Cette partie précise le code de déontologie notariale dont elle reprend l'ordre et le titre des articles.
2. Définition et rôle du notaire
2.1. La réception de l'acte par le notaire, en personne
L'obligation pour le notaire de recevoir en personne s'impose au notaire instrumentaire, que ce soit en présentiel ou en visioconférence.
Lors de la réception d'un acte authentique électronique à distance, dans chaque office, chaque notaire indiqué en tête de l'acte est présent personnellement lors du rendez-vous pendant la lecture de l'acte et lors du recueil des consentements.
2.2. La sous-traitance
2.2.1. Définition
Au sens du présent article, le sous-traitant est une personne physique ou morale qui se voit confier, sous sa responsabilité, l'exécution de tâches qui forment l'un des maillons de la chaîne de production de l'office. Il est susceptible de collecter des données, de les intégrer et de les retraiter dans son propre système d'information.
Certains prestataires de services ne sauraient être considérés comme des sous-traitants. Ils couvrent des aspects de la vie de l'entreprise sans aucun rapport avec le cœur de métier de l'entreprise cliente - tel est le cas, par exemple, des prestataires de services de nettoyage, de restauration.
De même, ne peut être qualifiée de sous-traitant une personne physique exerçant dans l'office sous quelque forme sociale que ce soit (intérimaire, indépendant en société ou non). Celle-ci ne fait donc pas partie des collaborateurs de l'office, mais vient exercer in situ, sous l'autorité du notaire, une activité de renfort au moyen des stricts outils de production de l'office. Elle pourrait néanmoins être amenée à manier dans ce cadre des données confidentielles de l'office, lesquelles, à aucun moment, ne devraient être externalisées.
2.2.2. Le dossier et l'acte
Le notaire, officier public qui établit des actes authentiques ayant date certaine, force probante et force exécutoire, tenu au secret professionnel, effectue les prestations directement liées à l'exercice de son ministère, qui constituent la raison d'être et la spécificité de sa mission.
Il ne peut sous-traiter aucune des prestations nécessitant son identification, ni la rédaction de ses actes, ni leur réception.
Il ne peut davantage sous-traiter :
- la réception des clients ;
- le conseil ;
- la consultation, en vue de la signature d'un acte ou dans le cadre de la gestion de patrimoine ;
- la négociation immobilière ;
- la gestion locative.
Le notaire peut néanmoins, dans le respect de clauses spécifiques de confidentialité et de prérequis assurant le respect du secret professionnel associés à l'opération concernée, sous-traiter certaines tâches administratives liées à l'accomplissement de sa mission, telles que le standard téléphonique, les formalités ne nécessitant pas l'identification du notaire ou de ses collaborateurs, l'archivage physique ou numérique.
2.2.3. La comptabilité
Le notaire est responsable de la tenue de la comptabilité, au jour le jour.
Le caractère d'authenticité est étendu à la comptabilité notariale.
Le notaire peut :
- soit tenir sa comptabilité dans son office, personnellement ou en ayant recours à un comptable placé sous son autorité ;
- soit faire tenir sa comptabilité par un expert-comptable. Dans ce cas, il signe un contrat de prestation de service, exclusivement avec un expert-comptable inscrit à l'ordre des experts-comptables. A défaut, outre sa responsabilité professionnelle, il engagerait sa responsabilité pénale.
3. Exercice de la profession
3.1. Règles générales
Le notaire exerce ses fonctions conformément aux prescriptions législatives ou réglementaires :
- soit à titre individuel, comme titulaire d'un office notarial ;
- soit en qualité d'associé dans le cadre d'une société d'une forme autorisée par les textes ;
- soit en qualité de notaire salarié au sein d'un office notarial.
Le notaire peut exercer, à titre accessoire aux activités relevant de son statut, toutes activités en lien avec sa profession. Il ne peut acquérir de branche d'activité. Il ne peut davantage en céder indépendamment de l'exercice de son droit de présentation.
Quel que soit son statut, libéral ou salarié, il ne peut exercer que dans l'office dans lequel il a été nommé par arrêté du garde des sceaux.
Une société de notaires peut être titulaire d'un ou de plusieurs offices.
Tout notaire libéral ou salarié d'une société multi-offices n'exerce ses fonctions que dans le seul office dans lequel il a été nommé.
3.2. L'appartenance à un réseau ou un groupement professionnel
Les notaires peuvent se regrouper au sein d'un réseau ou groupement professionnel participant de l'exercice de la profession et réunissant des notaires et, le cas échéant, des membres d'autres professions.
Le notaire déclare son appartenance à un réseau ou groupement professionnel à la chambre des notaires dont il dépend.
3.3. L'appartenance à une société de participations financières des professions libérales (SPFPL)
Le notaire déclare à la chambre des notaires dans le ressort de laquelle se situe le siège de la société de capitaux :
- toute constitution ou appartenance à une société de participations financières des professions libérales dont il est associé ;
- toute prise de participation directe ou indirecte dans toute société de capitaux constituée pour l'exercice de la profession notariale.
La société de participations financières de profession libérale de notaires fait connaître à compter du 1er mars 2024, au bureau du Conseil supérieur du notariat, dans un délai de trente jours à compter de la date à laquelle elle se produit, toute modification touchant à son objet social, à l'étendue de son activité, à ses associés, à ses organes de décision et de direction ou à la répartition de son capital.
3.4. Particularité liée au statut de notaire salarié
Le notaire salarié ne dispose pas d'une clientèle personnelle. Le client avec lequel le notaire salarié traite est le client de l'office notarial au sein duquel le notaire salarié est employé.
3.5. Le devoir de conseil
Quel que soit le niveau de connaissances juridiques des personnes qui s'adressent à lui, le notaire doit délivrer un conseil adapté à leur situation et l'information la plus complète.
A cet effet, il peut consulter tout expert, toute base de données ou tout organisme de recherches juridiques, notamment le Centre de recherche d'information et de documentation notarial (CRIDON).
Ce devoir de conseil objectif et impartial s'exerce de manière identique à l'égard de l'ensemble des personnes qui se présentent devant lui.
L'intervention d'un confrère ou de tout autre professionnel ne dispense pas le notaire de son devoir de conseil.
4. Prestation de serment et engagement devant ses pairs
4.1. La visite protocolaire
Préalablement au dépôt à la Chancellerie de toute demande de nomination dans un office, le candidat prend rendez-vous avec le président de la chambre des notaires afin de se présenter. A cette occasion lui sont remis :
- les documents d'accueil élaborés par la profession ;
- le code de déontologie et le règlement professionnel du notariat ;
- le règlement local si un tel règlement existe.
Le président de la chambre des notaires l'informe qu'il peut bénéficier de l'expertise de la commission d'accompagnement.
La visite protocolaire du notaire nommé dans un office créé ou vacant a lieu dans les quinze jours de la publication de son arrêté de nomination au Journal officiel de la République française.
Le notaire employeur accompagne le candidat notaire salarié lors de la visite protocolaire.
4.2. La commission d'accompagnement
La commission d'accompagnement siège au sein de chaque conseil régional ou chambre interdépartementale en tenant lieu.
Elle se compose :
- du président du conseil régional ou de la chambre interdépartementale faisant fonction de conseil régional ;
- des présidents de chaque chambre départementale ou de leurs représentants ;
- du ou des délégués au Conseil supérieur du notariat ; et
- de toute personne qualifiée dont l'expertise serait requise.
La commission intervient à la demande des notaires (futurs ou en exercice) afin de les conseiller et de les informer en vue de leur intégration au sein de la compagnie, ou lorsqu'ils rencontrent des difficultés dans leur exercice professionnel.
4.3. Assurance professionnelle
Tout notaire est tenu d'assurer sa responsabilité professionnelle et prend les dispositions nécessaires dans le respect des règles régissant la profession notariale.
4.4. Ancienneté et tableau
4.4.1. Ancienneté
Le rang d'ancienneté entre notaires est fixé par l'antériorité de la prestation de serment devant la juridiction compétente de chaque notaire concerné. Si un notaire a prêté serment plusieurs fois au cours de sa carrière, seule la date de sa première prestation de serment est prise en compte.
Si la prestation est intervenue le même jour, l'antériorité du décret ou de l'arrêté de nomination l'emporte.
S'il y a identité de date du décret ou de l'arrêté, le plus âgé est considéré comme étant le plus ancien.
Pour les besoins de l'application des règles d'attribution de la minute, l'administrateur d'un office dont le titulaire est décédé ou destitué garde l'ancienneté du titulaire de l'office administré.
4.4.2. Tableau
Il est dressé chaque année un tableau des notaires de la compagnie par rang d'ancienneté et contenant pour chacun, le nom, le prénom, le lieu de résidence, le nom du prédécesseur immédiat dont il a les minutes, la date de prestation de serment ainsi que le tableau des structures d'exercice.
Ce tableau contient également :
- le nom du ou des délégués au Conseil supérieur du notariat ;
- le nom des membres du conseil régional et ceux du bureau de celui-ci le cas échéant ;
- le nom des membres de la chambre et ceux du bureau de celui-ci ;
- le nom du ou des délégués à l'assemblée de liaison ;
- le nom des notaires honoraires.
5. Obligation de prêter son ministère
Le notaire a l'obligation de prêter son ministère dans le respect des dispositions des articles 5 et 22 du code de déontologie notariale et des alinéas 8 et 9 de l'article 22.1 du présent règlement.
6. Comportement approprié
Tout fait contraire à la probité, à l'honneur, à la dignité ou à la délicatesse commis par un notaire, y compris à raison de faits qui ne sont pas liés à l'exercice de son activité professionnelle, peut donner lieu à des poursuites disciplinaires.
Le notaire s'interdit toute attitude ou comportement de nature à nuire à l'image de la profession.
7. Indépendance et neutralité professionnelle
7.1. Les activités autorisées, règlementées et interdites
7.1.1. Les activités autorisées
Le notaire peut se voir confier des mandats publics et électifs. Il aura soin de veiller aux risques inhérents à la mise en jeu éventuelle de sa responsabilité à raison de l'exercice de ces mandats, susceptibles d'entraîner des conséquences sur la poursuite de l'exercice de son activité professionnelle.
Le notaire ne peut exercer des fonctions de membre du gouvernement qu'à la condition de suspendre son activité notariale.
Le notaire peut, à titre accessoire, exercer une activité d'enseignement.
7.1.2. Les activités réglementées
7.1.2.1. La rédaction et la négociation des prêts
L'intervention du notaire en matière de prêt est réglementée.
Le notaire ne peut dresser un acte de prêt qu'en la forme authentique. Il ne peut négocier de prêt qu'assorti d'une garantie réelle ou de la caution d'un établissement financier ou bancaire.
Il ne peut recevoir ou conserver des fonds à charge d'en servir intérêt.
7.1.2.2. La négociation
La négociation de biens à vendre ou à louer constitue une des activités traditionnelles du notaire. Elle doit être pratiquée en vue de la réalisation d'un contrat et constitue pour le notaire une activité accessoire.
Il y a négociation lorsque le notaire, agissant en vertu d'un mandat écrit recherche un contractant, le découvre et le met en relation avec son mandant, directement ou indirectement, reçoit l'acte ou participe à sa réception. La délégation de mandat n'est possible qu'au profit d'un autre notaire.
Le mandat écrit est obligatoire et doit indiquer le mode de calcul de l'honoraire et préciser qui en sera le débiteur. Une copie doit en être remise au mandant.
La durée du mandat doit être raisonnable.
Le notaire doit s'abstenir de tout démarchage, directement ou par personne interposée, pour recueillir un mandat.
L'activité de négociation s'exerce, comme les autres activités du notaire, au sein et dans les locaux de l'office. Il est interdit au notaire d'ouvrir une succursale dans laquelle il se livrerait uniquement à la négociation et dont l'entrée serait distincte de celle de l'étude. Cette règle ne fait pas obstacle aux déplacements nécessaires en vue de la visite des biens à vendre ou à louer ni, selon les usages en vigueur, à la tenue des adjudications hors des locaux de l'étude.
Les notaires ont la faculté de se regrouper pour mettre en commun divers moyens dans le but d'assurer à la clientèle le meilleur service en matière de négociation.
Ils peuvent, notamment, centraliser dans un fichier commun destiné à leur information et à celle de leurs clients, les offres de vente ou de location pour lesquelles ils ont reçu mandat de rechercher un acquéreur ou un locataire.
Ces groupements doivent être constitués de telle sorte que tout notaire acceptant de respecter les conventions qui les régissent puisse y être admis.
Toute création de groupement devra être portée à la connaissance de l'instance professionnelle locale. Les statuts ou règlements devront y être déposés.
Le groupement, qu'il ait ou non la personnalité morale, ne peut être en relation directe avec la clientèle. Il ne doit avoir, en aucun cas, une activité propre de négociation. Aucun mandat ne peut être établi au nom d'un groupement.
La publicité sur les biens à vendre ou à louer peut être faite soit pour un seul bien par un ou plusieurs notaires, soit pour plusieurs biens par un même notaire, soit pour plusieurs biens par plusieurs notaires sur la même annonce à la condition que chaque offre puisse être attribuée au notaire détenteur du mandat.
Il est interdit aux notaires de diffuser des annonces générales relatives à des biens à vendre, à acquérir ou à louer, ainsi qu'à des capitaux à placer ou à emprunter.
Tous actes de publicité ne peuvent être faits par les notaires que s'ils en sont chargés par les clients et seulement pour les affaires dont ils s'occupent : chaque publication doit avoir pour objet une ou plusieurs affaires spéciales et déterminées.
A cet effet, ils peuvent utiliser tout support publicitaire dans le respect des usages définis par les instances dont ils dépendent.
La reproduction dans les publicités du panonceau notarial est autorisée.
L'affichage dans une vitrine formant devanture de boutique est interdit.
7.1.2.3. La gérance d'immeubles
Le notaire peut exercer l'activité de gérance d'immeuble à titre accessoire.
Le notaire doit être mandaté par écrit par les clients.
Le mandat précise l'étendue de sa mission et de sa rémunération.
Le notaire doit s'abstenir de tout démarchage, directement ou par personne interposée, pour recueillir un mandat.
7.1.2.4. La gestion de patrimoine
Le notaire peut exercer l'activité de conseil en gestion de patrimoine à titre accessoire.
Le notaire doit s'abstenir de tout démarchage, directement ou par personne interposée.
7.1.2.5. Le syndic de copropriété
Le notaire peut exercer exceptionnellement l'activité de syndic de copropriété à titre accessoire. Cette activité doit rester ponctuelle et temporaire et répondre aux besoins exprimés par un client à l'occasion d'une opération précise.
Par ailleurs, dans cette hypothèse, la comptabilité de chaque syndicat doit faire partie intégrante de celle de l'étude, dans le respect des obligations propres à la profession de syndic : comptes ouverts au nom du syndicat et comptes ouverts au nom de chaque copropriétaire.
Enfin, les fonds correspondants doivent être obligatoirement déposés dans les livres de l'organisme financier habilité par la loi ou les règlements.
7.1.3. Les activités interdites
Le notaire ne peut exercer les fonctions de juge (hors juridiction disciplinaire professionnelle), greffier, commissaire de justice, commissaire du gouvernement (rapporteur public), leurs substituts, préposé à la recette des contributions directes ou indirectes, commissaire de police.
Il ne peut exercer d'activité commerciale ni s'immiscer dans l'administration, la direction ou la gestion d'aucune entreprise de commerce et d'industrie.
Il peut cependant être administrateur ou membre du conseil de surveillance d'une société par actions. Cette dérogation ne vaut pas pour les fonctions de président du conseil d'administration ou du directoire de société par actions.
Cette prohibition ne fait pas obstacle à la détention à titre personnel de parts sociales ou d'actions d'une société commerciale.
7.2. Les actes
7.2.1. L'interdiction relative aux liens personnels
Le notaire ne peut recevoir un acte dans lequel lui-même, ses parents ou alliés, en ligne directe à tous les degrés et en ligne collatérale jusqu'au troisième degré inclus, sont parties ou intéressés ou qui contient une disposition en leur faveur.
Il ne peut recevoir un acte dans lequel son conjoint, son partenaire dans le cadre d'un pacs ou son concubin notoire, les parents de ce dernier, en ligne directe, à tous les degrés et en ligne collatérale jusqu'au troisième degré inclus, sont parties ou intéressés ou qui contient une disposition en sa faveur.
Cette interdiction s'applique également aux notaires, libéraux comme salariés, exerçant au sein de la même structure que le notaire concerné.
Dans le cadre d'une société d'exercice ou de prise de participation professionnelle, aucun notaire ne peut recevoir un acte dans lequel sont parties ou intéressés l'un de ses associés, les parents ou alliés de ce dernier, en ligne directe à tous les degrés et en ligne collatérale jusqu'au 3e degré inclus, ou qui contient une disposition en leur faveur.
Dans le cadre d'une société d'exercice ou de prise de participation professionnelle, aucun notaire ne peut recevoir un acte dans lequel sont parties ou intéressés le conjoint, le partenaire dans le cadre d'un pacs ou le concubin notoire de l'un de ses associés, les parents ou alliés du conjoint, du partenaire ou du concubin notoire, en ligne directe à tous les degrés et en ligne collatérale jusqu'au 3e degré inclus, ou qui contient une disposition en leur faveur.
7.2.2. L'interdiction en raison de l'existence d'un intérêt personnel
Le notaire ne peut instrumenter quand il est partie à l'acte ou lorsque l'acte le concerne à quelque titre que ce soit, de manière directe ou indirecte.
Lorsque le notaire est administrateur ou membre du conseil de surveillance d'une société par actions il ne peut recevoir les actes relatifs à cette société ou auxquels elle est partie.
Le notaire qui exerce des fonctions électives au sein de l'exécutif d'une collectivité territoriale ou d'un établissement public de coopération intercommunale n'instrumente pas pour le compte de la collectivité ou de l'établissement public concerné. De même, le notaire exerçant l'une de ces fonctions ne peut désigner l'un de ses associés ou un salarié de l'office pour recevoir un acte concernant cette collectivité ou cet établissement public.
Le notaire qui préside une association ou une fondation ne peut pas recevoir les actes concernant cette personne morale. De même le notaire exerçant cette fonction ne peut désigner l'un de ses associés ou un salarié de l'office pour recevoir un tel acte.
Lorsqu'un notaire est désigné en qualité d'exécuteur testamentaire, il ne peut procéder au règlement de la succession. Cette prohibition s'étend également à ses associés et aux salariés de l'office.
8. Secret et discrétion professionnels
8.1. Règles générales
Le secret professionnel couvre tout ce qui a été porté à la connaissance du notaire dans l'exercice de ses fonctions.
Il s'étend aux actes, documents, pièces, correspondances y compris électroniques et échanges de toute nature :
- entre notaires ;
- avec la clientèle ;
- avec les instances de la profession ;
- avec les associés d'une société pluriprofessionnelle ;
- avec les tiers.
Le notaire doit veiller à ce que tous ses collaborateurs et prestataires soient instruits de cette obligation qu'ils doivent respecter de la même façon.
Tenu à la discrétion professionnelle, le notaire se doit de s'exprimer en toute circonstance avec décence, retenue et délicatesse ; il en est de même sur les réseaux sociaux ou sur tout autre support de communication.
8.2. Règles spéciales
8.2.1. Envers les confrères
8.2.1.1. Au sein d'un même office
Le secret professionnel ne s'applique pas entre notaires associés dès lors qu'ils détiennent un droit de regard sur la gestion de leur office et doivent s'informer mutuellement de l'instruction des dossiers dont ils ont la charge.
Le notaire salarié ne peut opposer le secret professionnel à son employeur en raison du lien de subordination existant entre eux. Il n'a à connaître que des seules affaires qui lui sont confiées par son employeur qui peut lui opposer le secret professionnel pour tout autre dossier.
8.2.1.2. Entre offices distincts
Le secret professionnel s'applique entre notaires exerçant dans des offices distincts, y compris dans le cadre de sociétés multi-offices.
En particulier, un notaire ne peut, sans l'accord de son client, porter à la connaissance d'un confrère une correspondance émanant de ce client ou une pièce le concernant.
La mutualisation entre offices consistant en la mise en commun temporaire ou pérenne de leurs ressources humaines et matérielles dans le strict respect des règles professionnelles notariales ne constitue pas une infraction aux règles du secret professionnel.
8.2.2. Envers la clientèle
Un notaire ne peut porter à la connaissance d'un client une correspondance émanant d'un confrère ou d'un autre client.
8.2.3. Envers les tiers
Le notaire n'est tenu de témoigner dans un litige ou une instance judiciaire concernant l'un de ses clients ou un dossier suivi par son office que dans les cas prévus par la loi.
Il ne peut donner communication des actes déposés en son office qu'aux seules parties, à leurs héritiers, ayants-droits, mandataires conventionnels ou toute personne autorisée par la loi ou par décision judiciaire, sous réserve qu'ils justifient devant lui de leur identité et qualités.
Il communique sans délai tous éléments utiles aux personnes désignées en vue de procéder aux inspections mentionnées à l'article 28.
En cas de perquisition dans les locaux d'un office notarial, la présence du président de la chambre des notaires ou de son représentant est requise afin de garantir le respect du secret professionnel conformément à la loi.
9. Lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme
Le notaire doit respecter les obligations suivantes :
- mise en place d'un système d'évaluation et de gestion des risques ;
- identification et connaissance de la clientèle ;
- vigilance à adapter à chaque cas de figure ;
- le cas échéant, déclaration de soupçon ;
- information et formation du personnel ;
- conservation des documents relatifs aux diligences effectuées.
10. Protection des données à caractère personnel
Le notaire se conforme aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi qu'à celles du règlement général sur la protection des données (RGPD) et à celles des textes pris pour leur application.
La désignation d'un délégué à la protection des données est obligatoire dans chaque office notarial.
Le notaire doit être attentif au fait que les pièces annexées à un acte ne contiennent aucune donnée à caractère personnel.
11. Obligation de formation
Tout notaire justifie auprès des instances du notariat du respect de l'obligation de formation continue à laquelle il est soumis.
Le notaire a le devoir de contribuer à la formation des collaborateurs et notaires stagiaires et aux enseignements dispensés dans les établissements publics d'enseignement supérieur et l'INFN.
Il assure dans la mesure de ses moyens l'accueil et la formation de stagiaires.
12. Les collaborateurs
Le notaire veille au respect de la déontologie notariale par ses collaborateurs.
Il assure à ses collaborateurs des conditions de travail moralement et professionnellement satisfaisantes.
13. Lieu d'exercice et de réception de la clientèle
13.1. Le local de l'office
Le local d'un office notarial est l'immeuble dans lequel travaillent le ou les notaires et leurs collaborateurs et où est reçue la clientèle.
L'office est en principe domicilié dans un seul local. Il peut disposer de bureaux annexes conformément à la réglementation.
Le notaire peut toutefois utiliser des locaux dits « accessoires » situés dans des bâtiments dont l'adresse est distincte de l'adresse principale de l'office lorsque les trois conditions suivantes sont réunies et que l'autorisation de la chambre des notaires a été donnée :
- le recours à deux ou plusieurs bâtiments est lié à la situation du marché immobilier dans le secteur et à la difficulté pour l'office de faire face aux besoins de son activité professionnelle en s'étendant à l'intérieur d'un même immeuble ;
- les différents lieux de travail sont situés à proximité les uns des autres, et toujours au sein de la même commune ou du même arrondissement communal ;
- les locaux accessoires forment avec le bâtiment initial une même unité économique avec une direction unique.
L'ouverture de locaux accessoires doit être autorisée par la chambre des notaires. L'office qui sollicite une telle autorisation adresse sa demande à la chambre des notaires par lettre recommandée avec accusé de réception. Celle-ci statue dans un délai de trois mois. A défaut de réponse dans ce délai, le silence vaut acceptation. Une fois l'autorisation accordée, le notaire en informe dans les meilleurs délais le procureur général ainsi que le garde des sceaux, ministre de la justice. La communication au garde des sceaux, ministre de la justice est faite par téléprocédure sur le site internet du ministère de la justice.
13.2. Interdictions
Aucun notaire ne peut établir son étude dans l'immeuble où étaient installés l'office, les bureaux annexes ou les locaux accessoires de l'un de ses confrères autre que son prédécesseur avant le délai de quatre ans à compter du jour de la fin de l'exercice de ce confrère, sauf consentement écrit de celui-ci ou de son successeur.
Il est également interdit à un notaire d'établir son étude ou un local accessoire dans l'immeuble où l'un de ses confrères a déjà son office sans le consentement écrit de ce dernier.
L'utilisation de locaux accessoires ne doit en aucun cas constituer ou aboutir à une concurrence déloyale ou de recherche de clientèle.
13.3. Le lieu de réception de la clientèle
Le notaire accueille sa clientèle et reçoit ses actes à titre habituel dans le local de l'office à la résidence duquel il a été nommé, dans le ou les bureaux annexes et dans les locaux accessoires autorisés.
Le notaire peut cependant accueillir sa clientèle ou recevoir ses actes exceptionnellement :
- dans les locaux d'un confrère ;
- dans les locaux d'un office de sa structure d'exercice ;
- au domicile, à la résidence ou au siège social de l'une des parties ;
- dans les locaux d'une administration, d'une mairie, des tribunaux, des établissements hospitaliers ou ceux des instances professionnelles ;
- dans un autre lieu choisi d'un commun accord avec les parties, dès lors que ce lieu respecte les conditions de dignité et d'indépendance attachées à la profession notariale, sous réserve qu'un tel lieu ne soit pas un tiers-lieu au sens de l'article 13.4 du présent règlement.
Le notaire veille à ce qu'un collaborateur ne reçoive aucune clientèle à son domicile, même s'il est en télétravail.
Sauf exception prévue à l'article 12 du décret n° 71-942 du 26 novembre 1971, il est interdit au notaire de se transporter et d'exercer ses fonctions à jour fixe ou à des époques périodiques hors du siège de son office, des bureaux annexes et des locaux accessoires autorisés.
Les adjudications peuvent se dérouler au siège de l'office du notaire, dans un bureau annexe, dans un local accessoire autorisé, dans les locaux des instances professionnelles, au domicile ou au siège des parties et dans les locaux d'une administration, d'une mairie ou tribunaux, ainsi que dans l'immeuble objet de l'adjudication. Dans tous les cas le caractère public de l'adjudication doit être assuré. Le notaire ne doit procéder à la réception des enchères qu'après avoir fait signer le cahier des charges par le vendeur ou le poursuivant. Dans tous les cas, il doit dresser immédiatement le procès-verbal de l'adjudication prononcée par lui.
13.4. Le tiers-lieu
Le tiers-lieu est un local spécifique situé à l'extérieur de l'office notarial et dans lequel travaillent uniquement des collaborateurs de cet office ou de plusieurs offices, organisés ou non en groupement d'employeurs. Un tiers-lieu ne peut pas être installé en dehors du territoire national.
Aucune clientèle ne peut être accueillie, aucun acte ne peut être reçu dans un tiers-lieu, même à titre exceptionnel.
Le tiers-lieu ne peut disposer d'aucune signalétique extérieure ni de boîte aux lettres ni de boîte postale spécifique. Le notaire ne peut communiquer sur l'existence d'un tiers-lieu de quelque façon que ce soit.
Le tiers-lieu est aménagé de façon à assurer la confidentialité propre à l'exercice de la profession de notaire.
Une équipe suffisante pour assurer l'accueil du public doit être maintenue dans l'office.
La création d'un tiers-lieu nécessite un accord préalable de la chambre des notaires du lieu du siège de l'office individuel ou de la société titulaire d'un ou plusieurs offices. L'office ou la société qui sollicite une telle autorisation adresse sa demande à la chambre des notaires par lettre recommandée avec accusé de réception. Celle-ci statue dans un délai de trois mois. A défaut de réponse dans ce délai, le silence vaut acceptation. L'office ou la société ayant obtenu l'accord en informe la chambre des notaires du site d'installation du tiers-lieu si elle est différente. En cas de sociétés multi-offices, la société informe la ou les chambres dont dépendent les offices dont elle est titulaire.
Les conditions de travail dans le tiers-lieu doivent respecter les dispositions du code de déontologie et celles du présent règlement sur le secret et la discrétion professionnels. Un tiers-lieu ne peut donc pas être situé dans un espace de travail ouvert partagé avec d'autres offices ou entreprises.
L'utilisation d'un tiers lieu ne doit en aucun cas constituer ou aboutir à une concurrence déloyale ou de recherche de clientèle.
14. Publicité - sollicitation personnalisée
14.1. Principes relatifs à la communication du notaire
Le notaire, officier public, délégataire de la puissance publique, tenu au secret professionnel, respecte dans sa communication et ses relations avec les tiers, quel qu'en soit le support, les principes posés par le présent règlement et notamment les principes suivants :
- la dignité, la loyauté, la confraternité, la délicatesse ;
- la neutralité, l'impartialité et l'objectivité ;
- l'utilité pour le public ;
- la cohérence ;
- l'utilité pour l'ensemble de la profession.
Tout document destiné à la correspondance ou à la communication du notaire doit mentionner les éléments permettant de l'identifier ; il peut indiquer le réseau ou le groupement dont lui ou son office est membre dès lors que cette appartenance audit réseau ou groupement a été déclarée dans les conditions figurant au présent règlement.
Il appartient à la chambre des notaires de contrôler a posteriori les instruments de communication, d'apprécier leur légitimité et leur utilité et d'en vérifier le contenu et l'usage qui en est fait.
Dans les six mois de la survenance d'un changement de titulaire d'un office, de l'accueil d'un nouvel associé, de la création d'un office, le notaire est autorisé à faire paraître à ses frais cinq avis de presse selon une présentation préalablement communiquée à la chambre des notaires.
14.2. La publicité
Le notaire s'abstient de toute démarche à caractère publicitaire, impliquant une communication de masse indifférenciée et générale, pour proposer ses services à un large public, et ce sous quelque forme que ce soit.
Le démarchage est interdit au notaire, y compris sur les réseaux sociaux qui ne peuvent pas être utilisés aux fins de détourner la clientèle des confrères. La pratique du référencement payant est prohibée.
Le notaire ne peut participer ès-qualités à une action de communication médiatique sans en avoir préalablement informé le président de la chambre des notaires dont il dépend. Toute intervention ne peut avoir pour objet que la promotion de la profession en général.
Le notaire ou son office ne peuvent pas être sponsors ; ils peuvent être mécènes sans pour autant pouvoir communiquer sur leur action de mécénat.
Seules les instances du notariat peuvent faire de la publicité au service du notariat sur tous supports, y compris les réseaux sociaux. Elles peuvent être sponsors et mécènes et communiquer sur leurs actions.
Toute distribution générale de carte de visite est interdite.
Les objets promotionnels (porte-clés, stylos, clés USB…) ne peuvent être que de faible valeur et leur distribution doit être réservée aux clients de l'office.
Lorsqu'un office organise un évènement, il n'adresse d'invitations qu'à ses clients.
14.3. La sollicitation personnalisée
La sollicitation personnalisée obéit à un formalisme strict :
- elle doit être conforme à la réglementation applicable au respect de la vie privée ;
- il ne peut s'agir que d'un écrit (courrier postal ou courrier électronique), à l'exclusion de tout autre mode de communication. Sont notamment prohibés toute démarche physique ou téléphonique ou encore un message textuel envoyé sur un terminal téléphonique (SMS ou autre plateforme de communication).
14.4. Le site internet et la proposition de services en ligne
Tout office notarial peut disposer d'un site internet sous réserve de se conformer aux règles déontologiques de la profession et de respecter la charte graphique visée à l'article 14.5 du présent règlement et le plan de nommage arrêtés par le Conseil supérieur du notariat et publiés sur le portail intranet de la profession.
Le site internet du notaire ne comporte aucun encart ou bannière publicitaire autre que celui ou celle de la profession
Une société multi-offices ou un réseau de notaires régulièrement déclaré au sens du présent règlement peut disposer de son propre site internet, dès lors que celui-ci mentionne expressément et de manière non équivoque pour chaque office détenu par la structure ou pour chaque membre du réseau, le lieu de sa situation et le ou les noms du ou des notaires nommés pour exercer dans cet office.
L'office notarial qui apparait sur le site internet d'une société à laquelle il appartient ou dont il est partenaire est identifié de manière non équivoque avec toutes ses composantes (nom ou dénomination, siège, lieu d'exercice).
L'office notarial qui ouvre un site internet, y propose ses services ou ouvre ou modifie une ou plusieurs pages web destinées aux mêmes fins sur un site internet tiers doit en informer sans délai la chambre des notaires dont il dépend.
La chambre des notaires exerce un contrôle des sites internet et vérifie leur conformité avec les règles énoncées dans le présent article.
14.5. Les logotypes
L'utilisation de logotypes est autorisée sous réserve de respecter la charte graphique de la profession arrêtée par le Conseil supérieur du notariat et publiée sur le portail intranet de la profession.
Toute utilisation de logotype, signe, symbole ou filigrane est interdite dans les actes authentiques, à l'exception de ceux prescrits par le Conseil supérieur du notariat.
L'utilisation par l'ensemble des notaires et des instances représentatives de la profession des logotypes auxquels il est fait référence dans la charte graphique du notariat est obligatoire et systématique et permet ainsi, en tant qu'emblème du notariat, d'accréditer une identité visuelle commune de nature à ne créer aucune confusion dans l'esprit du public.
L'apposition de ce symbole national d'appartenance et de reconnaissance (représentation stylisée du sceau, dite « Marianne ») doit être faite sur tous les supports de communication qu'ils soient imprimés, affichés sur les devantures ou numériques (sites internet et médias sociaux).
Dans l'hypothèse où le notaire, l'office ou l'instance dispose d'un logotype qui lui est propre, l'utilisation du logo NOTAIRES DE FRANCE en monochrome, en association avec son propre logo au sein d'un bloc-marque, est impérative.
L'apposition de ce bloc-marque est faite par le notaire, l'office ou l'instance sur tous les supports de communication, sur tous les types de réseaux ou médias sociaux et ce, conformément à la charte graphique de la profession ci-dessus visée.
Les notaires, offices ou instances souhaitant utiliser un texte pour logo (nom de l'office, du notaire ou initiales…) doivent également créer un bloc-marque avec le logo NOTAIRES DE FRANCE selon les mêmes règles que pour les offices disposant de leur propre logo.
L'utilisation isolée du logotype NOTAIRES DE FRANCE, monochrome ou en quadrichromie, est réservée au Conseil supérieur du notariat.
Dans l'hypothèse où l'office notarial détient un ou plusieurs « label(s) CSN » et qu'il souhaite en faire communication, il ne peut en apposer les logos qu'à condition de le(s) adjoindre au(x) logotype(s) de la profession répondant aux conditions ci-dessus définies.
15. Le titre, les certificats et les labels
Outre les mentions figurant à l'article 15 du code de déontologie, le notaire peut faire suivre l'indication de son titre de celle du certificat de type ISO et du label professionnel. Cette indication peut également être faite sur le site internet de l'office.
La certification de type ISO est attribuée nominativement et individuellement à l'office. Cette certification est délivrée par un organisme certificateur accrédité dans un pays de l'OCDE et porte sur l'organisation de l'ensemble des activités de l'office.
L'obtention, le retrait ou la péremption du certificat doit faire immédiatement l'objet d'une déclaration par l'office concerné à la chambre des notaires qui en informe aussitôt le Conseil supérieur du notariat.
La mention de la certification ISO est autorisée dans le respect des principes de déontologie, selon la formulation suivante : office certifié ISO par (indication de l'organisme certificateur) suivi du numéro d'enregistrement.
Le certificat peut être affiché dans l'office dans son format original, sans qu'il puisse être visible de l'extérieur.
En cas de retrait ou de péremption du certificat, la mention et l'affichage doivent être immédiatement supprimés.
Lors de l'inspection annuelle, il est vérifié l'existence du certificat et sa validité formelle.
Le notaire salarié mentionne dans toutes ses correspondances et l'ensemble des actes relevant de son activité professionnelle le nom ou la dénomination du titulaire de l'office notarial au sein duquel il exerce, ainsi que le siège de cet office afin qu'il n'y ait aucun doute sur le titulaire de l'office au sein duquel le notaire salarié exerce.
16. Nom - dénomination - appellation
16.1. Principe général
Les nom, dénomination, appellation ne doivent pas faire naître dans l'esprit du public une fausse croyance sur une exclusivité de compétence territoriale ou sur un monopole fonctionnel.
La chambre des notaires accomplit une mission de vérification des sites internet, adresses courriels, nom des notaires, dénomination des offices et des structures qui en sont titulaires afin de vérifier leur conformité aux règles professionnelles.
Le changement de dénomination sociale donne lieu à information auprès de la chambre des notaires, du procureur général compétent et de la Chancellerie.
16.2. Le nommage du site internet
Le nommage du site internet de l'office est contrôlé par la chambre des notaires conformément à l'article 14.4. dans le respect du principe ci-dessus.
16.3. L'adresse de messagerie professionnelle
L'adresse de messagerie professionnelle sortante du notaire se termine par « .notaires.fr », afin d'éviter toute confusion dans l'esprit du public.
Elle est conforme au plan de nommage approuvé par le CSN, dans un souci de sécurité, d'unité, et de cohérence.
16.4. En-tête des actes authentiques
L'en-tête des actes authentiques comprend les prénom, nom du notaire, la dénomination de la structure d'exercice de l'office, son numéro de CRPCEN et l'adresse de l'office dans lequel il a été nommé, à l'exclusion de toute autre mention, signe ou symbole.
16.5. Le nom du notaire
Le nom choisi par le notaire doit être identique dans tous les aspects de sa vie professionnelle : dénomination dans les actes, sceau, papier à en-tête, adresse et signature courriel, plaques professionnelles et annuaires.
Le mariage ou le divorce d'un notaire postérieurement à sa nomination ne donne pas lieu à un arrêté modificatif du garde des sceaux.
Le notaire marié peut, à titre d'usage, ajouter à son nom celui de son conjoint.
En cas de divorce, le notaire perd en principe le nom de son conjoint qu'il avait accolé à son nom de famille ; il peut conserver ce nom dans certains cas expressément prévus par le code civil.
Le notaire concerné devra, dans ces deux cas, en informer la chambre des notaires, le procureur général près la cour d'appel dont il dépend et la Chancellerie.
Le notaire remet son ancien sceau à la chambre des notaires et fait établir un nouveau sceau en prenant soin d'en déposer l'empreinte au greffe de la cour d'appel dont il dépend accompagnée d'un spécimen de signature si cette-dernière venait également à être modifiée.
Les règles énoncées ci-dessus s'appliquent également au notaire qui change de nom de famille ou adopte celui de l'autre parent à titre de nom d'usage.
17. Le sceau
Le sceau du notaire doit être conforme aux règles professionnelles en vigueur. Le sceau du notaire salarié mentionne en outre la dénomination de la personne physique ou morale titulaire de l'office au sein duquel il exerce.
Le notaire peut détenir un sceau sec et un sceau humide dès lors qu'ils sont identiques.
L'encre du sceau humide et l'image du sceau électronique sont monochromes.
Les notaires associés au sein d'une même société ne peuvent disposer d'un sceau commun.
Le sceau du notaire qui change de structure ou de lieu d'exercice sans prêter à nouveau serment est modifié sur production d'une attestation de la chambre des notaires dans le ressort de laquelle le notaire exerce ses nouvelles fonctions.
En toutes circonstances, l'usage du sceau doit être conforme aux règles légales.
Le notaire en exercice appelé à suppléer un confrère ou nommé en qualité d'administrateur d'un office utilise son propre sceau dans le cadre de ces fonctions.
Le suppléant ou l'administrateur qui n'est pas notaire en exercice détient un sceau particulier mentionnant ses prénom et nom et faisant état de sa qualité de suppléant ou d'administrateur.
Le notaire substituant utilise son propre sceau pour l'ensemble des actes qu'il reçoit pour le compte du notaire substitué.
En cas de cessation des fonctions, le ou les sceaux du notaire est(sont) remis pour destruction à la chambre des notaires dont il dépend.
18. Le panonceau
18.1. Obligation d'apposer un panonceau
Les offices de notaires et bureaux annexes doivent obligatoirement être indiqués par des panonceaux, au nombre de quatre au plus par office ou bureau annexe. Les panonceaux du local accessoire autorisé sont décomptés du nombre total possible de panonceaux de l'office.
Le panonceau est le symbole de l'Etat et de la puissance publique ; il ne peut être assimilé ni à une enseigne, ni à un dispositif publicitaire.
Il ne peut être apposé qu'aux portes extérieures ou intérieures des locaux concernés et sur les grilles garnissant les fenêtres des locaux qui se trouvent au rez-de-chaussée.
18.2. Panneaux et autres signalétiques
Des panneaux ou autres signalétiques complémentaires peuvent également être apposés à l'extérieur des locaux concernés dans les conditions fixées par la chambre des notaires. Le panneau respecte dans ses dimensions, sa présentation et son emplacement les principes de dignité, de discrétion et de réserve qui s'imposent au notaire en sa qualité d'officier public et ministériel.
Il revient à la chambre des notaires d'apprécier si le panneau envisagé n'enfreint pas les principes énoncés ci-dessus et les usages locaux.
Les panneaux peuvent être lumineux ou éclairés de l'extérieur aux heures d'ouverture de l'office. Les lumières clignotantes sont interdites. Ils peuvent comporter les mots « notaire » ou « notaires » ou « office notarial », l'un des logos officiels comportant l'effigie de la profession « Notaire » ou « Notaires « ou d'un bloc-marque composé du logo du notaire ou de la structure d'exercice accompagné du logo monochrome « Notaires de France » conforme à la charte graphique du notariat.
La signalisation des offices et bureaux est admise dans la commune d'implantation des locaux, à l'identique de celle des bâtiments administratifs.
Une plaque professionnelle peut être apposée sur les locaux concernés dans les conditions fixées par la chambre des notaires et en fonction des usages locaux s'il en existe. La dimension des plaques doit être conforme aux principes généraux de dignité, de discrétion et de réserve. En cas d'office détenu par une société multi-offices, la plaque n'indique que les prénoms et nom(s) du ou des notaires exerçant dans cet office.
Le tiers-lieu, n'ayant pas vocation à recevoir de la clientèle, ne peut être distingué par un panonceau, un panneau, une plaque professionnelle ni par toute autre signalétique, ni sur le local lui-même, ni dans la commune où il est situé, ni sur tout support électronique.
19. Conservation des minutes et documents professionnels
Le notaire peut confier à un tiers agréé par le service des Archives de France, dans le respect de l'article 2.2, l'archivage physique ou numérique des dossiers et des actes.
Le notaire impose dans le contrat qui le lie au prestataire :
- la sécurité optimale en termes de gardiennage (vols et dégradations), de protection contre l'incendie (détection, moyens d'intervention) et de sérieux dans le classement et le reclassement des actes et dossiers ;
- la confidentialité : le prestataire doit s'engager à se conformer aux règles de la profession quant à l'accès, la consultation et la copie ou la numérisation des actes et des dossiers, dans le strict respect du secret professionnel ;
- la disponibilité : le prestataire doit s'engager à respecter des délais très courts pour la livraison de la commande.
20. Comptabilité
20.1. Comptabilité
La comptabilité doit être tenue au jour le jour, ce qui implique une taxation des actes et des prestations au jour le jour, chaque journée devant être clôturée avant l'ouverture de la journée comptable suivante.
Un tableau de bord, conforme au modèle édicté par arrêté du garde des sceaux et permettant le contrôle de la couverture des fonds détenus et des disponibilités courantes, doit être établi au titre de chaque journée comptable.
La couverture des fonds clients doit être assurée en permanence.
20.2. Déclaration d'activité professionnelle (DAP)
Tous les offices notariaux doivent établir chaque année civile un document intitulé « déclaration d'activité professionnelle ».
La déclaration d'activité professionnelle est transmise au Conseil supérieur de notariat de façon dématérialisée.
Ce document est intégré dans les logiciels comptables des offices de notaires et doit être conforme au modèle élaboré par le Conseil supérieur du notariat.
21. Libre choix
La clientèle d'un notaire est constituée par les personnes qui, volontairement, requièrent ses conseils, ses avis, ses services ou lui confient l'établissement de tous actes et conventions les concernant.
Le libre-choix du notaire par le client s'exerce à tout stade du traitement du dossier et jusqu'à la signature de l'acte.
Tenu de s'abstenir de toute démarche ou manœuvre ayant pour objet ou pour effet de détourner le client de son choix, le notaire ne peut en aucun cas rémunérer de ses deniers personnels ou de ceux de la structure d'exercice dont il est membre, ou par quelque moyen que ce soit, les membres d'autres professions avec lesquels il est en relation ou recevoir de ceux-ci une rémunération ou un avantage direct ou indirect.
Le paiement d'un service effectivement fourni dans le respect du règlement ou des accords interprofessionnels peut être effectué.
En toute circonstance, le notaire doit préserver la liberté de choix du client et l'équilibre entre les parties. En particulier, lorsqu'il est requis de recevoir un acte auquel est partie une collectivité publique, un établissement public ou un organisme financier dont il est le conseil habituel, il est tenu d'informer les autres parties qu'elles ont la possibilité de se faire assister par un notaire de leur choix, sans qu'il en résulte une augmentation des frais, des émoluments et du délai de traitement du dossier.
L'adhésion d'un notaire à un réseau ou un groupement de recommandation d'affaires ou de réflexion n'est possible que si les quatre exigences suivantes sont cumulativement respectées :
- le secret professionnel notarial général et absolu ;
- le libre choix du notaire par le client ;
- le devoir de courtoisie entre confrères ; la recommandation doit donc demeurer désintéressée et non rémunérée, directement ou indirectement ;
- la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.
22. Obligations et interdictions
22.1. Obligations et interdictions générales
Le notaire s'astreint à respecter les circulaires, chartes, conventions et guides émanant du Conseil supérieur du notariat.
Il assume avec diligence l'ensemble des missions qui lui sont confiées.
Il veille au respect de l'authenticité, alimente sans délai toute base de données prévue par les lois et règlements en vigueur et se conforme aux règles applicables aux téléprocédures.
Il accomplit toutes diligences et emploie tous moyens pour assurer la sécurité de son installation et de son environnement informatiques.
Préalablement à la réception de l'acte, le notaire donne aux parties une information adéquate et veille à la bonne compréhension de la nature et de la portée des engagements qu'elles prennent en éclairant leur consentement. Pour autant, il n'est pas tenu à une obligation de conseil et de mise en garde concernant l'opportunité économique de l'opération, en l'absence d'éléments d'appréciation qu'il ne lui appartient pas de rechercher.
Le notaire s'efforce de satisfaire le client. En cas de réclamation de ce dernier auprès de l'instance dont dépend le notaire, il répond à celle-ci sans délai, de manière complète et transparente.
Le notaire se doit d'être vigilant et prudent. Ainsi il ne peut, ni l'un de ses collaborateurs, recevoir de ses clients un mandat conçu en termes généraux pour prêter ou emprunter.
Les motifs justes et raisonnables permettant au notaire de refuser de prêter son ministère résultent de l'article 22 du code de déontologie notariale.
Le critère économique ne saurait être un motif juste et raisonnable pour refuser d'instrumenter.
Dans tous les cas, il appartient au notaire d'expliquer au client les motifs de son refus d'instrumenter.
22.2. Dépôts et annexes
Il est interdit au notaire de déposer au rang de ses minutes les brevets, copies exécutoires, copies authentiques ou extraits d'actes passés devant d'autres officiers publics français. Il lui est également interdit d'annexer les copies exécutoires, copies authentiques ou extraits d'actes passés devant d'autres officiers publics français.
Toutefois, ces interdictions ne s'appliquent pas s'il s'agit :
- de procurations, substitutions de pouvoirs, autorisations et consentements ;
- des pièces établissant les qualités des parties ; et
- de celles nécessaires pour la délivrance de certificats de propriété.
Le notaire ne peut délivrer de manière autonome aucune copie authentique ou exécutoire ni extrait des pièces mentionnées ci-dessus.
La chambre des notaires peut, dans les circonstances qu'elle apprécie, admettre des exceptions spéciales aux interdictions résultant des dispositions qui précèdent.
23. Rémunération
Le notaire perçoit des émoluments pour les actes tarifés, selon un barème obligatoire et unique sur l'ensemble du territoire. Il est rémunéré sous forme d'honoraires pour les actes ou prestations non tarifés.
Le notaire peut demander au client le remboursement des débours exposés pour le compte de son client et notamment des frais de déplacement dans la limite des dispositions prévues à ce titre par le code de commerce. En conséquence, il ne peut percevoir de rémunération à ce titre.
Le partage d'émoluments ne peut avoir lieu qu'entre notaires.
La convention d'honoraires signée par le notaire avec son client peut inclure des sommes dues en rémunération de prestations exécutées par un membre de l'une des professions juridiques réglementées visées à l'article L. 444-1 du code de commerce. Lorsque la prestation est exécutée par un professionnel autre que ces derniers, la convention d'honoraires est signée directement entre le client et cet autre professionnel.
Au titre d'un acte déterminé ou d'un ensemble d'actes reçus dans le cadre d'une opération d'ensemble, la remise des émoluments ne peut être accordée qu'en totalité.
Le notaire peut accorder des remises partielles sur une même catégorie d'actes déterminés dans le respect et les limites des règles fixées par le tarif règlementé des notaires.
La réalisation de l'ensemble des actes contribuant à une opération de marchand de biens, de promotion immobilière ou de lotissement ou faisant partie de l'une de ces opérations constitue une opération d'ensemble. Notamment, le notaire ne peut pas faire une remise d'émoluments au profit d'un promoteur immobilier sur l'acte d'acquisition d'un terrain et les prêts accordés à celui-ci sans le faire également pour les ventes effectuées par ce promoteur et portant sur les locaux qu'il fait construire.
En cas de pluralité de notaires, chacun peut faire la remise totale ou partielle, dans le respect des dispositions tarifaires règlementaires, des émoluments lui revenant.
24. Tenue du compte et remise de pièces
L'état détaillé des frais remis par le notaire à son client à l'issue des formalités postérieures à la réception des actes fait ressortir distinctement par acte ou prestation et séparément des autres opérations comptables :
- les droits de toute nature payés au Trésor ;
- les débours ;
- les émoluments, avec référence au tarif ;
- les honoraires.
Il doit être remis au client une copie intégrale de l'acte comprenant l'ensemble des annexes et, lorsqu'elles sont requises, les mentions relatives à l'accomplissement des formalités d'enregistrement ou de publicité foncière de l'acte.
25. Médiation
25.1. Le médiateur de la consommation du notariat
Le notaire doit faire connaître par tous moyens lisibles et appropriés la possibilité pour le client d'avoir recours au médiateur de la consommation du notariat en cas de différend entre eux et en indiquer les coordonnées.
Il dispose d'un délai de trois semaines à compter de sa saisine pour faire savoir de façon expresse s'il entend ou non participer à la démarche de médiation notifiée par le médiateur. Il signe en personne sa réponse.
Le notaire doit fournir sans délai les pièces demandées par le médiateur. Il ne peut refuser d'être entendu par le médiateur.
Le notaire peut mettre fin à la médiation.
Il peut refuser la proposition de solution du médiateur.
Il doit, en cas d'acceptation de la proposition de solution par les deux parties, l'exécuter de bonne foi et sans délai.
25.2. Différend entre notaires d'un même office
Le différend entre notaires d'un même office ne peut être soumis à la chambre qu'après échec des méthodes de règlement amiable des conflits contenues dans le règlement intérieur de l'office ou proposées par la profession (conciliation, médiation ou arbitrage).
25.3. Médiation et autres modes de règlement des différends
Le notaire peut exercer tous les modes amiables de règlement des différends qui ne sont pas interdits par son statut (par exemple, la médiation). Il peut également être arbitre dans tout dossier pour lequel il n'a pas été saisi en qualité de notaire.
En cas de survenance d'un différend dans un dossier dont il a à connaître, il favorise et encourage le recours à tout mode de règlement alternatif des litiges.
26. Devoirs envers les confrères
26.1. Devoir de courtoisie
Le notaire se doit de respecter ses confrères, leur personnel et leur clientèle.
Sous réserve du respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations confiées par le client :
- le notaire doit communiquer à ses confrères l'ensemble des éléments et informations qu'il détient dans le cadre de tout dossier dont il a à connaître ;
- toute demande d'un confrère, toute interrogation ou demande de renseignement ou de copie d'acte doit recevoir une réponse diligente et exhaustive dans un délai raisonnable.
Toute erreur ou faute d'un confrère, ainsi que tout manquement ou divergence de vue et d'analyse du présent règlement, se doivent de n'être relevées et discutées qu'hors la présence des clients. Il en va notamment ainsi des questions ayant trait aux règles d'attribution de la minute et de partage des émoluments.
Le notaire doit répondre à tout appel téléphonique d'un confrère ou d'un membre d'une instance notariale et y donner suite dans les meilleurs délais.
Tout notaire qui a un différend avec un confrère ou s'estime fondé à s'en plaindre saisit le président de l'instance compétente dont il dépend qui, au besoin, en informe son bureau.
Le notaire veille à la bonne compréhension par son client de l'ensemble des règles de confraternité en usage dans le notariat, ainsi que les décisions d'arbitrage rendues par les instances compétentes.
26.2. Substitution, remplacement et devoir d'assistance
26.2.1. Substitution
Il y a substitution lorsqu'un notaire remplace un confrère absent ou momentanément empêché.
L'office du notaire substitué conserve la minute qui est toutefois portée sur les deux répertoires.
Dans leurs rapports entre eux, le notaire substitué assume seul les conséquences pécuniaires de toute action en responsabilité liée à la substitution, sauf négligence ou faute du notaire substituant.
La substitution est impossible pour la réception d'un testament authentique.
Un notaire salarié ne peut substituer un confrère.
26.2.2. Remplacement
Le notaire peut, en cas d'absence temporaire supérieure à quinze jours, se faire remplacer par l'un de ses confrères.
Le remplacement fait l'objet d'une convention écrite et signée par le notaire remplaçant et le notaire remplacé. Cette convention fixe notamment la durée du remplacement et le montant de la rétribution versée par le notaire remplacé au notaire remplaçant à titre de rémunération.
Une copie de cette convention est transmise par tout moyen, au plus tard quinze jours avant le début de la période de remplacement, par le notaire remplacé au président de l'instance locale dont il dépend. Le notaire remplaçant informe dans les mêmes conditions et délai l'instance locale dont il dépend si celle-ci est différente de celle dont dépend le notaire remplacé.
Un notaire salarié ne peut remplacer un confrère.
26.2.3. Devoir d'assistance et de conseil
Le notaire se doit de donner suite avec diligence à toute demande d'assistance ou de conseil d'un confrère, sauf motif impérieux.
26.3. Concours et participation
26.3.1. Définitions
Il y a concours ou participation lorsque plusieurs notaires interviennent à un acte.
Il y a concours lorsque tous les notaires, appelés à la réception d'un acte dont la minute est attribuée à l'un d'eux, contribuent à son authenticité. Tout notaire amené à concourir est dit « notaire en concours », nommé ainsi dans le préambule de l'acte. Dans tous les cas, le notaire en concours signe cet acte ou le recueil de signature dans le cadre d'un acte authentique électronique à distance ; cet acte authentique électronique à distance est nécessairement un acte reçu en concours.
Il y a participation lorsque plusieurs notaires interviennent à un acte et que seul le notaire instrumentaire authentifie l'acte reçu. Tout notaire admis à participer est dit « notaire en participation ». Le notaire en participation peut signer cet acte.
26.3.2. Règles communes
Le notaire attributaire de la minute est dit « notaire instrumentaire » ou « notaire en premier » ; il est nommé en premier dans le préambule de l'acte. Le notaire en concours ou en participation est dit « notaire en second ».
Seuls le concours ou la participation donnent droit au partage des émoluments d'acte. Néanmoins, tout notaire peut, à chaque instant du dossier, intervenir en qualité de conseil de ses clients et se faire rémunérer par ces derniers par un honoraire au titre de son intervention.
Pour avoir droit au concours ou à la participation, le notaire doit avoir été requis par l'une des parties à l'acte et avoir participé effectivement à son élaboration, sa rédaction ou son étude.
Lorsque l'acte à recevoir ouvre droit à concours ou participation, le notaire instrumentaire a l'obligation de faciliter l'intervention du ou des confrère(s) en concours ou en participation.
Tout rendez-vous doit avoir été arrêté d'un commun accord entre les notaires intéressés.
Lorsque qu'un rendez-vous se tient en visioconférence, tous les intervenants doivent être visibles et audibles de tous afin de permettre à chacun de comprendre et participer utilement. Chaque notaire doit veiller à la qualité de ses équipements et aux aménagements nécessaires au sein de son office, et prendre les mesures adaptées pour se former personnellement à l'utilisation des outils numériques nécessaires à la tenue d'un rendez-vous en visioconférence.
L'attestation immobilière après décès, le certificat de propriété et le procès-verbal d'adjudication judiciaire ne donnent droit ni à concours ni à participation. Il en va de même pour tout acte rémunéré par un émolument fixe.
Ne peut prétendre ni à concours ni à participation le notaire :
- pris en sa qualité de représentant des parties intervenantes pour la validité, la régularité ou pour assurer le plein effet de la convention (autorisation, renonciation à un droit, prise de communication, dispense de notification, etc.) ;
- ayant, dans le cadre d'un dossier de succession, réalisé seulement une ouverture de coffre-fort ou une prisée de mobilier ;
- représentant l'adjudicataire, la caution intervenant à l'acte principal, le créancier subrogé, le bénéficiaire de l'hypothèque légale spéciale prévue au 2° de l'article 2402 du code civil intervenant à l'acte de vente, ou la société bailleresse dans le cadre d'une cession de crédit-bail ;
- intervenant dans le cadre d'un dossier confié à un confrère commis judiciairement.
L'établissement d'une déclaration de succession n'ouvre pas droit à participation.
En l'absence de toute décision judiciaire contraire, le partage des émoluments détermine, dans les mêmes proportions, la contribution de chaque notaire à la participation contractuelle - ou franchise - fixée par le contrat d'assurance de responsabilité civile.
Lors d'un concours ou d'une participation, par principe :
a) Le notaire instrumentaire doit envoyer au notaire en second, a minima :
- avant le rendez-vous de signature, de préférence par courrier électronique, dans un délai raisonnable compte tenu de sa complexité, et permettant au notaire et à ses clients d'examiner le projet et de formuler des observations :
- le projet et ses annexes ;
- l'ensemble des documents nécessaires à la parfaite information des parties ;
- le bilan financier ;
- après la signature de l'acte :
- sans délai, une copie simple de l'acte avec toutes ses annexes ;
- la copie authentique de l'acte, avec toutes ses annexes qui doit revenir à son client ;
- l'état hypothécaire sur formalités ;
- le relevé de compte détaillé, la facture ;
- le solde du compte ;
- un justificatif de l'apurement de la situation hypothécaire ;
b) Le notaire en second doit envoyer au notaire instrumentaire :
- la comparution des clients qu'il assiste ;
- toutes pièces ou informations qui nécessitent un contact direct avec son client,
de façon à permettre à ce dernier de lui envoyer le projet dans le délai ci-dessus fixé.
Le notaire instrumentaire doit envoyer une proposition de facture au(x) notaire(s) en second dans les trente jours de la signature de l'acte.
La fraction de l'émolument qui lui (leur) est due sous la seule déduction de la part correspondante à la cotisation revenant à la Caisse de retraite des clercs est payable dès réception de l'acceptation de la proposition de partage d'émoluments ou de l'encaissement des frais pour les personnes publiques.
26.3.3. Règles spécifiques
Les règles d'interdiction d'instrumenter pour lien de parenté ou d'alliance ainsi que celles relatives à l'intérêt personnel s'imposent au notaire en concours mais ne s'imposent pas au notaire en participation.
27. Devoirs envers les instances du notariat
27.1. Le notaire vis-à-vis des instances
Le notaire met ses qualités intellectuelles et ses connaissances professionnelles au service de la profession par une implication dans les instances professionnelles. Il ne cherche pas à en tirer un avantage personnel.
Il apporte son concours à la vie de la profession, à moins que les circonstances ne s'y opposent. Il s'efforce de coopérer loyalement aux politiques et actions menées ou proposées par la profession et ses instances.
Il participe aux manifestations destinées à la promotion de la profession et à l'information du public.
Les présidents de chambre ou de conseil régional, comme les autorités de tutelle, peuvent à tout moment inviter un notaire, après l'avoir entendu, à se conformer aux règles statutaires de la profession.
Le notaire peut et doit apporter à ses instances professionnelles ses explications et défenses ainsi que ses suggestions et critiques constructives pour améliorer l'exercice de la profession.
Il doit, en toute circonstance, s'abstenir de toute parole blessante, de tout comportement désobligeant envers les instances professionnelles, leurs élus et collaborateurs.
Le notaire ne peut saisir directement le Conseil supérieur du notariat. Le président de chambre, le président du conseil régional, le délégué de cour au Conseil supérieur du notariat sont seuls autorisés à solliciter l'avis du Conseil supérieur du notariat.
Tout notaire qui estime avoir à se plaindre d'un confrère ne peut le faire qu'en saisissant par écrit le président de l'instance compétente.
Aucun notaire ne peut se plaindre d'un officier public ou ministériel ou d'une autorité judiciaire ou administrative, sans en avoir informé préalablement le président de sa chambre.
Le notaire honoraire est tenu de répondre à toute demande de collaboration de la part des instances et de tous organismes professionnels, dans le cas où son concours est prévu ou autorisé par les lois et règlements.
27.2. Le notaire membre de l'instance
Le notaire, élu ou investi dans une mission professionnelle, doit recevoir tout le soutien moral et matériel qu'un notaire qui se dévoue pour autrui est en droit d'attendre des autres membres de la profession.
Ce devoir d'entraide se manifeste tout particulièrement lorsqu'un notaire élu ou investi d'une mission professionnelle est moins présent en l'office en raison des fonctions qu'il assume au bénéfice de la profession ; ce devoir s'impose aux autres notaires exerçant au sein de la même structure.
Toute disposition visant à priver ou à restreindre, directement ou indirectement, le droit pour un notaire d'être candidat à une fonction élective, contenue dans quelque document que ce soit, est contraire aux règles déontologiques de la profession notariale.
Le notaire acceptant des mandats électifs ou des missions professionnelles veille à ne pas mettre en danger ou fragiliser à moyen ou long terme l'équilibre économique ou l'organisation de l'office dans lequel il exerce.
27.3. Présence obligatoire
Les notaires en exercice, régulièrement convoqués, sont tenus d'assister d'une manière continue aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires de compagnie et aux réunions et assemblées des instances dont ils sont membres.
27.4. Excuses
Le notaire qui ne se rend pas à une convocation doit faire connaître au président de l'instance concernée, avant la date de l'assemblée, le motif de son empêchement et demander d'être excusé. Le président de l'instance concernée apprécie la recevabilité des excuses présentées. L'auteur d'excuses non admises est compté absent.
27.5. Secret
Les délibérations de l'instance sont secrètes ; personne en dehors des membres de l'instance concernée ne peut y participer. Toute violation du secret peut faire l'objet d'une sanction disciplinaire.
Dans la phase préparatoire de la délibération et de la décision, il peut être fait appel à une personne étrangère à l'instance, pour information ou consultation. Elle se retire avant la reprise des délibérations.
27.6. Respect de l'autorité de l'instance
Tout notaire est tenu, sous peine de sanctions disciplinaires, de se présenter personnellement à toutes convocations du président de l'instance concernée ou sur son ordre, devant lui ou devant l'instance concernée.
Aucune excuse n'est admise sauf maladie grave ou absence dûment justifiée.
27.7. Information de l'instance
Le notaire a l'obligation d'informer les instances compétentes de tout acte contraire à la confraternité ou à la déontologie notariale, ainsi que de tout fait délictueux commis par un confrère, dont il pourrait avoir connaissance, sans préjudice des dispositions du code de procédure pénale relatives à la dénonciation des crimes et délits.
28. Inspections professionnelles
Tout notaire peut être sollicité pour contrôler l'activité professionnelle de ses confrères dans le cadre d'inspections diligentées par les instances du notariat.
Le notaire-inspecteur se conforme au guide de l'inspection édicté par le Conseil supérieur du notariat. Il apporte à sa mission le soin et la fermeté nécessaires à son efficacité sans se départir de la courtoisie due à un confrère. Il est tenu dans l'exercice de cette mission au secret professionnel.
Le notaire inspecté est présent et se met personnellement à la disposition des inspecteurs tout au long de l'inspection. Il veille à faciliter l'accomplissement de leur mission, que les inspecteurs soient ou non notaires. Il fait preuve de courtoisie à leur égard.
Le notaire inspecté est informé à l'issue de l'inspection des observations formulées par les inspecteurs. Il est destinataire des conclusions et recommandations formulées dans leur rapport. Il dispose d'un droit de réponse et les éléments qu'il produit dans ce cadre sont joints au rapport.