Les parties sont convoquées par courrier adressé par tout moyen conférant date certaine à sa réception dans les quinze jours de la saisine et huit jours au moins avant la date de la séance de médiation. Une copie de l'acte de saisine est jointe à la convocation de la partie qui n'a pas pris l'initiative de la médiation.
La convocation précise que les intéressés doivent se présenter en personne. Ils peuvent se faire assister d'un conseil.