Examen de la demande par le délégué de l'agence dans le département
L'instruction de la demande est conduite par le délégué de l'agence dans le département dans les conditions fixées par une instruction du directeur général de l'agence.
Pour être réputé complet, un dossier doit être déposé suivant les modalités prévues à l'article 53 et comporter une lettre de demande de subvention ou de vérification de l'éligibilité, accompagnée des pièces définies en annexe 2 ter du présent règlement. Au cours de l'instruction, le service en charge de celle-ci pourra également exiger la production de pièces nécessaires à la compréhension du dossier ou à la vérification des renseignements fournis lorsqu'elles s'avèrent indispensables au traitement du dossier. Dans ce cas, le dossier ne sera réputé complet qu'à réception des pièces demandées.
Lorsque le dossier n'est pas réputé complet, le responsable de l'instruction du dossier demande au maître d'ouvrage de lui adresser les pièces manquantes en précisant la date à laquelle, à défaut de réception de ces pièces, la demande est rejetée. En cas de demande de pièces complémentaires, le délai de quatre mois à partir duquel, à défaut de décision expresse, la demande est réputée rejetée ne court qu'à compter de la réception des pièces demandées dans le délai requis.
Si ces pièces n'ont pas été produites dans le délai imparti, le délégué de l'agence dans le département notifie au demandeur le rejet du dossier en l'informant des voies de recours dont il dispose.
Si le dossier est complet, le délégué de l'agence dans le département adresse au demandeur un courrier l'en informant. Il lui est également indiqué que le dossier fera l'objet d'une transmission au directeur général de l'agence et, le cas échéant, à la CNLHI.
A l'issue de l'instruction, le délégué de l'agence dans le département transmet l'ensemble du dossier au directeur général de l'agence accompagné d'une fiche de synthèse comportant son avis sur le projet, et dont le contenu est fixé par instruction du directeur général.