Avant le 1er octobre 2022, chaque organisation désirant participer au scrutin adresse au préfet de la région (Centre-Val de Loire pour le CRPF Ile-de-France - Centre-Val de Loire, Pays de la Loire pour le CRPF Bretagne - Pays de la Loire et Normandie pour le CRPF Hauts-de-France - Normandie) une demande d'inscription conformément à l'article R. 321-63 du code forestier.
Avant le 15 octobre 2022, le préfet de région dresse la liste des organisations admises à prendre part à l'élection et fixe le nombre de voix attribuées à chacune d'elles en application de l'article R. 321-64. Le centre régional de la propriété forestière apporte son soutien au préfet de région dans ces opérations. Le préfet de région fait immédiatement afficher la liste et notifie à chaque organisation la décision qui a été prise à son égard.