3.6.3. inventaire des documents classifiés
L'inventaire consiste à vérifier la concordance entre le stock des supports classifiés détenus et ceux listés dans les registres (52). Il est réalisé par chaque détenteur sous la supervision de l'officier de sécurité ou de son représentant :
- annuellement : réalisé chaque année avant le 31 décembre, l'inventaire annuel est l'occasion pour le détenteur de réévaluer l'intérêt de la conservation des supports détenus, mais aussi la pertinence du maintien de la classification (53) des supports dont il est l'auteur et de leur versement aux archives (54).
- à chaque prise ou fin de fonction : lorsqu'un détenteur quitte définitivement son poste (mutation, départ en retraite ou licenciement par exemple), il est procédé à un inventaire détaillé contradictoire entre le partant et son successeur.
Dans le cas d'une vacance du poste, cet inventaire et la responsabilité des supports est conservé par l'officier de sécurité jusqu'à l'arrivée d'un nouveau détenteur. Dès son arrivée ou sa détention d'une habilitation au bon niveau, l'officier de sécurité (ou son représentant) lui remet les supports à l'appui de cet inventaire.
A noter :
- un inventaire peut être conduit à tout moment, notamment en cas de compromission supposée ou avérée d'un support classifié dans son organisme ;
- pour les informations classifiées dématérialisées, les obligations d'enregistrement sont assurées automatiquement par le système, conformément aux obligations de traçabilité qui lui sont imposées par l'IGI 1300. Leur inventaire n'est donc pas nécessaire ;
- un document de travail (brouillon, courriel,…) est identifié, protégé et suivi mais ne nécessite pas d'être inventorié.
(52) Le registre (cahier ou fichier électronique) est classifié au même niveau que les documents qu'il inventorie lorsque l'objet des documents y figure et que celui-ci est classifié au même niveau que le document. En règle générale, le registre de supports classifiés au niveau Très Secret est classifié au niveau Secret et celui de supports classifiés au niveau Secret est protégé par la mention « Diffusion Restreinte ».
(53) Cf. IGI 1300 §7.4.1.2.
(54) Chaque organisme détenteur vérifie, en outre, au moment de l'inventaire dans la base interministérielle des décisions de déclassification tenue par le secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale si les supports qu'il détient ont fait l'objet d'une déclassification et procède, le cas échéant, à leur déclassification.