L'accès aux informations et supports classifiés (ISC) est subordonné à l'habilitation de la personne concernée et à son besoin d'en connaître.
1. Autorité d'habilitation et décision d'habilitation
Le secrétaire général du ministère en sa qualité de haut fonctionnaire de défense et de sécurité est l'autorité d'habilitation du ministère de la culture.
Par délégation du HFDS sont également autorités d'habilitation :
- le HFDS adjoint ;
- le fonctionnaire de sécurité défense.
La décision d'habilitation est l'autorisation donnée à une personne, sous réserve de son besoin d'en connaître, d'accéder à des informations et supports classifiés au niveau précisé dans la décision, ainsi qu'au niveau inférieur.
Elle est prononcée par l'autorité d'habilitation au regard notamment des conclusions du service enquêteur, quel que soit le sens de l'avis de sécurité. L'autorité d'habilitation informe le service enquêteur de sa décision.
La durée de validité d'une décision d'habilitation est au maximum de 5 ans pour le niveau Très Secret et 7 ans pour le niveau Secret.
2. Catalogue des emplois
Conformément à l'IGI 1300, le Service du haut fonctionnaire de défense et de sécurité tient un catalogue des emplois nécessitant une habilitation.
Ce catalogue est établi pour chaque niveau de classification, il permet d'identifier via l'octroi d'un numéro de poste, chaque fonction ou mission impliquant nécessairement l'accès à des informations et supports classifiés au niveau de classification considéré, ainsi que les nom et prénom des personnes physiques les occupant.
A l'échelle des établissements, services et organismes détenteurs d'informations et supports classifiés, ce catalogue des emplois tient lieu de répertoire des postes nécessitant l'accès à des informations ou supports classifiés. Il indique le niveau, les dates de délivrance et de fin de validité des décisions d'habilitation du personnel. Une mise à jour annuelle est réalisée, et, à cette occasion, le représentant légal de la personne morale vérifie que les personnes habilitées ont effectivement eu accès à des informations et supports classifiés pour le niveau concerné et supprime, le cas échéant, les fonctions et missions ne nécessitant plus d'accéder au secret de la défense nationale et, a contrario, ajoute les nouvelles fonctions nécessitant d'y accéder.
Le SHFDS informe des mises à jour du catalogue des emplois les services en charge des ressources humaines concernés (service des ressources humaines et autorités d'emploi des services et établissements).
3. Procédure d'habilitation
A. - Habilitation des personnes physiques
L'accès aux informations et supports classifiés (ISC) est subordonné à l'habilitation de la personne concernée et à son besoin d'en connaître. L'appréciation de ce besoin, mené par le chef d'organisme, doit être rigoureuse pour éviter toute habilitation superflue qui surchargerait inutilement le service enquêteur.
Ce besoin du chef d'organisme se traduit par la rédaction du catalogue des emplois, qui établit pour chaque niveau de classification (Secret et Très secret) la liste des postes pour lesquels une procédure d'habilitation doit être engagée. Pour les agents du ministère, il est recommandé que le besoin d'habilitation figure sur la fiche de poste.
Le responsable hiérarchique de la personne à habiliter sollicite une habilitation pour son collaborateur. Pour les organismes en disposant, la demande transite via l'officier de sécurité ou le fonctionnaire de sécurité de défense. Celui-ci se voit adresser, sous couvert de la voie hiérarchique, un dossier d'habilitation, composé de la demande remplie par l'officier de sécurité de l'organisme et de la notice individuelle de sécurité (ancienne 94A) complétée et signée par le candidat, qu'il doit retourner au SHFDS. Ce dernier apprécie l'opportunité d'habiliter ou non le candidat après avis du service enquêteur.
La décision est notifiée à l'agent et à son supérieur hiérarchique qui font tous deux l'objet d'un entretien à l'issue duquel ils signent le premier volet de l'engagement de responsabilité. Cet entretien, réalisé par l'officier de sécurité ou un représentant du SHFDS, permet d'informer la personne nouvellement habilitée des responsabilités qui lui incombent et des bonnes pratiques en matière de protection du secret de la défense nationale.
B. - Habilitation des personnes morales
L'habilitation d'une personne morale répond à la nécessité pour l'administration d'apprécier les garanties présentées avant d'attribuer un marché avec accès ou détention d'informations et supports classifiés ou de passer une convention avec une personne morale de droit privé ou une collectivité territoriale associée à la protection des intérêts fondamentaux de la Nation.
L'habilitation d'une personne morale s'accompagne pour celle-ci de la mise en place d'une structure de sécurité adaptée aux travaux classifiés qu'elle doit exécuter (dont la désignation d'un officier de sécurité). Par ailleurs, la détention d'ISC impose aux personnes morales de disposer, en plus de l'habilitation, des aptitudes physiques nécessaires.
L'habilitation de la personne morale est le préalable indispensable à l'habilitation de son personnel, à l'exception des phases précontractuelles nécessitant l'accès à des ISC pour l'établissement du contrat, pour lesquelles une ou des personnes physiques spécifiquement désignées doivent obtenir l'habilitation. La composition du dossier d'habilitation est précisée dans l'annexe 20 de l'IGI 1300.
En cas de non-respect de la procédure d'habilitation lors de la procédure de passation du contrat (absence de fourniture de son dossier de demande d'habilitation dans les délais fixés par l'autorité contractante, par exemple), le candidat est réputé avoir renoncé à sa demande. Il ne peut donc plus prétendre à l'attribution du contrat.
L'habilitation d'une personne morale peut faire l'objet d'un réexamen, à l'initiative du service enquêteur ou de l'autorité d'habilitation ou de la personne morale concernée. C'est le cas en particulier lorsque les caractéristiques de la personne morale ont subi des modifications (par exemple : les fusions, acquisitions, rachat ou cession d'activité). Elle peut également être abrogée par décision de l'autorité d'habilitation, après avis du service enquêteur si la personne morale ne remplit plus les conditions nécessaires à sa délivrance.