et la juridiction disciplinaire.
Il peut déléguer à un ou plusieurs membres du conseil régional ou interrégional tout ou partie de ces pouvoirs.
En cas d'empêchement temporaire ou définitif du président du conseil régional ou interrégional, le vice-président remplace le président jusqu'à ce que le conseil régional ou interrégional soit régulièrement recomposé, dans un délai de trois mois, à l'effet de désigner un nouveau président.
39. Conseil supérieur du notariat
Le Conseil supérieur du notariat est un établissement d'utilité publique représentant l'ensemble de la profession auprès des pouvoirs publics. Il est doté de pouvoirs administratifs.
Pour permettre au bureau du Conseil supérieur du notariat de satisfaire à ses obligations envers le garde des sceaux, ministre de la justice, résultant du décret n° 73-609 du 5 juillet 1973, les chambre et les conseils régionaux ou interrégionaux communiquent sans délai au Conseil supérieur du notariat toutes informations susceptibles d'affecter l'honorabilité ou les capacités professionnelles d'un notaire de leur ressort.
Le président du Conseil supérieur du notariat peut exercer l'action disciplinaire :
- lorsqu'une société est titulaire de plusieurs offices situés dans le ressort de plusieurs conseils régionaux ou interrégionaux ;
- en cas de carence du président du conseil régional ou interrégional et après mise en demeure du Conseil supérieur du notariat restée sans effet.
Il peut déléguer à un ou plusieurs membres du Conseil supérieur du notariat tout ou partie de ses pouvoirs.
En cas d'empêchement temporaire ou définitif du président du Conseil supérieur du notariat, le premier vice-président remplace le président jusqu'à ce que le Conseil supérieur du notariat soit régulièrement recomposé, dans un délai de trois mois, à l'effet de désigner un nouveau président.
40. Comité technique régional ou interrégional de contentieux (CTR)
Le CTR a pour mission d'étudier les dossiers de responsabilité civile lorsqu'une procédure est diligentée ou susceptible de l'être à l'encontre d'un notaire.
A toute demande de pièce complémentaire, le notaire concerné répond dans le délai de quinze jours.
Il est composé :
- du président du conseil régional ou interrégional ou son représentant ;
- des présidents de chambre départementale et/ou des vice-présidents de la chambre interdépartementale ou leur représentant ;
- des notaires rapporteurs délégués par les chambres ;
- d'un représentant de l'assureur de la profession et éventuellement du courtier ;
- d'un représentant de la caisse centrale de garantie, ainsi que d'un représentant de la caisse régionale de garantie ;
- de l'avocat ou des avocats choisi(s) par l'assureur de la profession.
Il peut s'adjoindre toute autre personne utile à sa mission.
41. Collège de déontologie du notariat
Le collège de déontologie du notariat a pour mission de participer à l'élaboration et à la mise à jour du code de déontologie notariale, de formuler toute recommandation utile sur l'application de ce code et d'émettre des avis sur son application à des situations individuelles.
Il peut être saisi par le garde des sceaux, ministre de la justice, un président de conseil régional ou interrégional des notaires, un président de chambre interdépartementale des notaires faisant fonction de conseil régional, un procureur général et le président du Conseil supérieur du notariat ; il peut également se saisir d'office.
Il est composé de deux professionnels en exercice ou honoraires et deux personnalités extérieures qualifiées dont au moins un membre honoraire du Conseil d'Etat ou un magistrat honoraire de l'ordre administratif ou de l'ordre judiciaire.
Il est présidé par le président du Conseil supérieur du notariat ou la personne qu'il désigne ; ses membres sont nommés par le président du Conseil supérieur du notariat, pour une durée de trois ans, renouvelable une fois.
Le collège de déontologie du notariat est doté d'un règlement intérieur, lequel précise notamment ses liens avec les services du Conseil supérieur du notariat et la commission en charge de la déontologie de l'assemblée générale du CSN. Ce règlement est disponible sur le portail de la profession et le site « grand public » du Conseil supérieur du notariat.