Le signalement d'une alerte s'effectue par écrit, soit par courrier postal, soit par voie dématérialisée, ou par oral.
Dans le premier cas, l'envoi est effectué par courrier sous double enveloppe confidentielle. La première enveloppe doit porter le nom de la personne destinataire du signalement avec la mention « Confidentiel ». Sur la deuxième enveloppe qui comporte les éléments du dossier, figurent les mentions « Signalement d'une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2016 ».
Dans le deuxième cas, l'envoi est effectué à l'adresse électronique dédiée et indiquée sur le site internet du ministère de l'intérieur et des outre-mer et les sites intranets de la direction des ressources humaines du ministère de l'intérieur et des outre-mer, de l'inspection générale de l'administration, de l'inspection générale de la police nationale, de l'inspection générale de la gendarmerie nationale et de l'inspection générale de la sécurité intérieure.
Dans le troisième cas, le signalement s'effectue par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale et, sur la demande de l'auteur du signalement et selon son choix, lors d'une visioconférence ou d'une rencontre physique organisée au plus tard vingt jours ouvrés après réception de la demande.
Tout signalement effectué oralement est consigné de la manière suivante :
1° Lorsqu'il est recueilli, avec le consentement de son auteur, sur une ligne téléphonique enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale enregistré, soit en enregistrant la conversation sur un support durable et récupérable, soit en la transcrivant de manière intégrale ;
2° Lorsqu'il est recueilli sur une ligne téléphonique non enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale non enregistré, en établissant un procès-verbal précis de la conversation ;
3° Lorsqu'il est recueilli dans le cadre d'une visioconférence ou d'une rencontre physique, en établissant, avec le consentement de son auteur, soit un enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable, soit un procès-verbal précis.
L'auteur du signalement a la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la transcription de la conversation ou le procès-verbal par l'apposition de sa signature.
Les enregistrements, transcriptions et procès-verbaux ne peuvent être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent.