Le médiateur accuse réception de la saisine et en informe l'autre partie. Celle-ci dispose de 15 jours à compter de la réception pour faire valoir son accord, l'absence de réponse dans ce délai valant refus de participer à la médiation.
Le médiateur oriente l'agent si la demande ne relève pas du champ de la médiation. Il en fait de même auprès de la direction ou du service qui serait à l'origine de la saisine.
Les demandes de médiation concernant un acte se situant en dehors des thématiques mentionnées à l'annexe au présent arrêté, pour une direction ou un service donnés, donnent lieu à un accusé de réception d'irrecevabilité.
La demande de médiation vaut accord de l'intéressé pour venir en médiation.
Le médiateur met en œuvre toutes les dispositions en son pouvoir permettant de garantir la confidentialité des débats.
Le médiateur sollicite, le cas échéant, de la part de l'agent ou de l'administration, tout document complémentaire utile à une meilleure compréhension du litige.
Les parties peuvent agir seules ou être assistées par un tiers de leur choix à tous les stades du processus de médiation. Lorsque le demandeur est assisté d'un représentant syndical, celui-ci bénéficie d'une autorisation d'absence, au titre de l'article 15 du décret du 28 mai 1982 susvisé.
Le médiateur ne peut ni trancher le différend ni imposer une solution aux parties. Il analyse et confronte leurs arguments et les accompagne dans la recherche d'un accord. Il n'a pas d'obligation de résultat et sa responsabilité ne peut pas être engagée à ce titre. L'accord auquel parviennent les parties ne peut porter atteinte à des droits dont elles n'ont pas la libre disposition.
Un bilan annuel du dispositif, d'ordre statistique et qualitatif, sera présenté au comité technique ministériel, puis au comité social d'administration ministériel, quand il sera mis en œuvre.