ANNEXE
Sommaire
1. Pièces communes
1.1. Qualité de l'ordonnateur
1.2. Acquit libératoire du créancier
1.3. Paiement à des représentants qualifiés
1.4. Moyens de règlement
1.5. Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers
1.6. Paiement après réquisition de l'agent comptable
2. Administration générale
2.1. Exécution d'une décision de justice
2.2. Frais d'actes et de contentieux
2.3. Admission en non-valeur ou remise gracieuse d'une créance détenue par l'organisme public
2.4. Relevé de prescription
2.5. Impôts et taxes
2.6. Frais financiers
2.7. Dépenses liées au parc automobile de l'organisme (péages autoroutier et frais de stationnement)
2.8. Placements des fonds
2.9. Frais de représentation et de réception
3. Dépenses de personnel et frais de déplacement
3.1. Prise en charge du dossier
3.2. Traitements, salaires
3.3. Changement de situation
3.4. Fin de paiement et opérations diverses
3.5. Accessoires du traitement
3.6. Indemnités
3.7. Prestations sociales diverses
3.8. Frais de déplacement temporaires
3.9. Frais de changement de résidence
3.10. Frais de changement de résidence en France et à l'étranger
3.11. Participation de l'employeur au financement de la formation professionnelle
3.12. Action de formation faisant appel à un organisme extérieur
3.13. Contribution patronale à l'effort de construction
3.14. Prestations à caractère social
3.15. Secours et subventions
3.16. Prêts au personnel
3.17. Transaction
3.18. Versement des prestations au volontaire dans le cadre d'un engagement de service civique
3.19. Indemnité de départ volontaire (IDV)
4. Commande publique
4.1. Les marchés publics
4.2. Les contrats de concession
5. Acquisitions et gestion immobilières, terrains et constructions
5.1. Acquisitions amiables d'immeuble
5.2. Acquisitions d'immeubles par voie d'expropriation pour cause d'utilité publique
5.3. Frais d'acquisition de biens immobiliers
5.4. Prises à bail et conventions assimilées
6. Dépenses d'intervention
6.1. Subventions accordées
6.2. Prêts et avances remboursables accordés
6.3. Dépenses d'intervention liées à la mise en œuvre du fonds d'intervention régional
|
NATURE DES DÉPENSES |
PIÈCES À PRODUIRE à l'agent comptable à l'appui des opérations de dépenses |
RÉFÉRENCES aux textes ou commentaires |
|---|---|---|
|
1. Pièces communes |
||
|
1.1. Qualité de l'ordonnateur |
- Décision désignant l'ordonnateur ou décision de délégation ; |
Cette disposition est applicable lors de la nomination d'un nouvel ordonnateur. Arrêté du 25 juillet 2013 fixant les modalités d'accréditation des ordonnateurs auprès des comptables publics assignataires en application de l'article 10 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. |
|
1.2. Acquit libératoire du créancier |
||
|
1.2.1. Justification de l'identité et de l'état civil |
1. Présentation d'une pièce d'identité ; Ou - À défaut, le comptable doit faire constater la réalité du paiement dans les conditions du droit commun : preuve testimoniale ou quittance notariée 2. Présentation, le cas échéant, du livret de famille ou production d'un extrait de l'acte d'enregistrement de la convention de PACS. |
Ces pièces sont à fournir par le bénéficiaire du paiement et non par l'ordonnateur et ne concernent que les règlements en numéraire. En cas de doute sur la validité de la photocopie produite ou envoyée, les administrations peuvent demander de manière motivée par lettre recommandée avec une demande d'avis de réception la présentation de l'original (article R. 113-6 du code des relations entre le public et l'administration). |
|
1.2.2. Justification du domicile bancaire |
Pièce attestant l'identification du nom du créancier et son numéro de compte bancaire : - RIB ou IBAN/BIC, ou - Pièce justificative de la dépense comportant les références bancaires complètes. ou - Etat applicatif justifiant le changement de compte bancaire via la procédure de la mobilité bancaire ou - État applicatif de correction de domiciliation bancaire et, le cas échéant, - un certificat administratif de l'ordonnateur attestant le changement de coordonnées bancaires en cours d'exécution d'un contrat relevant de la commande publique. |
|
|
1.3. Paiement à des représentants qualifiés |
||
|
1.3.1. Paiement à des mandataires |
||
|
1.3.1.1. Mandataires de droit commun |
Mandat sous seing privé ou authentique |
La circulaire du 30 mars 1989 relative à la simplification de la réglementation des dépenses publiques a prévu un seuil de 5 300 € au-delà duquel le paiement ne peut être fait au profit du mandataire que sur présentation d'un mandat authentique. Cette limite n'étant fixée par aucun texte législatif ou réglementaire opposable, il est désormais simplement recommandé pour les créances d'un montant important de solliciter de la part du mandataire un acte authentique ; en cas de refus de sa part, un mandat sous seing privé servira de pièce justificative au paiement. |
|
1.3.1.2. Paiement d'opérations réalisées dans le cadre d'une convention de mandat |
||
|
1.3.1.2.1. Paiement de la rémunération du mandataire |
1. Convention de mandat ; 2. Décompte. |
|
|
1.3.1.2.2. Financement des opérations effectuées par le mandataire |
||
|
1.3.1.2.2.1. Lorsque le mandataire est un organisme non doté d'un comptable public |
||
|
- Avances |
||
|
a) Premier paiement |
Convention de mandat et, le cas échéant, avenant ; |
|
|
b) Autres paiements |
Décompte des opérations et de leur montant justifiant l'utilisation de l'avant dernière avance, accompagné des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations. |
|
|
- Remboursement des dépenses payées par le mandataire |
||
|
a) Premier paiement |
1. Convention de mandat et, le cas échéant, avenant ; |
|
|
2. Décompte des opérations effectuées accompagné des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations. |
||
|
b) Autres paiements |
Décompte des opérations effectuées accompagné des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations. |
|
|
1.3.1.2.2.2. Lorsque le mandataire est un organisme doté d'un comptable public |
||
|
- Avances |
||
|
a) Premier paiement |
Convention de mandat et, le cas échéant, avenant. |
|
|
b) Autres paiements |
Décompte des opérations et de leur montant justifiant l'utilisation de l'avant-dernière avance, accompagné d'une attestation du comptable du mandataire certifiant que les paiements effectués par lui l'ont été dans le respect des articles 19, 20 et 42 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012. |
L'attestation ici demandée permet à l'agent comptable du mandant de s'assurer qu'au moment où il procède au remboursement des débours, les paiements de ceux-ci ont fait l'objet des contrôles prévus par les articles 19 et 20 du décret GBCP dans le respect de l'article 42. Dans le cas où il souhaiterait exercer un contrôle, il pourrait demander la production des pièces concernées. |
|
- Remboursement des dépenses payées par le mandataire |
||
|
a) Premier paiement |
1. Convention de mandat et, le cas échéant, avenant ; |
Article 22 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. |
|
2. Décompte des opérations et de leur montant accompagné d'une attestation du comptable du mandataire certifiant que les paiements effectués par lui l'ont été dans le respect des articles 19, 20 et 42 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012. |
L'attestation ici demandée permet à l'agent comptable du mandant de s'assurer qu'au moment où il procède au remboursement des débours, les paiements de ceux-ci ont fait l'objet des contrôles prévus par les articles 19 et 20 du décret GBCP dans le respect de l'article 42. Dans le cas où il souhaiterait exercer un contrôle, il pourrait demander la production des pièces concernées. |
|
|
b) Autres paiements |
Décompte des opérations et de leur montant accompagné d'une attestation du comptable du mandataire certifiant que les paiements effectués par lui l'ont été dans le respect des articles 19, 20 et 42 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012. |
L'attestation ici demandée permet à l'agent comptable du mandant de s'assurer qu'au moment où il procède aux paiements, ceux-ci ont fait l'objet des contrôles prévus par les articles 19 et 20 du décret GBCP dans le respect de l'article 42. Dans le cas où il souhaiterait exercer un contrôle, il pourrait demander la production des pièces concernées. |
|
1.3.1.3. Avocats |
1. Relevé d'identité bancaire ou IBAN/BIC du compte ouvert au nom de la Caisse des règlements pécuniaires des avocats (CARPA) créée par le barreau auquel cet avocat est inscrit ; et - Mandat sous seing privé ou authentique justifiant des pouvoirs de l'avocat |
Si le RIB n'indique que la CARPA, un tampon sur le RIB justifie le lien avec l'avocat. |
|
1.3.1.4. Huissiers |
La remise des pièces par le bénéficiaire à l'huissier de justice vaut mandat d'encaisser (article 18 du décret n° 56-222 du 29 février 1956 pris pour l'application de l'ordonnance du 2 novembre 1945 relative au statut des huissiers de justice) . |
|
|
1.3.1.5. Notaires |
- Attestation du notaire. |
Cette attestation précise qu'il est chargé de la succession ou qu'il est le notaire de la personne qui doit recevoir les fonds. |
|
1.3.2. Paiement de sommes dépendant de successions |
- Le paiement d'une somme dépendant d'une succession nécessite de déterminer au préalable l'état liquidatif du partage. |
|
|
1.3.2.1. Pièces communes |
- Acte de décès ou - Livret de famille. |
|
|
1.3.2.2. Paiement aux héritiers |
- Certificat de propriété (délivré par le tribunal ou le notaire) ou - Jugement d'envoi en possession ou |
La preuve de la qualité d'héritiers peut être apportée par tout moyen (article 730 du code civil). |
|
- Acte de notoriété (établi par un notaire) ou - Intitulé d'inventaire (établi par un notaire) ou, le cas échéant, - Attestation sur l'honneur de la qualité de l'héritier accompagnée d'une pièce justifiant du lien de parenté lorsque le montant de la dépense est inférieur ou égal à 1 500 euros. |
L'acte de notoriété ne peut plus être délivré par le greffe du tribunal d'instance (loi n° 2007-1787 du 20 décembre 2007 modifiée relative à la simplification du droit). L'acte doit être mentionné en marge de l'acte de décès. |
|
|
1.3.2.3. Paiement aux légataires |
||
|
1.3.2.3.1. Légataire universel |
- Expédition du testament et En cas d'héritiers réservataires : - Preuve par tous les moyens de la délivrance du legs En l'absence d'héritiers réservataires : - Un acte de notoriété établissant l'absence d'héritiers réservataires ou - Expédition du procès-verbal de l'ouverture et de l'état du testament (établi par un notaire) ou - Ordonnance d'envoi en possession délivrée par le greffe du tribunal |
Le legs universel correspond à la donation par le testateur de la totalité des biens qu'il laissera à son décès. En cas de concours avec des héritiers réservataires, le légataire doit satisfaire à la formalité de la demande en délivrance (article 1004 du code civil). |
|
1.3.2.3.2. Légataire à titre universel ou légataire particulier |
1. Expédition du testament ; 2. Preuve de la délivrance du legs par les héritiers ou par le légataire universel. |
Selon les termes de l'article 1010 du code civil, le legs à titre universel est celui par lequel le testateur lègue une quote-part des biens dont la loi lui permet de disposer. Tout autre legs ne forme qu'une disposition à titre particulier. |
|
1.3.2.4. Paiement à un exécuteur testamentaire |
1. Expédition du testament ; 2. Le cas échéant, jugement d'envoi en possession délivrée par le greffe du tribunal ; 3. Acte de notoriété établissant l'absence d'héritier réservataire ou leur consentement. |
Si le testament est mystique ou olographe (article 1030-2 du code civil) |
|
1.3.2.5. Paiement à un mandataire successoral |
- Convention signée des héritiers ou - Décision de justice nommant le mandataire successoral |
Articles 813 et suivants du code civil |
|
1.3.2.6. Paiement à un porte-fort |
1. Attestation de porte-fort ; 2. Le porte-fort doit prouver sa qualité héréditaire et celle de ses cohéritiers dans les conditions de droit commun. |
Arrêté du 24 décembre 2012 modifié portant application des articles 25, 26, 32, 34, 35, 39 et 43 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et énumérant les moyens de règlement des dépenses publiques et les moyens d'encaissement des recettes publiques, article 8 : le notaire chargé du règlement d'une succession et se portant fort pour ses clients est habilité à recevoir toute somme due au titre de la succession. Un héritier ou indivisaire se portant fort pour la succession ou l'indivision est habilité, dans la limite de 2 500 euros, à recevoir toute somme due au titre de la succession ou de l'indivision. |
|
1.3.2.7. Successions non réclamées, vacantes ou en déshérence. |
Le paiement des sommes dépendant de ces successions a lieu entre les mains du service chargé du domaine |
|
|
1.3.2.7.1. Successions non réclamées |
- Ordonnance du président du tribunal judiciaire du lieu d'ouverture de la succession désignant le service chargé du domaine en qualité d'administrateur provisoire. |
Lorsque personne ne se présente pour réclamer une succession et qu'il n'existe pas d'héritiers connus ou que les héritiers connus y ont renoncé, cette succession est réputée non réclamée. La gestion de ces successions est confiée au service des domaines dont les pouvoirs sont définis par l'ordonnance de nomination (loi du 20 novembre 1940 et arrêté du 2 novembre 1971 ; loi du 23 juin 2006 pour les successions ouvertes à compter du 1er janvier 2007). |
|
1.3.2.7.2. Successions vacantes |
- Jugement du tribunal judiciaire du lieu d'ouverture de la succession déclarant la vacance et désignant un curateur (le service chargé du domaine). Pour les successions ouvertes après le 1er janvier 2007 : l'ordonnance rendue par le Président du tribunal judiciaire du lieu de l'ouverture de la succession désignant le service du Domaine en qualité de curateur. |
Pour les seules successions ouvertes avant le 1er janvier 2007 (anciens articles 811 et suivants du code civil) : lorsqu'à l'expiration du délai imparti à compter de l'ouverture de la succession, il ne se présente personne qui réclame la succession, qu'il n'y a pas d'héritier connu ou que les héritiers connus y ont renoncé, cette succession est réputée vacante. Pour les successions ouvertes à compter du 1er janvier 2007 (articles 809 et suivants du code civil) : lorsque personne ne se présente pour réclamer la succession et qu'il n'y a pas d'héritier connu, que tous les héritiers connus ont renoncé à la succession ou qu'après l'expiration d'un délai de 6 mois depuis l'ouverture de la succession, les héritiers connus n'ont pas opté, de manière tacite ou expresse, cette succession est réputée vacante. |
|
1.3.2.7.3. Successions en déshérence |
- Ordonnance d'envoi en possession définitive délivrée par le greffe du tribunal. |
La succession est acquise à l'Etat en raison du défaut d'héritiers (article 811 du code civil). |
|
1.3.3. Autres cas |
||
|
1.3.3.1. Paiement de sommes dues à des donataires |
- Expédition délivrée par le notaire du contrat de donation (avec mention expresse de l'acceptation du donataire) ou - Expédition délivrée par le notaire de l'offre de donation et de l'acceptation (forme authentique dans les deux cas). |
Tout acte de donation doit être passé devant notaire (article 931 du code civil). La donation n'engagera le donateur, et ne produira aucun effet, que du jour qu'elle aura été acceptée en terme expresse (article 932 du code civil). |
|
1.3.3.2. Paiement des sommes dues à des créanciers absents |
- Jugement de présomption d'absence ou - Jugement déclaratif d'absence. |
Pour le paiement entre les mains de l'administrateur des biens : articles 112 et suivants du code civil. Pour le paiement entre les mains des ayants-droit : articles 122 et suivants du code civil. Le jugement déclaratif d'absence emporte les mêmes conséquences que le décès. |
|
1.3.4. Paiement à des mineurs ou à des incapables majeurs |
||
|
1.3.4.1. Paiement à des mineurs |
Le mineur non émancipé est normalement représenté par un administrateur légal qui a qualité pour recevoir les sommes qui lui sont dues. La loi a prévu deux régimes d'administration légale. |
|
|
1.3.4.1.1. Mineurs sous le régime de l'administration légale pure et simple ou sous contrôle judiciaire |
1. Pièces justifiant de la qualité de représentant légal : - Livret de famille ou - Acte de naissance de l'enfant mineur. 2. Le cas échéant, ordonnance du juge des tutelles autorisant le paiement des sommes entrant dans le patrimoine successoral. |
Article 387 du code civil et suivants. |
|
1.3.4.1.2. Cas particulier du parent dont la filiation à l'égard de l'enfant est établie plus d'un an après la naissance ou judiciairement (article 372 alinéa 3 du code civil) |
Pièces justifiant la qualité de représentant du mineur : - Déclaration conjointe devant le greffier en chef du tribunal judiciaire ou - Décision du juge aux affaires familiales |
Article 372 alinéas 2 et 3 du code civil. La déclaration conjointe d'exercice de l'autorité parentale n'est pas portée en marge de l'acte de naissance. |
|
1.3.4.1.3. Mineur adopté |
Extrait du registre d'état civil où est transcrite la décision d'adoption qui justifie de la qualité de représentant du mineur. |
|
|
1.3.4.1.4. Mineur sous tutelle |
1. Expédition du testament authentique ou de la déclaration authentique contenant la nomination du tuteur testamentaire ou - Extrait délivrée par le greffe de la décision du conseil de famille qui a nommé le tuteur datif ou - Extrait du jugement délivré par le greffe qui a organisé la tutelle spéciale. |
|
|
2. Acquit du tuteur |
Articles 408 et 504 du code civil. L'acceptation d'un paiement fait par un organisme public ne peut constituer qu'un acte d'administration et non un acte de disposition. La quittance donnée par le tuteur ne vaut qu'acceptation pour le compte du mineur et non acceptation du montant de la créance. |
|
|
1.3.4.1.5. Mineur émancipé |
- Livret de famille mentionnant le mariage ou - Extrait de l'acte de mariage ou acte de mariage ou - Expédition du jugement qui a prononcé l'émancipation ou - Déclaration desparents ou du conseil de famille reçue par le juge des tutelles. |
Le mineur émancipé est capable, comme un majeur, de tous les actes de la vie civile (article 413-6 du code civil). Articles 413-1 et 413-2 du code civil. |
|
1.3.4.2. Paiement à des incapables majeurs |
||
|
1.3.4.2.1. Majeur sous sauvegarde de justice |
Le majeur placé sous sauvegarde de justice conserve l'exercice de ses droits. |
|
|
1.3.4.2.2. Majeur en tutelle |
1. Extrait du jugement portant ouverture de la tutelle et désignant le tuteur ou le cas échéant un mandataire judiciaire ; 2. Certificat de non-recours contre le jugement à moins que l'exécution provisoire n'ait été ordonnée ; 3. Le cas échéant, délibération du conseil de famille qui a désigné le tuteur ; 4. Le cas échéant, autorisation du conseil de famille ou/et autorisation du juge des tutelles. |
Si désignation d'un administrateur légal, application des dispositions relatives au paiement à un mineur sous administration légale sous contrôle judiciaire (cf. 1.3.4.1.1.). Si désignation d'un tuteur, application des dispositions relatives au mineur sous tutelle (cf. 1.3.4.1.4.). |
|
1.3.4.2.3. Majeur sous curatelle |
1. Extrait du jugement portant ouverture de la curatelle et désignant le curateur ou le cas échéant un mandataire judiciaire ; 2. Certificat de non-recours contre le jugement à moins que l'exécution provisoire n'ait été ordonnée ; 3. Le cas échéant, acquit du curateur ou autorisation supplétive du juge des tutelles. |
Article 509 du code civil |
|
1.3.4.2.4. Majeur soumis à protection du fait d'un mandat de protection future |
- Mandat sous seing privé ou notarié visé par le greffe. |
Article 481 du code civil |
|
1.3.4.2.5. Majeur soumis au régime de l'habilitation familiale |
- Extrait du jugement statuant sur l'étendue de l'habilitation et désignant la personne habilitée. |
Article 494-1 et suivants du code civil. |
|
1.3.5. Paiement des sommes dues à des personnes morales |
||
|
1.3.5.1. Paiement des sommes dues à des groupements dotés de la personnalité morale |
||
|
1.3.5.1.1. Sociétés commerciales |
- Extrait des statuts délivrés par le greffe du tribunal de commerce ou - Extrait de l'acte de société délivré par un notaire ou - Extrait du journal d'annonces légales ou du Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) qui a publié les statuts de la société. |
A défaut des mentions du registre du commerce et des sociétés sur la facture ou le mémoire. |
|
1.3.5.1.2. Associations |
- Statuts mentionnant la date de la publication au Journal officiel, à défaut du numéro SIRET ou - Référence de la publication au Journal officiel. |
Selon la loi du 1er juillet 1901 modifiée relative au contrat d'association, seule la publication au Journal officiel permet de doter l'association de la personnalité morale ; à défaut de publication, elle sera considérée comme un groupement de fait. |
|
1.3.6. Règlement de sommes dues à des personnes morales faisant l'objet d'une procédure collective |
||
|
1.3.6.1. Créancier en redressement judiciaire |
||
|
1.3.6.1.1. Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement d'ouverture de redressement judiciaire |
- Jugement d'ouverture désignant un administrateur judiciaire ou un mandataire judiciaire et définissant, le cas échéant, sa mission ou - Extrait du registre du commerce et des sociétés portant inscription du jugement ou - Exemplaire d'un journal d'annonces légales portant avis de l'ouverture d'une procédure de redressement. |
La mission de l'administrateur est fixée par le tribunal. Il est chargé soit : - de surveiller les opérations de gestion ; le débiteur peut donner acquit ; - d'assister le créancier pour tous les actes concernant la gestion ou certains d'entre eux ; acquit conjoint ; - d'assurer seul, entièrement ou en partie l'administration de l'entreprise ; seul l'administrateur peut donner acquit. |
|
1.3.6.1.2. Créancier ayant fait l'objet d'un jugement arrêtant soit un plan de continuation ou de redressement de l'entreprise soit un plan de cession |
- Jugement indiquant, selon le cas, l'adoption du plan de continuation ou du plan de redressement ou du plan de cession ou - Exemplaire du journal d'annonces légales ou du Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) portant publication du jugement ou - Extrait du registre du commerce et des sociétés portant inscription du jugement. |
L'entreprise peut également faire l'objet d'une procédure de redressement simplifié (Dans ce cas, l'activité est poursuivie par le débiteur, sauf s'il apparaît nécessaire de nommer un administrateur). Le paiement devra être effectué au vu des mêmes pièces que pour la procédure normale. |
|
1.3.6.2. Créanciers en liquidation |
||
|
1.3.6.2.1. Dispositions communes aux créanciers en liquidation judiciaire |
Jugement prononçant la liquidation judiciaire et nommant un liquidateur ou Exemplaire du journal d'annonces légales ayant publié les statuts de la société, statuts qui ont déterminé les conditions dans lesquelles la liquidation devra être effectuée. |
Le paiement devra être effectué au profit du liquidateur. Article L. 643-13 du code du commerce. |
|
1.3.6.2.2. Liquidation amiable |
1. Exemplaire du journal d'annonces légales ayant publié la décision prononçant la liquidation amiable de ladite société et la nomination du liquidateur ; 2. Lettre dans laquelle ce dernier demande le paiement des sommes revenant à la société créancière. |
|
|
1.3.7. Paiement des créances frappées d'opposition |
Article 37 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique : " Toute opposition ou tout autre signification ayant pour objet d'empêcher un paiement doit être faite entre les mains du comptable public assignataire de la dépense ". Articles R. 143-3 du code des procédures civiles d'exécution et 6 du décret n° 93-977 du 31 juillet 1993 modifié relatif aux saisies et cessions notifiées aux comptables publics. Instruction n° 07-019-M0-M9 du 27 février 2007 relative aux cession et nantissement de créances sur les personnes morales de droit public. |
|
|
1.3.7.1. Oppositions sur créances non salariales |
||
|
1.3.7.1.1. Saisie attribution |
Article L. 211-1 du code des procédures civiles d'exécution. Articles R. 143-2 et R. 211-1 du code des procédures civiles d'exécution. |
|
|
1.3.7.1.1.1. Paiement à l'opposant |
1. Acte de signification de l'opposition 2. Certificat de non-contestation attestant qu'aucune contestation n'a été formée dans le mois suivant la dénonciation de la saisie au débiteur saisi ou - Déclaration écrite du débiteur autorisant le tiers saisi à payer sans délai la créance objet de la saisie. |
|
|
1.3.7.1.1.2. Paiement à l'opposé |
- Mainlevée de l'opposition |
|
|
1.3.7.1.1.3. Saisie administrative à tiers détenteur |
- Acte de saisie |
|
|
1.3.7.1.2. Cession de créance ou nantissement |
Des créances peuvent être cédées ou nanties dans le cadre des procédures du code monétaire et financier ou dans celui des procédures de droit commun fixées par le code civil. |
|
|
1.3.7.1.2.1. Nantissement ou Cession de créance dans le cadre de la loi Dailly |
||
|
1.3.7.1.2.1.1. Paiement au cessionnaire ou au bénéficiaire du nantissement |
1. Notification de la cession ou du nantissement par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou tout autre moyen permettant de donner date certaine ; 2. Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou tout autre moyen de donner date certaine. |
Articles L. 313-23 et suivants du code monétaire et financier (CMF) : L'article R. 313-15 du CMF énonce les mentions obligatoires que doit revêtir la notification. La notification doit être adressée au comptable assignataire (cf. article 6 du décret n° 93-977 du 31 juillet 1993 relatif aux saisies et cessions notifiées aux comptables publics). Le bordereau de cession ou de nantissement n'a pas à être produit au comptable assignataire. |
|
1.3.7.1.2.1.2. Paiement au cédant ou au créancier à l'origine du nantissement |
Mainlevée de la cession donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine |
|
|
1.3.7.1.2.2. Nantissement ou cession de créance de droit commun |
||
|
1.3.7.1.2.2.1. Paiement au un cessionnaire ou au bénéficiaire de nantissement de droit commun |
1. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée énonçant la qualité du comptable assignataire, du cédant (ou du créancier à l'initiative du nantissement), du cessionnaire (ou du bénéficiaire du nantissement) et désignant la créance cédée (ou nantie) ; 2. Original de l'acte de cession. |
Article 1690 du code civil. |
|
1.3.7.1.2.2.2. Paiement au cédant (ou au créancier à l'initiative du nantissement) |
Attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine. |
|
|
1.3.7.1.3. Avis, opposition ou saisie |
Avis reçu, le cas échéant, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. |
|
|
1.3.7.1.3.1. Oppositions sur créances salariales |
||
|
1.3.7.1.3.2. Cession |
- Notification de l'acte de cession par le secrétariat-greffe du tribunal ; - Domiciliation bancaire |
Indication du montant initial de la cession, du nombre de mensualités et du montant de la mensualité |
|
1.3.7.1.3.3. Saisie des rémunérations |
Notification de l'acte de saisie établi par le secrétariat-greffe du tribunal. |
L'acte de notification doit énoncer la qualité du saisi, du saisissant, la somme pour laquelle est pratiquée la saisie, le mode de calcul de la fraction saisissable et la désignation de la créance saisie. |
|
1.3.8. Autres cas |
||
|
1.3.8.1. Oppositions pratiquées en vertu de créances alimentaires |
1. Demande de paiement direct formulée par un huissier de justice sous forme de lettre recommandée ou un organisme débiteur de prestations familiales agissant pour le compte d'un créancier d'aliments, avec demande d'avis de réception. 2. Domiciliation bancaire. |
|
|
1.3.8.2. Avis, opposition ou saisie à tiers détenteur |
Avis reçu, le cas échéant, par lettre recommandée, avec demande d'avis de réception accompagné des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations |
Acte signé par le comptable chargé du recouvrement. Indication sur l'acte de la date de naissance du débiteur. |
|
1.4. Moyens de règlement |
||
|
1.4.1. Paiement par virement |
Le cas échéant, le relevé d'identité bancaire (RIB) ou IBAN/BIC |
Le RIB doit être produit en l'absence de la mention des coordonnées bancaires du créancier sur la pièce justificative de la dépense qui fait foi. |
|
1.4.2. Paiement consécutif à une autorisation de prélèvement |
Facture ou relevé de consommation. |
|
|
1.4.3. Paiement par carte d'achat |
||
|
1.4.3.1. Premier paiement |
1. Le cas échéant, annexes du contrat ayant des incidences financières ; 2. Marché d'émission de la carte d'achat ; 3. Le cas échéant, du marché exécuté par carte d'achat ; 4. Relevé d'opérations relatif à la créance à payer à l'émetteur ; 5. Le cas échéant, toutes pièces justificatives définies dans les documents contractuels. |
|
|
1.4.3.2. Autres paiements |
Relevé d'opérations par carte d'achat détaillant la créance à payer à l'émetteur. |
|
|
1.5. Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers |
1. Version française des pièces ou, le cas échéant, traduction des pièces rédigées en langue française par l'établissement ; 2. Dans l'hypothèse d'une facture émise par le représentant fiscal ou le mandataire d'un créancier étranger, la convention, traduite en français le cas échéant, passée entre l'entreprise étrangère et le représentant fiscal (ou le mandataire) précisant l'étendue de la délégation accordée. |
|
|
1.6. Paiement après réquisition de l'agent comptable |
- Décision de l'ordonnateur de requérir le comptable. |
Articles 38 et 195 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique |
|
NATURE DES DÉPENSES |
PIÈCES À PRODUIRE à l'agent comptable à l'appui des opérations de dépenses |
RÉFÉRENCES aux textes ou commentaires |
|---|---|---|
|
2. - Administration générale |
||
|
2.1. Exécution d'une décision de justice |
||
|
2.1.1. Décision de justice condamnant l'organisme public à verser une somme d'argent |
Selon l'article 1er-II de la loi n° 80-539 du 16 juillet 1980 modifiée relative aux astreintes prononcées en matière administrative et à l'exécution des jugements par les personnes morales de droit public, lorsqu'une décision juridictionnelle passée en force de chose jugée a condamné un organisme public au paiement d'une somme d'argent dont le montant est fixé par la décision elle-même, cette somme doit être mandatée dans un délai de 2 mois à compter de la notification de la décision de justice. A défaut de mandatement dans ce délai, l'autorité de tutelle procède au mandatement d'office. |
|
|
2.1.2. Pièces communes |
Ordonnance, jugement ou arrêt, revêtue de la formule exécutoire. Le cas échéant, dans le cadre de la procédure Télérecours, l'accusé de réception émanant de la juridiction via cet applicatif. |
* Juge judiciaire : Articles 465, 502 et 503 du code de procédure civile (CPC). * Juge administratif : Articles R. 714-1 et suivants relatifs à Télérecours, R. 751-1 et suivants du code de justice administrative (CJA). Arrêté du 20 janvier 2017 relatif aux caractéristiques techniques de l'application permettant l'utilisation des téléprocédures devant le Conseil d'Etat, les cours administratives d'appel et les tribunaux administratifs. |
|
2.1.3. Pièces particulières |
L'agent comptable ne peut payer qu'au vu d'une décision de justice exécutoire. |
|
|
2.1.3.1. Décisions de justice rendues par les juridictions judiciaires |
Selon l'article 501 du code de procédure civile (CPC), le jugement est exécutoire à partir du moment où il passe en force de chose jugée à moins que le débiteur ne bénéficie d'un délai de grâce ou le créancier de l'exécution provisoire. Selon l'article 500 du CPC, " A force de chose jugée le jugement qui n'est susceptible d'aucun recours suspensif d'exécution. Le jugement susceptible d'un tel recours acquiert la même force à l'expiration du délai de recours si ce dernier n'a pas été exercé dans le délai. ". |
|
|
2.1.3.2. Décisions de justice rendues par les juridictions judiciaires qui peuvent faire l'objet d'un appel ou d'une opposition |
1. Certificat délivré en vertu des articles 504 et 505 du CPC par le greffier de la juridiction devant laquelle le recours pouvait être formé, attestant l'absence d'appel ou d'opposition à l'issue du délai de recours ; |
Ces décisions de justice ne seront revêtues de la force jugée, et donc exécutoires, qu'en l'absence d'appel ou d'opposition à l'issue du délai de recours. En effet, selon les articles 527 et 539 du CPC, l'appel et l'opposition ont un effet suspensif d'exécution. |
|
ou 2. En cas d'exécution provisoire : - le cas échéant, décision de justice ordonnant l'exécution provisoire et subordonnant, le cas échéant, l'exécution provisoire à la constitution d'une garantie réelle ou personnelle ; - le cas échéant, justification de la constitution par la partie gagnante de cette garantie réelle ou personnelle. |
Toutefois, certaines de ces décisions de justice sont exécutoires à titre provisoire, soit de plein droit, soit sur ordre du juge, conformément aux articles 514 et suivants du CPC. L'exécution provisoire peut être subordonnée à la constitution d'une garantie réelle ou personnelle. |
|
|
2.1.3.3. Décisions de justice rendues par les juridictions judiciaires qui ne peuvent pas faire l'objet d'un appel ou d'une opposition |
- Si l'organisme public se pourvoit en cassation, le cas échéant, ordonnance de référé du premier président de la cour d'appel subordonnant l'exécution de la décision à la constitution d'une garantie, réelle ou personnelle et justification de la constitution de cette garantie. - Certificat de l'ordonnateur attestant de l'absence de décision subordonnant l'exécution de la décision à la constitution d'une garantie. |
Ces décisions de justice sont immédiatement revêtues de l'autorité de la chose jugée et donc exécutoires (articles 500, 501, 527 et 579 du CPC), hormis les cas de constitution de garanties. |
|
Article 2 du décret n° 80-367 du 19 mai 1980 relatif aux constitutions de garantie auxquelles peut être subordonnée l'exécution de certaines décisions de justice prononcées contre les personnes morales de droit public : " Lorsqu'une personne morale de droit public se pourvoit en cassation contre une décision la condamnant à verser une indemnité à une personne privée, le premier président de la cour d'appel, statuant en référé, peut, à la demande de la personne morale de droit public, subordonner l'exécution de la décision à la constitution d'une garantie, réelle ou personnelle, suffisante pour répondre de toutes restitutions ou réparations ". |
||
|
2.1.3.4. Décisions de justice rendues par les juridictions administratives |
Pour les ordonnances de référé-provision, justification de la constitution d'une garantie lorsque celle-ci a été prévue dans l'ordonnance. |
Les recours devant les cours administratives d'appel (CAA) et le conseil d'Etat (CE) n'étant pas suspensifs d'exécution, les décisions de justice rendues par le juge administratif (TA, CAA, CE) sont exécutoires dès leur notification. Toutefois, le sursis à exécution des décisions rendues par les TA et CAA peut être demandé. Le mandatement de la dépense par l'ordonnateur permet de présumer que l'organisme public n'a pas demandé le sursis. Articles R. 541-1 et suivants du code de justice administrative (CJA). |
|
2.1.4. Astreinte |
Décision de justice liquidant une astreinte. |
* Juge administratif : articles L. 911-3 et suivants du CJA. * Juge judiciaire : Articles L131-1 et suivants du code des procédures civiles d'exécution. Selon l'article R131-4 du code précité, la décision du juge (qui liquide une astreinte) est exécutoire de plein droit par provision : elle bénéficie de l'exécution provisoire de plein droit. |
|
2.1.5. Paiement des condamnations aux dépens et aux frais irrépétibles |
||
|
* Juge judiciaire : articles 695 et suivants du code de procédure civile (CPC) ; les dépens comprennent les droits, taxes, redevances ou émoluments perçus par les greffes des juridictions, les indemnités des témoins, la rémunération des techniciens, les débours tarifés, les émoluments des officiers publics ou ministériels, la rémunération réglementée des avocats, y compris les droits de plaidoirie, etc. |
||
|
2.1.5.1. Paiement des condamnations aux dépens |
1. Décision de justice laissant à l'organisme public la charge des dépens ; |
* Juge administratif : articles R. 761-1 et suivants du CJA ; les dépens comprennent les frais d'expertise, d'enquête et de toute autre mesure d'instruction dont les frais ne sont pas à la charge de l'Etat. |
|
2. Etat exécutoire des dépens ou - Ordonnance de taxe rendue par le président de la juridiction ou le magistrat délégué à cet effet ou le président de la section du contentieux du Conseil d'Etat. |
||
|
2.2. Frais d'actes et de contentieux |
Selon l'article 56 de la loi n° 71-1130 modifiée du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques : " Les avocats au Conseil d'Etat et à la Cour de cassation, les avocats inscrits à un barreau français, les notaires, les huissiers de justice, les commissaires-priseurs judiciaires, les administrateurs judiciaires et les mandataires-liquidateurs disposent concurremment, dans le cadre des activités définies par leurs statuts respectifs, du droit de donner des consultations juridiques et de rédiger des actes sous seing privé pour autrui ". Les contrats passés à cette fin avec ces professionnels font partie des marchés de services passés selon une procédure adaptée prévus par l'article 30 du code des marchés publics (se reporter au titre 4 " Commande publique " de la présente nomenclature). |
|
|
2.2.1. Honoraires des notaires |
Mémoire ou état de frais présenté par le notaire. |
Le régime des tarifs des notaires est fixé par les articles R. 444-59 et suivants du code du commerce, les articles A. 444-53 et suivants du même code. |
|
2.2.2. Honoraires des avocats et des avoués |
Jugement contenant liquidation des dépens ou état exécutoire des dépens ou ordonnance de taxe et/ou Contrat passé avec l'avocat et/ou mémoire. |
Le régime des tarifs des avocats est fixé par les articles R. 444-71 et suivants du code du commerce, les articles A. 444-187 et suivants du même code. Voir l'article 10 de la loi n° 71-1130 modifiée du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques, l'article 30 du code des marchés publics et se reporter à la rubrique n° 4 " Commande publique " de la présente nomenclature. |
|
2.2.3. Frais d'huissiers et d'expertise |
Jugement contenant liquidation des dépens ou état exécutoire des dépens ou ordonnance de taxe ou état de frais ou mémoire. |
Le régime des tarifs des huissiers de justice en matière civile et commerciale est fixé par les articles R. 444-49 et suivants du code du commerce, les articles A. 444-10 et suivants du même code . |
|
2.3. Admission en non-valeur ou remise gracieuse d'une créance détenue par l'organisme public |
- Délibération de l'organe délibérant après avis de l'agent comptable ou - Décision de l'ordonnateur par délégation de l'organe délibérant dans la limite d'un seuil fixé par ce dernier. |
Décisions prises dans les conditions fixées par l'article 193 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique ou le cas échéant, par les textes institutifs de l'organisme. |
|
2.4. Relevé de prescription |
Décision du conseil d'administration de ne pas opposer la prescription ou acte interruptif de prescription approuvée par l'autorité compétente pour approuver le budget. |
Article 6 de la loi n° 68-1250 modifiée du 31 décembre 1968 relative à la prescription des créances sur l'Etat, les départements, les communes et les établissements publics. |
|
2.5. Impôts et taxes |
||
|
2.5.1. Impôts directs et taxes |
Avertissement, avis d'échéance ou état portant liquidation des droits. |
|
|
2.5.2. Impôts et taxes sur les rémunérations |
Bordereau avis de versement ou décompte des sommes à verser. |
|
|
2.5.3. Impôts et taxes indirects - redevances diverses, taxe sur la valeur ajoutée |
Avertissement ou exemplaire de l'état liquidatif des droits ou de la déclaration expédié aux services fiscaux. |
Procédure de télédéclaration et de télépaiement pour les organismes assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée ainsi qu'aux taxes assimilées aux taxes sur le chiffre d'affaires (article 1695 quater du CGI). |
|
2.6. Frais financiers |
||
|
2.6.1. Primes de remboursement des obligations |
Décompte présentant le nombre total d'obligations émises et le montant des primes de remboursement prévues au cahier des charges. |
|
|
2.6.2. Intérêts dus sur emprunts |
||
|
2.6.3. Intérêts des emprunts consentis par les établissements de crédit |
- Avis d'échéance ou tableau d'amortissement (si remboursement après ordonnancement) ; - Avis de domiciliation ou avis de crédit (si remboursement avant ordonnancement préalable). |
|
|
2.6.4. Intérêts d'emprunts émis par obligations. |
Etat établi par l'agent comptable et visé par l'ordonnateur indiquant le nombre des obligations dont les intérêts sont échus et le montant des intérêts à payer (le montant des intérêts échus doit être mandaté lors de chaque échéance). |
|
|
2.6.5. Remboursement des emprunts consentis par les établissements de crédit |
- Avis d'échéance ou tableau d'amortissement (si remboursement après ordonnancement) ; - Avis de domiciliation ou avis de crédit (si remboursement avant ordonnancement préalable). |
|
|
2.6.6. Frais de banque (exemple : commissions) |
Décompte ou relevé délivré par les banques ou état récapitulatif établi par l'agent comptable et visé par l'ordonnateur. |
|
|
2.7. Dépenses liées au parc automobile de l'organisme |
||
|
2.7.1. Remboursement des frais de péage autoroutier et des frais de stationnement des véhicules administratifs |
- Ticket ou reçu ou, à défaut, - Attestation signée et certifiée par l'autorité qui a prescrit le déplacement ou - Facture mensuelle. |
Dans le cas d'utilisation d'une carte d'abonnement délivrée par les sociétés d'autoroute, la facture devra faire référence à la carte d'abonnement appuyée d'un listing retraçant les trajets effectués, leur date et leur montant. |
|
2.7.1.2. Remboursement des frais de stationnement des véhicules administratifs |
- Ticket ou reçu ou, à défaut, - Attestation signée et certifiée par l'autorité qui a prescrit le déplacement. |
Les frais de stationnement occasionnés par l'utilisation d'un véhicule administratif peuvent être pris en charge par l'organisme public contre remise des justificatifs. La dépense correspondante s'analyse comme des frais de fonctionnement du parc automobile de l'organisme et non comme des frais de déplacement |
|
2.8. Placements des fonds |
Autorisation des ministres chargés de l'économie et du budget valable pour 3 années au maximum. |
En l'absence de disposition spécifique dans le texte institutif de l'organisme, c'est l'article 197 du décret GBCP qui s'applique. |
|
2.9. Frais de représentation et de réception |
Facture. |
Recueil des règles de comptabilité budgétaire de l'État publié par la Direction du budget. Les frais de représentation et de réception peuvent être pris en charge par une carte d'affaires dont les modalités d'utilisation sont détaillées dans une instruction relative aux modalités de gestion des moyens de paiement et des activités bancaires du secteur public. L'utilisation de la carte d'achat est par ailleurs autorisée, sauf dans le cadre de la mise en œuvre de la procédure simplifiée d'utilisation de la carte d'achat de niveau 1bis. Ces frais peuvent faire l'objet d'un remboursement à un agent qui a fait l'avance, ou directement au fournisseur. |
|
2.9.1. Paiement direct aux restaurateurs et aux fournisseurs |
Facture détaillée établie par le fournisseur ou le restaurateur. |
L'attestation de l'organisateur de la réception est fournie au comptable si la facture n'est pas détaillée et ne précise pas l'objet de la réception. |
|
2.9.2. Remboursement à l'agent public organisateur de la réception s'il a fait l'avance des fonds |
Facture détaillée acquittée, ou déclaration de frais produite par l'organisateur de la réception. |
Cette déclaration doit mentionner la nature de la réception, sa date, le relevé des frais exposés et le montant global. |
|
2.9.3. Dépenses liées aux élections politiques et professionnelles |
Se reporter aux notes de service afférentes à chaque élection. |
|
NATURE DES DÉPENSES |
PIÈCES À PRODUIRE à l'agent comptable à l'appui des opérations de dépenses |
RÉFÉRENCES aux textes ou commentaires |
|---|---|---|
|
3. Dépenses de personnel et frais de déplacement |
La réforme introduite par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat rappelle le principe du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement et de restauration ainsi que de la justification des frais de transport au seul ordonnateur. Ainsi, ces dépenses sont, sauf exceptions, justifiées auprès du comptable public par un ordre de mission et un état de frais (cf. annexe F et G). |
|
|
3.1. Prise en charge du dossier |
||
|
3.1.1. Pièces générales |
1. Décision de nomination pour les fonctionnaires, de mise à disposition ou contrat de travail pour les non-titulaires ; |
|
|
2. Procès-verbal ou certificat d'installation ; |
Le procès-verbal ou le certificat d'installation ne sont pas requis pour la prise en charge des intervenants rémunérés à l'acte ou assurant un service ponctuel. |
|
|
3. Certificat de cessation de paiement par l'administration d'origine ; |
Le certificat de cessation de paiement n'est pas demandé si la dernière activité remplie dans une administration ou la présente activité est une intervention rémunérée à l'acte ou un service ponctuel (ex : emploi public saisonnier). Le certificat de cessation de paiement issu de la PSOP est établi à partir de : - la fiche de situation actuelle de l'agent (fiche SITAC); - ou la dernière fiche de liaison afférente à la situation de l'agent (signée par le précédent comptable). |
|
|
4. Le cas échéant, la fiche de renseignements de l'ordonnateur en cas de cumul d'activités publiques ; |
L'ordonnateur fait référence aux dispositions du décret n° 2020-69 du 30 janvier 2020 relatif aux contrôles déontologiques dans la fonction publique et précise le statut de l'agent dans son activité principale -fonctionnaire ou contractuel (définition du régime de cotisations au titre de l'activité secondaire ou complémentaire et respect des plafonds de cotisations). Si l'agent est par ailleurs contractuel, l'ordonnateur précise la quotité de service dans le ou les contrats et les bases de calcul des cotisations à la retraite du régime général et aux régimes complémentaires de retraite en application de ce ou ces contrats. |
|
|
5. Le cas échéant, l'attestation de cessation d'activités en cas de cumul d'une activité rémunérée et d'une pension de vieillesse ; |
Pour le cumul des pensions avec des rémunérations d'activité ou d'autres pensions, le fondement légal est désormais fixé aux articles L. 161-22 et L. 161-22-1-A du code de la sécurité sociale, L. 84 à L. 89 du code des pensions civiles et militaires de retraites. La circulaire interministérielle n° DSS/3A/2014/347 du 29 décembre 2014 relative aux nouvelles règles applicables en matière de cumul d'une activité rémunérée et d'une pension de vieillesse prévoit la production d'une " attestation de cessation d'activités " (§1.1.6, p5). Par ailleurs, en tant qu'employeurs, seuls sont concernés les établissements publics de l'Etat ne présentant pas un caractère industriel ou commercial (2° de l'article L86-1 du code des pensions civiles et militaires de retraites). |
|
|
6. Relevé d'identité bancaire ou postal ou IBAN/BIC ; 7. Le cas échéant, formulaire d'adhésion à une mutuelle de la fonction publique ; 8. Le cas échéant, décompte des heures ou vacations effectuées par des intervenants extérieurs ou autres intervenants assurant un service ponctuel. |
La FISI-comptable se substitue au relevé de domiciliation bancaire si les conditions posées à la rubrique 3.1.1. sont remplies.Compte joint : le nom de l'agent doit figurer sur le relevé. |
|
|
3.1.2. Fonctionnaires détachés |
1. Décision de rémunération ; 2. Arrêté de détachement ou de mise hors cadre. Décision d'affectation de l'ordonnateur de l'organisme. |
|
|
3.1.3. Dirigeants |
||
|
3.1.3.1. Etablissement public à carcatère administratif |
1. Ampliation de l'acte de nomination ; 2. Contrat et, le cas échéant, autres décisions fixant la rémunération en application du contrat. |
Circulaire CM2-17-3982 (NOR CPAB1716430C) relative à la mise en œuvre du décret n° 2017-870 du 9 mai 2017 relatif à la rémunération de certains dirigeants d'établissements publics de l'Etat. |
|
3.1.3.2. Etablissement public à caractère industriel et commercial |
1. Ampliation de l'acte de nomination ; 2. Décisions fixant la rémunération de l'agent. |
Décision du 3 mai 2017 relative aux règles générales précisant les conditions d'exécution des décisions ministérielles prises en application de l'article 3 du décret n° 53-707 du 9 août 1953 relatif au contrôle de l'Etat sur les entreprises publiques nationales et certains organismes ayant un objet d'ordre économique ou social. |
|
3.1.4. Stagiaires |
1. Convention ; 2. Etat liquidatif visé par l'ordonnateur. |
Articles D. 124-1 et suivants du code de l'éducation : la convention de stage est signée par l'établissement d'enseignement, l'organisme d'accueil, le stagiaire ou son représentant légal, l'enseignant référent et le tuteur de stage. |
|
3.1.5. Personnels mis à disposition |
Convention de mise à disposition à produire dès le premier paiement. |
|
|
3.2. Traitements, salaires |
1. Etat nominatif décompté individuel ou collectif énonçant les indications suivantes : - indemnité de résidence ; - supplément familial de traitement ; - montant des rémunérations soumis aux précomptes et montant de ces précomptes ; - traitement net mensuel ; - somme nette à payer. |
|
|
2. Récapitulation par enveloppe budgétaire. |
||
|
3.3. Changement de situation |
||
|
3.3.1. Nouvelle situation administrative |
Décision portant modification de la situation administrative de l'agent entraînant une modification de sa rémunération avec la date d'effet de l'acte ou arrêté portant mise à disposition. ou - Avenant au contrat de travail ou - Décision de mise en position de détachement, de disponibilité, de temps partiel… |
|
|
ou, le cas échéant Décision d'attribution ou de modification de la nouvelle bonification indiciaire. |
La décision précise la date d'effet du paiement de la nouvelle bonification indiciaire, l'emploi occupé et le nombre de points attribués (cf. décret et arrêté). |
|
|
3.3.2. Nouvelle situation personnelle |
Suivant le cas : 1. Livret de famille ou déclaration sur l'honneur de la situation au plan de l'état civil ; 2. Relevé d'identité bancaire ou postal ou IBAN/BIC en cas de changement de nom patronymique ou de domiciliation du traitement. |
|
|
3.3.3. Congés maladie et congés familiaux |
Suivant le cas : 1. Décision de mise en congés de maladie précisant la période de congés et la quotité de rémunération ; 2. Le cas échéant, décision de mise en congé de longue maladie ou de longue durée pris après avis du comité médical ; 3. Décision individuelle relative à un congé familial (maternité, adoption, paternité, parental, présence parentale). |
La décision indique les dates de début et de fin de congé. |
|
3.3.4. Suspension, service non-fait |
Décision individuelle de déclaration d'absence. |
La période concernée et le montant des précomptes à opérer doivent être indiqués. |
|
3.3.5 Journée de carence |
- État nominatif du nombre de jours de carence à précompter ou Listage mensuel des entrées |
Article 115 de la loi n°2017-1837 du 30 décembre 2017 de finances pour 2018 Pour les remboursements de précomptes pour journée de carence effectués à tort, un certificat administratif ou décision est à produire au comptable pour justifier le remboursement. |
|
3.3.6. Réduction de rémunération pour non transmission d'arrêt maladie |
- État nominatif du nombre de jours à précompter liés à la non transmission de l'arrêt maladie ou - Listage mensuel des entrées |
Décret n°2014-1133 du 3 octobre 2014 Pour les remboursements de précomptes pour réduction de rémunération pour non transmission d'arrêt maladie effectués à tort, une décision est à produire au comptable pour justifier le remboursement. |
|
3.3.7. Réintégration |
1. Décision de réintégration ; 2. Procès-verbal d'installation ; 3. Relevé d'identité bancaire ou postal ou IBAN/BIC. |
|
|
3.4. Fin de paiement et opérations diverses |
||
|
3.4.1. Admission à la retraite |
Arrêté de mise à la retraite. |
|
|
3.4.2. Congés divers |
||
|
3.4.2.1. Congé de formation professionnelle |
1. Décision de mise en position de congé de formation professionnelle ; 2. Etat liquidatif de l'indemnité mensuelle forfaitaire. |
|
|
3.4.2.2. Congé de transition professionnelle |
1. Décision d'octroi du congé de transition professionnelle et 2. État liquidatif relatif au maintien partiel du régime indemnitaire |
Décret n° 2019-1441 du 23 décembre 2019 relatif aux mesures d'accompagnement de la restructuration d'un service de l'Etat ou de l'un de ses établissements publics |
|
3.4.2.3. Congé de solidarité familiale |
- Arrêté portant accord d'un congé de solidarité familiale et - État liquidatif précisant le nombre de jours indemnisés |
Décret n° 2013-67 du 18 janvier 2013 Décret n° 2013-68 du 18 janvier 2013 |
|
3.4.2.4. Congé de présence parentale |
- Arrêté portant accord d'un congé de présence parentale et - État liquidatif précisant les jours non indemnisés par la CAF |
Art. 40Bis de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984 |
|
3.4.2.5. Prolongation pour limite d'âge |
- Décision portant prolongation pour limite d'âge |
Décret n° 2009-1744 du 30 décembre 2009 Décret n° 2011-2103 du 30 décembre 2011 Circulaire DGAFP/DGCL/DHOS du 25 février 2010 (NOR : BCFF1005626C) |
|
3.4.2.6. Rétrogradation |
- Arrêté portant changement de grade |
Article 66 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 |
|
3.4.2.7. Temps partiel thérapeutique |
Selon le cas : - Arrêté portant autorisation de travail à temps partiel pour raison thérapeutique ou arrêté de renouvellement de l'autorisation de travail à temps partiel pour raison thérapeutique ou - Arrêté de reprise à temps plein ou arrêté de reprise à temps partiel |
Pour les titulaires ou stagiaires : Article 34 bis premier alinéa de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 Ordonnance n° 2017-53 du 19 janvier 2017 reprise par la circulaire CPAF1807455C du 15 mai 2018 du ministre de l'action et des comptes publics Pour les contractuels : Article 2 du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 Article L. 323-3 du Code de la Sécurité sociale Article R. 323-3 du Code de la Sécurité sociale |
|
3.4.3. Avance sur traitement - DOM |
1. Arrêté de mutation ; 2. Etat liquidatif du montant de l'avance. |
Circulaire n° 70-19 B/5 du 24 août 1951. |
|
3.4.4. Mutation entre la métropole et un DOM ou vice-versa, ou mutation d'un DOM à un autre DOM. |
Le comptable de départ informe le nouveau comptable assignataire de la rémunération de l'agent, du versement de l'avance. Le gestionnaire de départ informe également le nouveau gestionnaire de l'agent. |
|
|
3.4.5. Avances dans les collectivités d'outre-mer et à statut spécial |
Articles 144 à 147 du décret du 2 mars 1910 portant règlement sur la solde et les allocations accessoires des fonctionnaires, employés et agents des services coloniaux ou locaux. |
|
|
3.4.6. Avances à l'étranger |
Avances des articles 32 et 33 du décret n° 67-290 du 28 mars 1967 modifié fixant les modalités de calcul des émoluments des personnels de l'Etat et des établissements publics de l'Etat à caractère administratif en service à l'étranger, et avances allouées aux volontaires civils affectés à l'étranger par application des dispositions de l'article 1er du décret n° 2002-183 du 13 février 2002 pris pour l'application des dispositions du code du service national relatives aux volontariats civils et relatif à l'attribution d'une avance à certains volontaires civils affectés à l'étranger. |
|
|
3.4.7. Acomptes sur rémunérations |
Les acomptes sur rémunérations concernent notamment : - les agents qui prennent leurs fonctions en cours de mois ; - ceux dont les dossiers parviennent tardivement aux services liquidateurs (par exemple, le cas des dirigeants nommés mais dont les modalités de rémunération n'ont pas été fixées par la direction du budget en application de la circulaire CM2-17-3982 relative à la mise en œuvre du décret n° 2017-870 du 9 mai 2017 relatif à la rémunération de certains dirigeants d'établissements publics de l'Etat) ; - les bénéficiaires de l'allocation de retour à l'emploi (du fait des retards liés à la longueur du circuit administratif). La régularisation de la situation de chacun intervient, en principe, à la fin du mois suivant, lors de la liquidation de la paye. Article L. 3251-3 et L. 3242-1 du code du travail. |
|
|
3.4.8. Autres cas |
Demande de fin de paiement établie par le service gestionnaire indiquant la date d'effet et la nouvelle position de l'agent ; |
En cas de mutation, de détachement etc., cette information permet d'indiquer aux créanciers d'aliments le nouveau service gestionnaire de l'agent et le nouveau comptable assignataire de sa rémunération. |
|
3.4.8.1. Décès |
Acte de décès. |
|
|
3.4.8.2. Démission |
Décision prenant acte de la démission. |
|
|
3.4.8.3. Licenciement |
1. Décision de licenciement ; 2. Le cas échéant, décompte de l'indemnité de licenciement. |
|
|
3.5. Accessoires du traitement |
||
|
3.5.1. Indemnité de résidence |
Justifications identiques à celles exigées pour la prise en charge de la rémunération principale. |
|
|
3.5.2. Supplément familial de traitement (SFT) |
||
|
3.5.2.1. Cas général en absence de garde alternée |
1. Livret de famille (ou transcription de la décision d'adoption sur le registre de l'État civil) ou autre pièce prouvant l'existence de l'enfant ; 2. Déclaration commune du choix de l'allocataire visée par le service gestionnaire de l'autre conjoint, concubin ou pacsé. |
Articles 10 à 12 du décret n° 85-1148 du 24 octobre 1985 modifié relatif à la rémunération des personnels civils et militaires de l'Etat, des personnels des collectivités territoriales et des personnels des établissements publics d'hospitalisation. |
|
3.5.2.1.1. Partage du SFT en cas de garde alternée |
- Livret de famille (ou transcription de la décision d'adoption sur le registre de l'État civil) ou autre pièce prouvant l'existence de l'enfant |
Décret n° 2020-1366 du 10 novembre 2020 |
|
et - Pièces précisant que l'enfant est à charge entre 16 et 20 ans (selon la situation : déclaration sur l'honneur si l'enfant est sans activité professionnelle, justification des revenus inférieurs ou égaux à 55 % du SMIC, justification de l'inscription dans un établissement d'enseignement (écolier, étudiant, apprenti…). |
Enfant à charge au sens de la législation sur les prestations familiales (art. R. 512-2 du code de la sécurité sociale), ou enfant dont l'agent public est le parent sans en avoir la charge. Attention : l'enfant qui perçoit par lui-même une prestation familiale ou l'aide personnalisée au logement n'ouvre pas droit au SFT. |
|
|
et - Attestation de paiement de la caisse d'allocations familiales et - Attestation commune du choix du ou des allocataires ou - Certificat de l'ordonnateur attestant le désaccord sur la désignation du bénéficiaire unique |
||
|
et - Attestation de l'employeur de l'autre parent indiquant qu'il est effectué un paiement de SFT au titre de la garde alternée ou - Attestation de non versement (en cas d'allocataire unique) ou - Attestation sur l'honneur de l'agent public certifiant que l'autre parent exerce une profession relevant du secteur privé ou est sans emploi |
Si SFT pour 2 enfants ou plus Le gestionnaire conserve les pièces relatives à l'état civil que l'agent a pu lui produire en dehors de l'attestation de la CAF. |
|
|
3.5.2.2. Cas de séparation |
1. Nombre d'enfants pris en compte pour le calcul du SFT à répartir ; 2. Le cas échéant, nombre d'enfants à charge de l'agent et/ou des ex-conjoint(s) issus de chaque nouvelle union ; 3. Le cas échéant, nombre d'enfants à charge et le traitement indiciaire brut et la NBI (pour les anciens couples d'agents publics) de chaque ancien conjoint (*) ; 4. Le cas échéant, le ou les ex-conjoint(s) bénéficiaire(s) du versement. |
(*) exercice du droit d'option pour les anciens couples d'agents publics ou pour le versement du supplément familial de traitement (SFT) à l'ancien conjoint non-fonctionnaire. |
|
3.5.3. Majoration de traitement et complément de majoration dans les DOM |
||
|
3.5.3.1. Affectation dans un DOM |
Justifications identiques à celles exigées pour la prise en charge de la rémunération principale ; |
|
|
3.5.3.2. Congé bonifié dans un DOM ou COM |
1. Décision d'octroi du congé bonifié ; 2. Certificat administratif justifiant de la durée du séjour effectif sur le lieu du centre des intérêts moraux et matériels ; 3. - Etat liquidatif de la majoration de traitement et de son complément. |
Cf. article 11 du décret n° 78-399 du 20 mars 1978 modifié et (DOM) et décret n° 2020-851 du 2 juillet 2020 (COM) relatif, pour les départements d'outre-mer, à la prise en charge des frais de voyage de congés bonifiés accordés aux magistrats et fonctionnaires civils de l'Etat. Durée prévisible si la majoration est payée pendant le congé bonifié. Durée constatée si la majoration est payée au retour du congé du fonctionnaire. Les pièces qui ont permis l'établissement du certificat administratif sont conservées par le gestionnaire de personnel aux fins d'un éventuel contrôle du juge des comptes. |
|
3.5.3.3. Congé bonifié en métropole |
1. Décision d'octroi du congé bonifié ; 2. Certificat administratif précisant la période de suspension de la majoration et de son complément |
|
|
3.5.3.4. Majoration familiale |
- Extrait acte de naissance ou - Livret de famille ou autre pièce prouvant l'existence de l'enfant et - Attestation sur l'honneur de l'agent de la prise en charge effective et permanente de l'enfant et - Attestation du conjoint du non versement ou du montant des majorations familiales perçues ou des avantages familiaux versés dans le pays étranger. ou - Certificat de non-paiement des prestations familiales delivré par la CAF ou - Certificat de radiation des avantages familiaux et - Attestation justifiant de la situation de l'enfant et - Attestation du conjoint du non versement ou du montant des majorations familiales perçues ou des avantages familiaux versés dans le pays étranger. ou - Certificat de non-paiement des prestations familiales delivré par la CAF ou - Certificat de radiation des avantages familiaux et - Attestation justifiant de la situation de l'enfant |
Enfant à charge au sens de l'article R. 512-2 du code de la sécurité sociale. Article 8 du décret n° 67-290 du 28 mars 1967. |
|
3.5.3.5 Supplément familial à l'étranger |
Dans les deux premiers cas : - Attestation du conjoint d'activité non rémunérée ou rémunérée inférieure à l'indice 300 brut Dans le troisième cas : - Extrait acte de naissance et - Attestation sur l'honneur de l'agent de la prise en charge effective et permanente de l'enfant et - Certificat de non-paiement des prestations familiales delivré par la CAF ou - Certificat de radiation des avantages familiaux |
Enfant à charge au sens de l'article R. 512-2 du code de la sécurité sociale. Article 7 du décret n° 67-290 du 28 mars 1967. |
|
3.6. Indemnités |
Les indemnités autoliquidées par les applications de la PSOP ne nécessitent ni décision d'attribution ni état liquidatif. |
L'état liquidatif des indemnités doit être suffisamment détaillé pour permettre au comptable de vérifier l'exacte application du texte en vigueur. |
|
3.6.1. Cas général : indemnités forfaitaires liées à un grade ou une fonction, indemnité de rendement, indemnités de sujétion… |
1. Décision individuelle ou collective d'attribution ; 2. Etat liquidatif et nominatif faisant référence au texte institutif de l'indemnité et à l'arrêté fixant le(s) taux en vigueur et à l'arrêté fixant le(s) taux en vigueur ; 3. Pour les agents contractuels : mention au contrat. |
L'état liquidatif, signé par le gestionnaire de personnel, peut valoir décision d'attribution. Sur les documents communiqués au comptable figurent le libellé exact de l'indemnité et l'imputation budgétaire et comptable. Dans le cas où une indemnité serait d'ordre public (ex : l'indemnité compensatrice de la hausse de la contribution sociale généralisée (CSG) instituée par l'article 113 de la loi n° 2017-1837 du 30 décembre 2017 de finances pour 2018 et le décret n° 2017-1889 du 30 décembre 2017 pris en application de l'article 113 de la loi n° 2017-1837 du 30 décembre 2017 de finances pour 2018 et instituant une indemnité compensatrice de la hausse de la contribution sociale généralisée dans la fonction publique), la mention au contrat n'est pas requise. |
|
3.6.1.1 Primes sur rémunération |
1. Texte réglementaire instituant la prime. 2. Décision de l'organe délibérant autorisant le versement. |
|
|
3.6.2. Cas particuliers |
||
|
3.6.2.1. Indemnités horaires pour travaux supplémentaires |
L'état liquidatif doit comporter la certification du nombre d'heures effectuées. |
Décret n°2002-60 du 14 janvier 2002 modifié relatif aux indemnités horaires pour travaux supplémentaires. |
|
3.6.2.2. Indemnité d'éloignement |
Concerne les fonctionnaires en service en Nouvelle-Calédonie, en Polynésie française ou dans les îles Wallis et Futuna. Décret n°96-1028 du 27 novembre 1996 modifié relatif à l'attribution de l'indemnité d'éloignement aux magistrats et aux fonctionnaires titulaires et stagiaires de l'Etat en service à Mayotte, en Nouvelle-Calédonie, en Polynésie française et dans les îles Wallis et Futuna. |
|
|
3.6.2.3. Indemnité particulière de sujétion et d'installation |
Les pièces justificatives de la dépense figurent aux annexes de à la circulaire budget 2D-023802 FP/7-2032 du 4/10/2002 |
Concerne les fonctionnaires affectés en Guyane, à Saint-Martin ou à Saint-Barthélemy : décret n° 2013-314 du 15 avril 2013 modifié portant création d'une indemnité de sujétion géographique. |
|
3.7. Prestations sociales diverses |
||
|
3.7.1. Remboursement du trajet domicile-travail |
Demande de l'agent. |
Décret n° 2010-676 du 21 juin 2010 modifié instituant une prise en charge partielle du prix des titres d'abonnement correspondant aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Lors d'un contrôle ponctuel, l'agent comptable se réserve le droit d'obtenir du gestionnaire de personnel, copie du titre de transport utilisé. |
|
3.7.1.1 Prise en charge de l'indemnité kilométrique vélo |
- Déclaration sur l'honneur de l'agent ; et - Etat liquidatif pour la prise en charge initiale. |
Décret n° 2016-1184 du 31 août 2016 instituant à titre expérimental une prise en charge de l'indemnité kilométrique vélo. Décret n° 2018-716 du 3 août 2018 portant prolongation de l'expérimentation instituant une prise en charge de l'indemnité kilométrique vélo. Cette expérimentation concerne les agents relevant des ministères chargés du développement durable et du logement ainsi que de leurs établissements publics. |
|
3.7.1.2 Forfait mobilités durables |
Cas du covoiturage : - la délibération actant de la mise en place du dispositif au profit de ses agents; - une attestation sur l'honneur de l'agent ; - en cas de covoiturage via une plateforme électronique fournir les justificatifs permettant de vérifier le trajet effectué (factures, validation de réservation,...). Cas du vélo : - la délibération actant de la mise en place du dispositif au profit de ses agents; - une attestation sur l'honneur de l'agent; - une attestation de l'autorité hiérarchique certifiant qu'il y a eu contrôle; - état liquidatif pour la prise en charge initiale. |
Décret n° 2020-543 du 9 mai 2020 relatif au « forfait mobilités durables » dans la fonction publique de l'Etat. Publics concernés : magistrats, personnels civils et militaires de l'Etat et de ses établissements publics et des groupements d'intérêt public principalement financés par une subvention de l'Etat. Objet : institution d'un « forfait mobilités durables » dans la fonction publique de l'Etat. |
|
3.7.2. Allocations pour perte d'emploi |
Cet état comprendra : - la décision d'ouverture du droit et d'attribution des allocations ; - la détermination du salaire journalier de référence et de la durée d'indemnisation. Ces éléments peuvent faire l'objet de deux documents distincts. |
|
|
3.7.2.1. lorsque le versement est effectué par l'employeur |
1. Etat liquidatif ; 2. Attestation mensuelle d'actualisation transmise par l'assurance chômage, sauf en cas de dispense de recherche d'emploi ; 3. Le cas échéant, décision de versement de l'allocation formation reclassement durant les périodes de formation. |
|
|
3.7.2.2. lorsque le versement de l'allocation est effectué par le mandataire Pôle Emploi |
1. Etat récapitulatif mensuel par établissement financeur des montants des allocations de chômage et, le cas échéant, des aides versées, des impayés, des indus récupérés et des cotisations afférentes ; 2. Etat mensuel nominatif par établissement financeur des montants des allocations de chômage et des aides versées, des impayés, des indus récupérés et des cotisations afférentes ; 3. Eléments permettant de déterminer l'état de l'avance versée au mandataire pour la période précédente. |
Article 40 de la loi n°2014-1545 du 20 décembre 2014 relative à la simplification de la vie des entreprises ; Décret n°2016-544 du 3 mai 2016 portant dispositions relatives aux conventions de mandat conclues par les établissements publics et les groupements d'intérêt public nationaux et les autorités publiques indépendantes avec des tiers. |
|
3.7.3. Accident de service ou de travail, maladie professionnelle |
1. Décision plaçant l'agent en congé pour invalidité temporaire imputable au service à titre provisoire ; 2. État liquidatif des sommes à mettre en paiement hors rémunération. |
Loi n° 84-16 du 11 janvier 1984, article 34-2° Décret n°86-442 du 14 mars 1986 (Article 47-1 et s. du Titre VI bis) Pour la prise en charge des prestations en nature (remboursement des honoraires médicaux et des frais directement entraînés par la maladie ou l'accident) les justifications doivent être apportées aux services gestionnaires par les intéressés. |
|
3.7.4. Assurance invalidité |
1. Arrêté précisant la position de l'agent (activité, congé de maladie, disponibilité) ; 2. Etat liquidatif des sommes à mettre en paiement. |
Article D. 712-16 du code de la sécurité sociale. L'arrêté précise notamment : - le degré d'invalidité ; - la nature du droit (rémunération, allocation d'invalidité et éventuellement majoration pour tierce personne) ; - la période de versement. |
|
3.7.5. Capital-décès |
Concerne les fonctionnaires. Le paiement s'effectue par demande de paiement. Articles D. 712-19 à D. 712-24 du code de la sécurité sociale. Instruction générale du 1er août 1956 relative au régime de sécurité sociale des fonctionnaires de l'Etat. Instruction n° 85-111 B1 du 4 septembre 1985 relative à la justification des ressources par les ascendants ou les descendants d'un fonctionnaire décédé. |
|
|
3.7.5.1. Pièces communes |
1. Dernier bulletin de salaire du fonctionnaire décédé ; 2. Etat liquidatif. |
|
|
3.7.5.2. Capital-décès demandé par le conjoint |
1. Extraits des actes de décès, de naissance et de mariage du fonctionnaire ou - Livret de famille régulièrement tenu à jour ; 2. Déclaration sur l'honneur du conjoint. |
Le conjoint atteste : - d'une part, qu'aucune séparation de corps n'a été prononcée judiciairement ; - d'autre part, qu'il n'existe pas d'enfants remplissant les conditions exigées pour pouvoir prétendre au capital-décès. Pour bénéficier du capital-décès, les enfants doivent remplir les conditions fixées à l'article D. 712-20 du code de la sécurité sociale (moins de vingt et un ans, non imposable à l'impôt sur le revenu…). |
|
3.7.5.3. Capital-décès demandé en totalité par les enfants |
1. Soit les extraits d'acte de décès du fonctionnaire, de l'acte de décès du conjoint en cas de décès de celui-ci, des actes de naissance du défunt et du conjoint, de l'acte de mariage portant mention du jugement ou de l'arrêt prononçant le divorce, en cas de divorce du défunt ou du conjoint survivant et de(s) acte(s) de naissance du (des) enfant(s) ou - Livret de famille régulièrement mis à jour avec les mentions relatives au décès et au divorce du (des) parent(s) ; 2. Déclaration sur l'honneur ; 3. Selon les cas : - Avis ou certificat de non-imposition à l'impôt sur le revenu des personnes physiques établi au nom de l'(des) enfant(s) ou - Attestation sur l'honneur de l'(des) enfant(s) majeur(s) ou du représentant légal de l'(des) enfant(s) mineur(s), le cas échéant, - Pour les enfants âgés de plus de 21 ans, certificat délivré par un médecin assermenté attestant que les enfants sont dans l'impossibilité de travailler et/ou - Pour l'(les) enfant(s) marié(s), avis ou certificat de non-imposition à l'impôt sur le revenu des personnes physiques établi au nom du foyer fiscal. |
En cas de séparation de corps du défunt et du conjoint survivant, la déclaration sur l'honneur est souscrite par chacun des enfants ou, s'ils sont mineurs ou interdits, par leur représentant légal, et atteste que le fonctionnaire défunt et le conjoint survivant étaient séparés de corps judiciairement. Si l'(les) enfant(s) est (sont) rattaché(s) au foyer fiscal du fonctionnaire décédé, production de l'avis d'imposition du fonctionnaire décédé ou du conjoint (de l'ex-conjoint) de ce dernier faisant apparaître le rattachement de l'(des) enfant(s) bénéficiaire(s) de cette prestation. L'attestation sur l'honneur précise d'une part la situation de l'enfant (exemples : élève ou étudiant) et d'autre part, que l'enfant n'est pas imposable du fait de ses revenus salariés ou de ses revenus mobiliers ou immobiliers. |
|
3.7.5.4. Capital-décès demandé par les ascendants du premier degré |
1. Extrait de l'acte de décès du fonctionnaire ou livret de famille régulièrement tenu à jour ; |
La déclaration sur l'honneur atteste que le défunt n'était pas marié ou qu'il était veuf, divorcé ou séparé de corps judiciairement et qu'il n'a pas laissé de descendant(s) pouvant prétendre au capital-décès. |
|
2. Déclaration sur l'honneur ; 3. Extrait de naissance des ascendants ou livret de famille régulièrement tenu à jour ; 4. Avis ou certificat de non-imposition à l'impôt sur le revenu |
L'attestation sur l'honneur précise que l'(les) ascendant(s) n'est (ne sont) pas imposable(s) du fait de son (leur) revenu(s) salarié(s) ou de son (leur(s) revenu(s) mobilier(s) ou immobilier(s). |
|
|
ou Attestation sur l'honneur si aucune déclaration fiscale n'a été faite par les ascendants à l'administration fiscale. |
||
|
3.7.5.5. Capital-décès demandé par les ascendants du second degré |
1. Production des pièces exigées pour les ascendants du 1er degré ; 2. Extrait des actes de décès des deux ascendants du 1er degré. |
|
|
3.7.5.6. Capital-décès demandé par les ayants-droit d'un fonctionnaire absent |
Expédition du jugement rendu par le juge des tutelles constatant la présomption d'absence. |
Présomption d'absence, article 112 du code civil. |
|
3.7.6. Prestations d'action sociale des organismes |
Attestation du service gestionnaire précisant la date de la demande de l'agent, les éléments de liquidation et certifiant que les conditions imposées par la réglementation sont remplies. |
|
|
3.8. Frais de déplacement temporaires Ils comprennent : - des frais de séjour ; - des frais de transport ; - le cas échéant, des frais annexes. Ils sont : - soit remboursés à l'agent ; - soit pris en charge directement par l'administration. |
NOTA BENE : La présente nomenclature rappelle la liste des P.J. qui découle de l'application des textes listés ci-contre. En cas de réglementation propre, l'organisme public peut, le cas échéant, s'inspirer de cette liste. |
- Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'État ; - Guide des frais de déplacements temporaires des personnels civils de l'État (publié par la DGAFP, édition 2019) ; - Arrêté du 11 octobre 2019 modifiant l'arrêté interministériel du 3 juillet 2006 modifié fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat ; - Arrêté du 11 octobre 2019 modifiant l'arrêté interministériel du 3 juillet 2006 modifié fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l'Etat ; - Arrêté du 11 octobre 2019 modifiant l'arrêté interministériel du 3 juillet fixant les taux des indemnités de stage prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat. Par frais annexes, il faut entendre frais relatifs notamment à la délivrance de passeports, de visas, vaccinations obligatoires, les taxes d'aéroports, autres taxes et impôts touchant les voyageurs. Ces dispositions sont prévues par divers arrêtés ministériels, pour des déplacements en Métropole, Outre-mer et à l'étranger. Le droit applicable à un organisme public donné est fixé par le décret et les arrêtés interministériels, complétés par des délibérations du conseil d'administration prises pour leur application ; - Décret n° 2009-545 du 14 mai 2009 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires du personnel militaire ; - Arrêté du 20 juillet 2011 pris en application du décret n° 2009-545 du 14 mai 2009 et fixant les barèmes et les modalités d'indemnisation des déplacements temporaires du personnel militaire ; - Arrêté du 10 avril 2007 pris en application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les barèmes indemnitaires et les modalités d'indemnisation des personnels civils du ministère de la défense dans le cadre de leurs déplacements temporaires. |
|
3.8.1. Remboursement à l'agent des frais d'hébergement et de restauration |
Les frais d'hébergement pris en charge forfaitairement sont soumis, conformément à l'article 3-2° du - Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'État à un contrôle de l'effectivité de la dépense qui relève du seul ordonnateur. |
|
|
3.8.1.1. Mission, tournées |
- Ordre de mission ; - Etat de frais. |
L'ordre de mission peut être permanent et/ou collectif. L'intéressé ne peut pas signer lui-même son ordre de mission. Dans le cadre de la dématérialisation, la validation de l'ordre de mission peut s'effectuer via une transaction du système d'information de l'organisme. La présentation de l'ordre de mission et de l'état de frais est laissée à la libre appréciation des services gestionnaires, sous réserve qu'ils comportent toutes les informations nécessaires aux contrôles du comptable, notamment l'exactitude des calculs de liquidation. L'automatisation des tâches et la dématérialisation des pièces justificatives peuvent conduire à l'établissement de documents conjoints. Ainsi, l'ordre de mission n'est pas transmis au comptable dès lors que les informations de celui-ci tenant d'une part aux conditions du déplacement et, d'autre part, à l'engagement de la dépense [n° d'identification, nature (permanent, collectif, ponctuel, dispense), montant estimatif, date] sont reprises sur l'état de frais. De même concernant l'état de frais, un état récapitulatif renvoyant aux états individuels, peut dispenser de la signature de chaque état joint à celui-ci en appui de la demande de paiement. Dans le cadre de la dématérialisation des pièces justificatives, la certification de l'état de frais est laissée à l'initiative de l'ordonnateur dans le cadre de ses procédures de contrôle interne. Pour l'agent comptable, la signature de la demande de paiement par l'ordonnateur vaut certification du service fait et justification des informations figurant sur l'état de frais, conformément à l'article 11 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. |
|
3.8.1.2. Intérim |
1. Ordre de mission ou décision fixant les conditions de l'intérim ; 2. Etat de frais (idem que pour les missions). |
|
|
3.8.1.3. Stage, concours, sélections, examens professionnels |
1. Ordre de mission (ou convention au stage) ; 2. Etat de frais |
L'ordre de mission doit mentionner les références aux dispositions réglementaires dont il fait application selon qu'il s'agit d'un stage de formation continue ou de formation initiale (régime d'indemnisation spécifique) ou d'un déplacement pour subir des épreuves de concours, sélection ou examen. |
|
3.8.1.4. Personnes qui participent aux organismes consultatifs ou qui interviennent pour le compte de l'organisme |
1. Ordre de mission prescrivant la prise en charge des frais. 2. Etat de frais. |
|
|
3.8.2. Prise en charge directe par l'organisme des frais d'hébergement et de restauration des agents en mission ou en stage |
1. Contrat ou convention (selon le cas) ; 2. Facture du prestataire de services. |
La prise en charge directe par l'administration intervient dans le cadre des dispositions de l'article 5 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat, selon les règles applicables à la commande publique. |
|
3.8.3. Frais de transport remboursés à l'agent dans le cadre de missions, tournées, stages, intérim, concours - véhicule personnel, indemnités kilométriques, - transport en commun (voie ferrée, avion, bateau, autocar, navette) ; - véhicules de louage (taxi, véhicules de location) ; - péage d'autoroute parcs de stationnement ; - cartes d'abonnement à un transport en commun. |
Idem que pour le remboursement des frais d'hébergement et de restauration. |
Conformément aux articles 3-1er alinéa, 10-6e alinéa et 11, les pièces justificatives des dépenses exposées par l'agent sont produites au seul ordonnateur. De même, l'attestation d'utiliser le véhicule personnel et les conditions d'assurance procèdent de la responsabilité du seul ordonnateur qui conserve les pièces considérées. Il veille en particulier à ce que les factures soient acquittées par l'agent. Le contrôle des dépenses est effectué par l'agent comptable au vu du seul état de frais qui doit, à cet effet, comporter toutes les informations nécessaires au regard de la réglementation applicable au sein de l'organisme public dont il relève afin de vérifier l'exacte liquidation de la dépense. |
|
3.8.4. Prise en charge directe par l'organisme des frais de transport |
La prise en charge directe par l'administration intervient dans le cadre des dispositions de l'article 5 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'État fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat, selon les règles applicables à la commande publique. |
|
|
3.8.4.1. Titres de transport |
1. Contrat ou convention ; 2. Le cas échéant facture. |
|
|
3.8.4.2. Cartes d'abonnement |
1. Facture ; 2. Le cas échéant l'abonnement. |
Cette pièce n'est pas nécessaire si tous les renseignements afférents à l'abonnement figurent sur la facture. |
|
3.8.5. Autres frais (délivrance de passeport, de visa, vaccinations obligatoires, taxes d'aéroport, autres taxes et impôts touchant les voyageurs) |
Facture attestant les frais engagés. |
|
|
3.8.6. Paiement aux agents bénéficiaires d'une avance sur frais de déplacement |
1. Ordre de mission ou/et fiche d'allocation ou décision d'intérim ; 2. Etat de frais. A l'étranger : - Ordre de mission ou décision fixant les conditions de l'intérim, ou convocation à un stage. (à confirmer par la DGAFP) - Fiche d'allocation ou état de frais. |
- Article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat. - Instruction n° 07-021-B1-O-M9 du 6 mars 2007 : le taux des avances est fixé à 75 % des sommes présumées dues à la fin du déplacement ou en fin de mois selon le cas. - Instruction n° 09-023 M9 du 8 octobre 2009. Si l'organisme a fixé, par délibération, un taux et des modalités ces dispositions prévalent sur les dispositions des instructions. Pour l'étranger, l'avance sur paiement des frais de déplacements temporaires est versée au vu d'une fiche d'allocation et d'un ordre de mission ou de déplacement (étant observé que la fiche d'allocation peut désormais valoir ordre de mission). L'ordre de mission constitue la pièce justificative unique s'il présente les éléments suivants : - attestation des calculs de liquidation par l'ordonnateur ; - mention dans le titre de l'ordre de mission ou dans une zone de commentaires, qu'il s'agit d'un " document valant fiche d'allocation " de devises étrangères. |
|
3.8.7. Transport du corps d'un agent décédé au cours d'un déplacement temporaire |
1. Demande de remboursement ; 2. Facture. |
|
|
3.8.8. Carte voyagiste (ou carte logée) |
Pièces listées aux rubriques 3.8.2 Prise en charge directe par l'organisme des frais d'hébergement et de restauration des agents en mission ou en stage, 3.8.4.1 Titre de transport, 3.8.5 Autres frais. |
La carte voyagiste est un mode d'exécution des marchés publics à bons de commande pour les voyages et déplacements du personnel (civil ou militaire) des entités publiques, notamment pour des missions, congés bonifiés et changements de résidence. Ces marchés permettent la fourniture de titres de transport, de réservations hôtelières, de locations de courte durée de véhicules et de services annexes (frais de visa...). Les pièces justificatives à fournir dans le cadre d'une carte voyagiste sont celles énumérées aux rubriques 3.8.2, 3.8.4.1 et 3.8.5. |
|
3.8.9 Carte affaires |
- Contrat d'ouverture de compte (dit « contrat d'entreprise ») entre l'émetteur et l'entité publique lors du premier paiement ; et, selon le cas : Paiement des frais de déplacement temporaires : se reporter au point 3.8.1.1 ; Paiement des frais de réception et de représentation : se reporter à la rubrique 2 point 2.9. ; |
La carte affaires est une carte personnelle de paiement à débit différé, adossée sur le compte bancaire de l'agent, lui permettant d'être remboursé de ses frais professionnels avant que son compte ne soit effectivement débité. Ces frais recouvrent les frais de déplacement temporaires, y compris, le cas échéant, les frais annexes et les frais de réception et de représentation. |
|
Paiement des frais annexes nécessités par la mission et justifiés par une facture ; - Prestations financières liées à la délivrance et à l'utilisation de la carte : facture de l'établissement financier ; - Frais d'opérations tenant à l'utilisation de la carte : éléments figurant dans l'état de frais ou relevé d'opérations. |
Les frais annexes concernent les dépenses accessoires nécessaires à l'exécution de la mission (frais de documentation, location de salle, ou de matériel audiovisuel…). Ces derniers sont encadrés par l'entité publique dont dépendent les agents porteurs de carte affaires. |
|
|
3.9. Frais de changement de résidence |
- Décret n° 90-437 du 28 mai 1990 pour la modifié (métropole) et circulaire du 22 septembre 2000 y afférente arrêté du 26 novembre 2001 fixant les taux des indemnités forfaitaires de changement de résidence prévues aux articles 25 et 26 du décret n° 90-437 du 28 mai 1990 ; - Circulaire du 22 septembre 2000 relative aux conditions et aux modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l'Etat sur le territoire métropolitain de la France. - Décret n° 89-271 du 12 avril 1989 DOM, Mayotte, pour les modifié (départements et régions d'outre-mer, Saint-Martin, Saint-Barthélémy et Saint-Pierre-et-Miquelon) et arrêté du 12 avril 1989 fixant les taux des indemnités forfaitaires de changement de résidence prévues aux articles 26 et 27 du décret n° 89-271 du 12 avril 1989 ; - Décret n° 98-844 du 22 septembre 1998 pour les modifié (collectivités d'outre-mer) et arrêté du 22 septembre 1998 fixant les montant des indemnités forfaitaires de changement de résidence prévues aux articles 39 et 40 du décret n° 98-844 du 22 septembre 1998 ; - Décret n° 91-430 du 7 mai 1991 modifié, surfixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des ouvriers de l'État sur le territoire métropolitain de la France ; - Décret n° 86-416 du 12 mars 1986 fixant les conditions et modalités de prise en charge par l'Etat des frais de voyage et de changement de résidence à l'étranger ou entre la France et l'étranger des agents civils de l'Etat et des établissements publics de l'Etat à caractère administratif ; - Circulaire B-2E-22 du 1er mars 1991 relative aux déplacements à l'étranger des personnels civils de l'État et des établissements public administratifs : application du décret n° 86-416 du 12 mars 1986. Pour le personnel militaire : - Décret n° 2007-639 du 30 avril 2007 instituant une allocation d'accompagnement à la mobilité géographique dans les armées ; - Décret n° 86-416 du 12 mars 1986 modifié pour l'étranger ; - Arrêté du 30 avril 2007 fixant le montant de l'allocation d'accompagnement à la mobilité géographique dans les armées ; - Décret n° 2007-640 du 30 avril 2007 pour les militaires sur le territoire métropolitain de la France fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les changements de résidence des militaires ; - Arrêté du 30 avril 2007 portant application des dispositions du décret n° 2007-640 du 30 avril 2007 ; - Instruction n° 230112/DEF/SGA/DRH-MD/SR-RH/FM2 relative aux conditions de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires et les changements de résidence du personnel militaire ; -Instruction n°7100/DEF/DCSCA/SD_REJ/BDI du 20 juin 2013 relative aux procédures à mettre en œuvre au sein des bases de défense en matière de frais de déplacements temporaires et changements de résidence. (ainsi que leurs arrêtés d'application) - Circulaire du 22 septembre 2000 relative aux conditions et aux modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements ; (Pour information, la liste ci-dessus n'est pas exhaustive) |
|
|
3.9.1. Prise en charge des frais de changement de résidence |
Les pièces mentionnées au point 3.9.1.1. peuvent faire l'objet de simplifications, conformément au schéma retenu pour les frais de déplacements temporaires, dans le cadre d'un dispositif validé de dématérialisation des pièces. L'automatisation des tâches et la dématérialisation des pièces justificatives peuvent conduire à l'établissement d'un document unique et dématérialisé en lieu et place des pièces papiers (état de frais et ordre de mutation). Cette dématérialisation doit être mise en œuvre via une application interfaçée avec Chorus. Dans ce cas, et à condition que les informations tenant d'une part aux conditions du changement de résidence et d'autre part à l'engagement de la dépense soient reprises, l'état de frais de changement de résidence dématérialisé devient l'unique pièce justificative à transmettre au comptable. |
|
|
3.9.1.1 Indemnité forfaitaire de changement de résidence et frais de transport des personnes |
- Ordre de mutation ou décision génératrice du droit ; |
L'ordre de mutation ou la décision génératrice du droit constatant officiellement le mouvement doit faire référence à l'article et au paragraphe du décret dont il est fait application. |
|
et - État de frais. |
Cette pièce doit notamment mentionner la situation statutaire et le grade de l'agent, la résidence de départ, et celle de l'affectation et préciser si l'agent bénéficie ou non d'un logement meublé fourni par l'administration dans sa nouvelle résidence. L'état de frais doit comporter tous les éléments permettant de vérifier la liquidation des frais de changement de résidence conformément aux dispositions des décrets susvisés (cf. annexe F de la présente nomenclature relative aux mentions devant figurer sur un états de frais de changement de résidence). À défaut, ces informations doivent figurer sur un ou des documents disjoints, également transmis au comptable. Ces pièces sont fournies au moment du versement de l'avance ou au moment du versement du solde (dans le cas où aucune avance n'a été demandée). Pour le personnel militaire, des mentions spécifiques doivent être portées sur l'état de frais (exemple : montant de la facture du prestataire retenu, nombre de jours d'indemnités journalières sur la base du décret n° 2009-545 du 14 mai 2009 et de l'arrêté du 20 juillet 2011, le cas échéant décompte de l'allocation de mobilité). |
|
|
3.9.2. Frais de transport |
||
|
3.9.2.1. Frais de transport des personnes - cas général |
Application des dispositions du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat. |
|
|
3.9.2.2. Cas particulier rapatriement au lieu de sa résidence habituelle du corps d'un agent ou d'un membre de sa famille décédé |
Facture de l'entreprise qui assure le rapatriement du corps et les frais annexes. |
Article 43 du décret du 12 avril 1989 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais de changements de résidence des personnels civils à l'intérieur des départements d'outre-mer, entre la métropole et ces départements, et pour se rendre d'un département d'outre-mer à un autre. La facture doit mentionner les frais d'inhumation provisoire, d'exhumation, les frais de transport jusqu'au lieu d'inhumation définitive ainsi que les frais annexes indispensables au transport du corps. |
|
3.9.2.3. Cas particulier transport du véhicule personnel utilisé pour les besoins du service |
Facture de transport. |
|
|
3.10. Avance sur frais de changement de résidence en France et à l'étranger |
||
|
3.10.1. Pièce à joindre à l'appui du décompte de l'indemnité forfaitaire de frais de changement de résidence |
se reporter au 3.9.1.1 |
cf. 3.9.1.1 |
|
3.10.2. Modalité de versement de l'indemnité de changement de résidence |
||
|
3.10.2.1. Versement d'une avance |
se reporter au 3.9.1.1 |
- Pour l'étranger, article 29 du décret n° 86-416 du 12 mars 1986 : versement initial de 80 %. - Pour les militaires, article 13 du décret n° 2007-640 du 30 avril 2007 : avance de 90%. |
|
3.10.2.2. Versement du solde |
- Décompte (état de frais) ; et, le cas échéant, - Facture acquittée ; ou - Justificatifs attestant d'opérations de déménagement et/ou de gardiennage atteignant au moins les 2/3 du montant de l'indemnité. |
Les factures ne sont pas à fournir si les mentions de liquidation appropriées figurent sur le décompte. Pour le versement du solde de 20 % de l'indemnité versée en application du décret n° 86-416 du 12 mars 1986, les factures acquittées ou les documents justificatifs attestant d'opérations de déménagement et/ou de gardiennage doivent atteindre au moins les deux tiers du montant total de cette indemnité (article 30 du décret du 12 mars 1986). |
|
3.10.3. Frais de transport des personnes |
Application des dispositions du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat. |
|
|
3.10.3.1. Rapatriement au lieu de résidence habituelle d'un agent décédé |
Facture |
|
|
3.11. Participation de l'employeur au financement de la formation professionnelle |
Certificat administratif attestant de la détermination du montant de la participation au développement de la formation professionnelle continue. |
Concerne uniquement les EPIC : articles L. 6331-1 et suivants et articles R. 6331-1 et suivants du code du travail. |
|
3.12. Action de formation faisant appel à un organisme extérieur |
Dépense suivant les règles des marchés publics. |
|
|
3.13. Contribution patronale à l'effort de construction |
Déclaration fiscale renseignée par l'ordonnateur. |
Concerne uniquement les EPIC : articles L. 313-1 et suivants et R.* 313-1 et suivants du code de la construction et de l'habitation. |
|
3.14. Prestations à caractère social |
Se reporter aux règles particulières mises en place par les divers textes institutifs ou modificatifs de la prestation concernée et aux règles spéciales de versement par les établissements s'il y a lieu. 1. Demande de l'agent ; 2. Eléments de liquidation ; 3. Attestation du service gestionnaire certifiant que les conditions imposées par la réglementation sont remplies. |
|
|
3.14.1. Médecine préventive |
1. Décision fixant les conditions d'adhésion à un service de médecine préventive et sa rémunération ; 2. Convention visée ; 3. Décompte visé dans les conditions fixées dans la réglementation de l'organisme. |
|
|
3.14.2. Visites médicales |
1. Note d'honoraires ; 2. Eventuellement, convocation à la visite médicale. |
|
|
3.15. Secours et subventions |
1. Décision de l'ordonnateur ; 2. Le cas échéant : - délibération du conseil d'administration ; - ou avis de la commission spéciale. |
|
|
3.16. Prêts au personnel |
1. Suivant le cas : - Contrat, ou - Décision d'attribution et lettre d'engagement signée du bénéficiaire ; 2. Le cas échéant, constitution de garanties. |
|
|
3.17. Transactions |
Si l'organisme public est autorisé à transiger : 1. Délibération du conseil d'administration autorisant la transaction ; 2. Contrat de transaction. |
Code civil : articles 2044 et suivants Circulaire du 6 avril 2011 relative au développement du recours à la transaction pour régler amiablement les conflits et circulaire du 7 septembre 2009 relative au recours à la transaction pour la prévention et le règlement des litiges portant sur l'exécution des contrats de la commande publique. |
|
3.18. Versement des prestations au volontaire dans le cadre d'un engagement de service civique |
- Contrat d'engagement de service civique. |
- Articles L. 120-1 à L. 120-17 du code du service national (CSN). - Articles R. 121-22 à R. 131-32 du code du service national (CSN). NB : cette rubrique traite de l'engagement de service civique, qui constitue une dépense de fonctionnement (conformément au recueil des règles de comptabilité budgétaire de l'Etat diffusé par la Direction du Budget), et non du volontariat de service civique, qui constitue une dépense de personnel. L'indemnisation des volontaires par les services de l'Etat comprend les prestations dont le montant minimal mensuel est fixé à 7,43 % de la rémunération mensuelle afférente à l'indice brut 244 de la fonction publique, soit 107,58 euros 106,31 euros au 1er janvier 2018, nécessaires à leur subsistance, leur équipement, leur transport logement et leur logement transport (cf. articles L. 120-19 et R. 121-25 du CSN). Ces prestations sont en principe prises en charge directement par le budget de fonctionnement de la personne publique d'accueil. Il faut noter toutefois, que certaines directions confient à l'ASP, par convention, le paiement de ces frais avec l'ASP pour prendre en charge directement les frais ; la conséquence étant que dans ce cas, les dépenses ne sont pas imputées sur le budget local, mais prises en charge directement pas l'administration centrale. |
|
3.19. Indemnité de départ volontaire (IDV) |
- Décret n° 2008-368 du 17 avril 2008 modifié en dernier lieu par le décret n° 2015-1120 du 4 septembre 2015décret n° 2019-138 du 26 février 2019 relatif aux dispositifs indemnitaires d'accompagnement des agents dans leurs transitions professionnelles. - Circulaire n° B7-2166-2BPSS-08-1667 du 21 juillet 2008. |
|
|
3.19.1. Indemnité spécifique de rupture conventionnelle (ISRC) |
- Convention de rupture - État liquidatif |
Décrets n° 2019-1593 et n° 2019-1596 du 31 décembre 2019 |
|
- Certificat administratif indiquant si l'agent est ou non en droit de bénéficier d'une pension de retraite d'un régime légalement obligatoire au sens de l'article 80 duodecies du Code général des impôts. |
Le certificat administratif n'est pas à produire lorsque l'information est portée sur l'état liquidatif. |
|
NATURE DES DÉPENSES |
PIÈCES À PRODUIRE à l'agent comptable à l'appui des opérations de dépenses (après intégration des visas) |
RÉFÉRENCES aux textes ou commentaires |
|---|---|---|
|
4. Commande publique |
1- Principes généraux - La dépense est présentée sous la seule responsabilité de l'ordonnateur, selon l'une des sous-rubriques décrites dans la présente rubrique 4. - Toute pièce référencée dans un document produit au comptable (contrat, marché, CCAP, facture,…) ayant des incidences financières, doit lui être transmis. - Si les prestations concernent un immeuble, sa localisation géographique est mentionnée sur une des pièces justificatives jointes au mandat. - Sauf réglementation particulière (exemple : exemplaire unique ou certificat de cessibilité), pour toutes les pièces justificatives de cette rubrique, la transmission de copies est acceptée par l'agent comptable. - L'acheteur est seul responsable de la computation des seuils (calcul de la valeur estimée du besoin) prévus par le code de la commande publique, notamment au regard du caractère de similitude et d'homogénéité des prestations (caractéristiques propres ou unité fonctionnelle) ou, s'agissant des travaux, de l'ensemble des dépenses concourant à une même opération. - Les agents comptables étant tenus d'exercer le contrôle de la qualité de l'ordonnateur s'agissant uniquement des ordres de payer, ils n'ont pas à contrôler la compétence du signataire du contrat. - Les mentions devant figurer sur les factures sont décrites en annexe A de la présente nomenclature. - Lorsqu'elles ne sont pas produites sous forme dématérialisée, les pièces constitutives du marché sont adressées au comptable en double exemplaire. Un des exemplaires de l'ensemble des pièces contractuelles du marché est conservé par le comptable pendant toute la durée du marché pour être joint à l'appui du mandat du paiement du solde. |
|
|
2. La dématérialisation des pièces justificatives - Les dispositions relatives à la dématérialisation des factures sont codifiées aux articles L. 2192-1 à L. 2192-4 et aux articles D. 2192-1 à D. 2192-3 du code de la commande publique. - La décision de rejeter une facture d'un fournisseur ne respectant pas les obligations de dématérialisation des factures appartient à l'ordonnateur. - Le comptable demeure toutefois responsable du contrôle de la production des factures sous un support (papier ou dématérialisé) lui permettant d'exercer ses contrôles de la validité de la dette. - Le contrôle de la présence des signatures des cocontractants et de leur lien avec le contrat peut être satisfait par la production du rapport de vérification de signature issu du profil d'acheteur conforme à l'arrêté visé à l'article R. 2182-3 du code de la commande publique. - À défaut, et en cas d'impossibilité de satisfaire ce contrôle, la pièce justificative « contrat » est accompagnée d'un certificat administratif de l'ordonnateur attestant la présence des signatures et leur lien avec le contrat. |
||
|
4.0 Dédommagement pour retard de paiement : paiement des intérêts moratoires, de l'indemnité forfaitaire et de l'indemnisation complémentaire |
1. Contrat, lorsqu'il n'a pas été produit préalablement 2. État liquidatif. |
|
|
4.1 Les marchés publics |
||
|
4.1.1.Les Marchés publics des EPA |
||
|
4.1.1.1. Marché public ne faisant pas l'objet d'un écrit |
1. Mémoire ou facture. 2. Toute pièce ayant une incidence financière |
Le seuil au-delà duquel l'écrit est obligatoire est fixé à l'article R. 2112-1 du code de la commande publique. |
|
4.1.1.2. Les marchés publics passés sous forme écrite |
1- Tout versement d'une avance, ou d'un acompte, ainsi que tout prélèvement d'une retenue de garantie ou l'application d'une variation de prix ou d'une pénalité de retard doit faire l'objet d'un écrit. 2- Quel que soit leur montant, les marchés de maîtrise d'œuvre doivent être écrits (cf. article L. 2432-1 du code de la commande publique). Le contrat écrit fait apparaître les différents éléments de mission et les pourcentages correspondants (article L. 2432-1 du code de la commande publique). 3- Pour les marchés publics non soumis à l'obligation d'écrit mais faisant volontairement l'objet d'un écrit, les mentions obligatoires, passées conformément aux articles L. 2112-1 et R. 2112-1 du code de la commande publique figurent dans l'annexe E. 4. Si le CCAG a fait l'objet d'une approbation par arrêté, il n'est pas fourni, mais seulement référencé. |
|
|
4.1.1.2.1. Pièces générales |
||
|
4.1.1.2.1.1. Pièces à fournir lors du premier paiement |
1. Pièces contractuelles initiales du marché à l'exclusion du cahier des clauses techniques générales, du cahier des clauses techniques particulières et du cahier des clauses administratives générales lorsque le marché se réfère à l'un des cahiers des clauses administratives ayant fait l'objet d'une approbation par arrêté ; 2. Le cas échéant, liste des prix ou des tarifs ou des barèmes applicables ; 3. Le cas échéant, document établissant l'engagement des garanties à première demande ou des cautions personnelles et solidaires. |
Les cahiers des clauses administratives générales qui n'ont pas fait l'objet d'une approbation par arrêté sont produits à l'appui du premier ordre de payer du marché qui s'y réfère. |
|
4.1.1.2.1.2. Autres pièces générales |
||
|
4.1.1.2.1.2.1. Prestations dont le paiement donne lieu à avance, acompte, révision ou actualisation du prix, retenue de garantie ou pénalité |
1. Document écrit encadrant l'avance, l'acompte, la retenue de garantie, la variation de prix ou les pénalités de retard. |
Tout versement d'une avance ou d'un acompte, tout prélèvement d'une retenue de garantie ainsi que toute application de pénalité doit faire l'objet d'un écrit, qui n'est pas nécessairement un contrat. |
|
2. Le cas échéant, mémoire ou facture ou état liquidatif. |
Le cas échéant l'état liquidatif précise les modalités de récupération de l'avance. L'ensemble des mentions prévues à l'annexe C en cas d'actualisation ou de révision des prix doit apparaître dans les pièces justificatives. En cas d'exonération ou de réduction des pénalités, la décision prononçant l'exonération ou la réduction doit être produite. La copie de la garantie portant sur l'ensemble du marché n'est pas exigée au moment du versement de l' avance. |
|
|
4.1.1.2.1.2.2. Autres pièces générales, le cas échéant |
Dès lors qu'ils ont une incidence financière : Document modifiant le marché, ou ordre de service ou acte spécial. |
|
|
4.1.1.2.1.2.2.1. Pour les marchés de fournitures et de services |
- Lorsque le marché ne prévoit pas la possibilité de modifier son montant contractuel : document matérialisant les modifications apportées au marché. - Lorsque le marché prévoit la possibilité de modifier son montant : document matérialisant les conséquences de la clause de réexamen prévue au marché |
|
|
4.1.1.2.1.2.2.2. Pour les marchés de travaux |
1-a. Lorsque le marché ne contient pas de clause de réexamen du montant contractuel : En cas de dépassement du montant contractuel prévu au marché, document matérialisant les modifications apportées au marché, ou, si le marché en prévoit la possibilité, décision de poursuivre 1-b. Lorsque le marché contient une clause de réexamen : 1-b-1. En cas de dépassement du montant contractuel dans la limite prévue au marché : - Certificat administratif de l'ordonnateur ou mention dans un document du titulaire avisant, au moins un mois à l'avance, le maître d'œuvre de l'atteinte prochaine du montant contractuel. ou - Certificat de l'ordonnateur attestant que le titulaire a bien respecté ses obligations d'information du maître d'œuvre selon la procédure décrite ci-contre. 1-b-2. En cas de dépassement du montant contractuel au-delà de la limite prévue au marché : Document modifiant le marché ou, si le marché en prévoit la possibilité, décision de poursuivre. 2. En cas de dépassement de la part du titulaire compensée par la diminution de la part du ou des sous-traitants : - document modifiant le marché ou - acte spécial modificatif diminuant la part du ou des sous-traitant(s) à due concurrence du montant de l'augmentation de celle du titulaire. |
Le titulaire doit aviser le maître d'œuvre, un mois à l'avance, de la date probable à laquelle le montant des travaux atteindra leur montant contractuel. S'il ne respecte pas cette obligation, il est tenu d'arrêter les travaux à la date où le montant exécuté atteint le montant contractuel et ces travaux exécutés au-delà du montant contractuel ne sont pas payés. En cas de dépassement du montant contractuel dans la limite prévue au marché, l'ordonnateur produit au comptable une attestation lui certifiant que le titulaire a bien informé, au moins un mois à l'avance, le maître d'œuvre de la date probable à laquelle le montant des travaux atteindra leur montant contractuel. |
|
4.1.1.2.2. Pièces particulières |
||
|
4.1.1.2.2.1 Paiement des primes et des indemnités |
||
|
4.1.1.2.2.1.1. Primes dans le cadre d'un concours |
1. Règlement du concours prévoyant les modalités d'allocation de primes. 2. Avis du jury indiquant la répartition des primes à verser aux bénéficiaires. 3. État liquidatif par bénéficiaire. |
|
|
4.1.1.2.2.1.2. Primes dans le cadre d'une procédure de dialogue compétitif |
1. - Règlement de la consultation ou - avis d'appel public à la concurrence prévoyant les modalités d'allocation de primes. 2. État liquidatif par bénéficiaire. |
|
|
4.1.1.2.2.1.3 Indemnités à verser aux membres du jury |
Délibération ou décision de l'acheteur |
|
|
4.1.1.2.2.2. Avances |
1. Le cas échéant, état liquidatif. 2. le cas échéant, garantie fournie par le titulaire ou le sous-traitant admis au paiement direct. |
Lorsque le contrat précise les modalités de versement et de récupération de l'avance, la production de l'état liquidatif est facultative. |
|
4.1.1.2.2.3 Acomptes |
1. État liquidatif indiquant le montant des sommes dues au titre de l'acompte, établi conformément à l'annexe B. 2. S'il y a lieu, état liquidatif des actualisations et/ou révisions des prix, établi conformément à l'annexe C 3. État liquidatif de l'acompte par catégories de prestations ou facture, ou situation ou mémoire établi conformément à l'annexe A 4. Le cas échéant, certificat administratif de l'ordonnateur ou mention indiquant qu'il s'agit du paiement du dernier acompte si le montant initial du marché est atteint |
|
|
4.1.1.2.2.4. Paiement partiel définitif, paiement unique et intégral, paiement du solde |
La notion de « paiement partiel définitif » ne s'applique pas aux marchés de travaux. En cas de marché à tranches et de marchés reconductibles, il n'y a qu'un seul décompte général et définitif (DGD), à la fin du marché. |
|
|
4.1.1.2.2.4.1. Marchés de fournitures et de services |
1. Facture ou mémoire portant les énonciations énoncées à l'annexe A. 2. Le cas échéant, état liquidatif des actualisations et/ou révisions de prix, établi conformément à l'annexe C. 3. Le cas échéant, décision d'admission avec réfaction. 4. - État liquidatif des pénalités appliquées au titulaire du marché lorsque leur montant est déduit du paiement par l'ordonnateur ; - En cas d'exonération de ces pénalités : décision prononçant l'exonération ou la réduction. 5. En cas de résiliation du marché, décision de résiliation et décompte de liquidation. |
|
|
4.1.1.2.2.4.2 Marchés de travaux |
1. Décision de réception ou certificat administratif indiquant la date de réception tacite des travaux ou, - à défaut proposition du maître d'œuvre ou - décision de justice portant date d'effet de la réception, 2. En cas de résiliation : - décision de résiliation, - procès verbal portant réception des ouvrages et parties d'ouvrages exécutés. 3. - Décompte général et définitif ou : - décompte de résiliation ; - en cas de désaccord : décompte général admis par l'ordonnateur et complément éventuel sur solde mandaté sur pièce justifiant l'accord entre les parties ou décision de justice. 4. Constat, situation, relevé, mémoire ou facture justifiant le décompte ; 5. Etat liquidatif des pénalités appliquées par l'ordonnateur sur les paiements. - En cas d'exonération ou de réduction de ces pénalités : délibération ou décision prononçant l'exonération ou la réduction. 6. Le cas échéant, état liquidatif des actualisations et/ou révisions de prix, établi conformément à l'annexe C. |
Lorsque le maître d'œuvre n'a pas arrêté la date des opérations préalables et que l'acheteur n'a pas fixé la date de réception dans les délais contractuels, un certificat administratif indique la date de la réception tacite des travaux. En cas de résiliation du marché, lorsqu'un décompte de liquidation du marché est établi, celui-ci se substitue au décompte général. En cas d'établissement d'un décompte général et définitif (DGD) tacite, et afin de déterminer le point de départ du délai de paiement du solde, la production d'une attestation, d'un certificat administratif ou d'une mention apposée sur le DGD par l'acheteur indiquant la date d'expiration du délai de 10 jours prévu à l'article du CCAG-travaux relatif au décompte général est requise. |
|
4.1.1.2.2.5. En cas de reconduction expresse prévue par le marché |
Décision de reconduction. |
Dans l'hypothèse où le marché prévoirait une décision de reconduction expresse, le comptable en demande la production en se fondant sur les stipulations contractuelles (Article R. 2112-4 du code de la commande publique). En revanche, en cas de reconduction tacite, aucune La reconduction décision ne peut être exigée dans la mesure où elle est prévue au marché. |
|
4.1.1.2.2.6. Remboursement de la retenue de garantie |
1. Décision de libérer la retenue de garantie ou le cas échéant, réception d'une garantie de substitution. 2. Dans le cas où elles n'ont pas été produites préalablement, pièces justificatives prévues pour le paiement du solde. 3. Le cas échéant, décision de levée de réserves. |
|
|
4.1.1.3. Les accords-cadres |
Conformément à l'article R. 2162-2 du code de la commande publique lorsque l'accord-cadre ne fixe pas toutes les stipulations contractuelles, il donne lieu à la conclusion de marchés subséquents dans les conditions fixées aux articles R. 2162-7 à R. 2162-12 et lorsque l'accord-cadre fixe toutes les stipulations contractuelles, il est exécuté au fur et à mesure de l'émission de bons de commande dans les conditions fixées aux articles R. 2162-13 et R. 2162-14. À ce titre, les accords-cadres doivent nécessairement être écrits indifféremment de leur montant. Pour les accords-cadres de défense ou de sécurité, ces règles sont fixées à l'article R, 2362-2 du code de la commande publique. La signature des bons de commande n'est pas obligatoire. |
|
|
4.1.1.3.1. Accord-cadre exécuté par bon de commande |
1. Accord cadre 2.Le cas échéant, bon de commande en cas d'avance ou de pénalités 3. Facture ou mémoire |
Les bons de commande émis pendant la durée de validité de l'accord-cadre peuvent s'exécuter au-delà de cette période. |
|
4.1.1.3.2. Accord-cadre exécuté par marché subséquent |
1. Accord-cadre ; 2. Marché subséquent tel que défini dans l'accord cadre ; 3. Le cas échéant, - le bon de commande mettant en oeuvre les dispositions financières du marché relatives aux délais d'exécution, aux primes, aux pénalités, uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées. - lorsque la date d'exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché : le(s) bon(s) de commande correspondant(s) - en cas de versement d'une avance : le bon de commande correspondant. 4. Facture ou mémoire. |
Les marchés fondés sur un accord-cadre ne peuvent être conclus que pendant la durée de validité de cet accord-cadre. Dès lors qu'ils ont été conclus avant le terme de l'accord-cadre, l'exécution des marchés subséquents peut se poursuivre au-delà de la durée de validité de l'accord-cadre. De même, les bons de commande émis pendant la durée de validité de l'accord-cadre peuvent s'exécuter au-delà de cette période. |
|
4.1.1.4. Sous-traitance |
||
|
4.1.1.4.1 Paiement direct |
Aucun versement ne peut être effectué au profit d'un sous-traitant au titre du paiement direct en l'absence de document écrit, marché, document matérialisant les modifications apportées au marché, ou acte spécial de sous-traitance établissant les droits du sous-traitant. L'acceptation du sous-traitant et l'agrément de ses conditions de paiement peuvent résulter d'un accord tacite de l'acheteur (cf. articles L. 2193-13, R. 2193-12, R. 2193-13 du code de la commande publique). Cet accord tacite peut se matérialiser par un certificat administratif appuyé de la déclaration de sous-traitance établie par le titulaire. Cette déclaration énonce la nature des prestations sous-traitées, le nom, la raison sociale, l'adresse du sous-traitant et son numéro de SIRET, le montant des prestations sous-traitées ainsi que les conditions de paiement. Le certificat administratif doit indiquer la date à laquelle l'accord tacite est intervenu (expiration du délai de vingt et un jours prévu aux articles L. 2193-13 R. 2193-12 R. 2193-13 du code de la commande publique). |
|
|
4.1.1.4.1.1 Pièces générales (à fournir lors du premier paiement) |
1. Marché, tout document modifiant le marché, tout document établi par l'acheteur et par le titulaire du marché précisant la nature des prestations sous-traitées, le nom, la raison sociale, l'adresse du sous-traitant et son numéro de SIRET, le montant des prestations sous-traitées et les conditions de paiement prévues pour chaque contrat de sous-traitance 2. Pièce justificative produite par le titulaire du marché établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l'objet ne fait pas obstacle au paiement direct du sous-traitant, ou Certificat attestant que cette créance n'a ni été cédée, ni nantie. 3. En cas de modification des prestations sous-traitées : a) Acte spécial modificatif ou tout document écrit justifiant la modification de la part du sous-traitant ; b) Le cas échéant, document matérialisant l'augmentation du montant global du marché ; Et/ou Document matérialisant les modifications apportées au marché, acte spécial modificatif ou tout document écrit justifiant la diminution de la part du ou des autres sous-traitant(s) à due concurrence du montant de la modification visée au a). |
|
|
4.1.1.4.1.2 Pièces particulières |
||
|
4.1.1.4.1.2.1. Avances |
1. Ensemble des pièces produites par le titulaire du marché pour le paiement à son profit d'une dépense de même nature. 2. Le cas échéant, pièce justificative produite par le titulaire du marché établissant le remboursement de l'avance qui lui aurait été versée au titre des prestations sous-traitées. 3. Etat liquidatif du montant de l'avance. 4. Le cas échéant, copie de la garantie à première demande ou de la caution personnelle et solidaire pour le remboursement de l'avance. |
|
|
4.1.1.4.1.2.2. Acompte et règlement unique et intégral et paiement du solde |
1. Ensemble des pièces produites par le titulaire du marché pour le paiement à son profit d'une dépense de même nature. 2. Attestation du titulaire ou facture, ou bordereau de suivi issu du portail public de facturation comportant l'indication de la somme à régler directement au sous-traitant, ou En cas de redressement, liquidation judiciaire ou d'empêchement du titulaire et en l'absence d'attestation de la part du titulaire ou de son représentant, attestation du maître d'ouvrage comportant l'indication de la somme à régler directement au sous-traitant, ou Accord amiable ou décision de justice. 3. Lorsque le titulaire n'a pas donné son accord ou notifié son refus à l'expiration du délai qui lui est imparti, facture du sous-traitant. |
|
|
4.1.1.4.2. Sous-traitance et action directe |
||
|
4.1.1.4.2.1. Paiement au sous-traitant |
1. Mise en demeure adressée par le sous-traitant au titulaire du marché d'avoir à lui payer une somme due pour un montant déterminé en vertu d'un contrat de sous-traitance et pour l'exécution du marché. 2 Demande de paiement accompagnée d'un procès-verbal relatant la constatation matérielle des prestations effectuées et l'acceptation du titulaire, ou Décision de justice définitive, ou Accord entre les parties. |
|
|
4.1.1.4.2.2. Paiement au titulaire du marché |
Reçu du sous-traitant attestant le règlement par le titulaire ou - décision de justice définitive - ou accord des intéressés. |
|
|
4.1.1.5. Les paiements à des centrales d'achat ou groupements de commandes |
||
|
4.1.1.5.1. Les paiements à une centrale d'achat |
La centrale d'achat visée à la présente rubrique est nécessairement un acheteur soumis au code de la commande publique, c'est-à-dire, un pouvoir adjudicateur ou une entité adjudicatrice, tels qu'ils sont définis aux articles L. 1211-1 et L. 1212-1 du code de la commande publique. |
|
|
4.1.1.5.1.1. Paiement de la rémunération de la centrale d'achat |
Pièces justificatives correspondant à la nature de la dépense |
|
|
4.1.1.5.1.2. Paiement d'une prestation d'achat de fournitures ou de services |
1. Le cas échéant, convention entre la personne publique et la centrale d'achat, ou acte d'adhésion. 2. Facture ou mémoire émis par la centrale d'achat. |
|
|
4.1.1.5.1.3. Paiement d'une prestation d'intermédiation contractuelle pour l'achat de fournitures, services ou travaux |
1. Convention de mandat entre la personne publique et la centrale d'achat portant sur la prestation concernée. 2. Facture ou mémoire émis par la centrale d'achat, ou le cas échéant, du fournisseur. |
|
|
4.1.1.5.1.4. Paiements à l'Union des Groupements d'Achat Public (UGAP) |
1. Le cas échéant, convention. 2. Facture ou mémoire. |
|
|
4.1.1.5.2. Les groupements de commande |
||
|
4.1.1.5.2.1. Pièces à fournir dans tous les cas |
Convention constitutive du groupement. |
|
|
4.1.1.5.2.2. Pièces à fournir selon les cas |
||
|
4.1.1.5.2.2.1. Cas où chaque membre du groupement exécute sa propre partie |
Pièces énumérées aux rubriques 4111 et 4112 selon les modalités de présentation de la dépense à l'ordonnateur. |
|
|
4.1.1.5.2.2.2. Cas où le coordonnateur exécute le marché au nom de l'ensemble des membres du groupement |
||
|
4.1.1.5.2.2.3. En cas de participation aux débours du coordonnateur |
1. Pièces énumérées aux rubriques 4111 et 4112 selon les modalités de présentation de la dépense à l'ordonnateur. 2. Demande du coordonnateur lorsque la convention constitutive ne prévoit pas le montant et les modalités du versement de la participation. |
|
|
4.1.1.5.2.2.4. En cas de remboursement |
1. Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense à l'ordonnateur. 2. État liquidatif ou décompte établi par le coordonnateur. |
|
|
4.1.1.6. Paiements à des tiers substitués au créancier initial |
||
|
4.1.1.6.1. Paiement des créances afférentes à une cession ou à un nantissement de créances |
||
|
4.1.1.6.1.1. Pièces communes |
Pièces énumérées aux rubriques 4111 et 4112 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. |
|
|
4.1.1.6.1.2. Pièces particulières |
||
|
4.1.1.6.1.2.1 Paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d'un nantissement |
1. Dans le cadre d'un marché public faisant l'objet d'un contrat écrit, exemplaire unique du marché, des documents modifiant le marché, de l'acte spécial ou de tout document écrit visé à la rubrique 411411, comportant une mention de l'ordonnateur indiquant que cette pièce est délivrée en unique exemplaire en vue de la cession (ou du nantissement) des créances résultant du marché, ou Certificat de cessibilité. 2. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine . 3. Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec avis de réception, ou tout autre moyen permettant de donner date certaine. 4. Le cas échéant, attestation de l'établissement de crédit établissant que la cession (ou le nantissement) ne fait pas obstacle au paiement direct de la partie sous-traitée ou a été réduit(e) de manière à réaliser cette condition. 5. Lorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, acte d'acceptation de la cession. |
|
|
4.1.1.6.1.2.2. Paiement à un cessionnaire ou à un bénéficiaire de nantissement de droit commun |
1. Dans le cadre d'un marché public faisant l'objet d'un contrat écrit, exemplaire unique du marché, du document modifiant le marché, de l'acte spécial ou de tout document écrit visé à la rubrique 411411, comportant une mention de l'ordonnateur indiquant que cette pièce est délivrée en unique exemplaire en vue de la cession (ou du nantissement) des créances résultant du marché, ou Certificat de cessibilité. 2. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine 3. Le cas échéant, attestation du cessionnaire (ou du bénéficiaire du nantissement) établissant que la cession (ou le nantissement) ne fait pas obstacle au paiement direct de la partie sous-traitée ou a été réduit(e) de manière à réaliser cette condition. 4. Lorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, acte d'acceptation de la cession |
|
|
4.1.1.6.1.2.3. Paiement au cédant (ou au titulaire du marché ou au sous- traitant à l'initiative du nantissement) |
Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine, ou Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine. |
|
|
4.1.1.6.2. Paiement dans le cadre d'une délégation de créances afférente à un marché public |
||
|
4.1.1.6.2.1 Paiement à un délégataire du titulaire du marché ou du sous-traitant ayant droit au paiement direct |
||
|
4.1.1.6.2.1.1 Pièces communes |
Pièces énumérées aux rubriques 4111 et 4112 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. |
|
|
4.1.1.6.2.1.2. Pièces particulières |
- Convention de délégation entre la personne publique, le titulaire du marché ou le sous-traitant ayant droit au paiement direct et le délégataire ; - Pièce justificative produite par le délégant établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l'objet ne fait pas obstacle à la réalisation de la délégation ou que son montant a été réduit afin que la délégation soit possible ; ou Certificat attestant que cette créance n'a été ni cédée, ni nantie. |
|
|
4.1.1.6.2.2 Paiement à un délégataire sous-traitant de second rang |
||
|
4.1.1.6.2.2.1 Pièces communes |
Pièces énumérées à la rubrique 411 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. |
|
|
4.1.1.6.2.2.2. Pièces particulières |
1. Pièces justificatives relatives à la demande du sous-traitant de 1er rang définies à la rubrique 4114. 2. Convention de délégation. 3. Document établi par le sous-traitant de 1er rang indiquant la somme à verser au sous-traitant de 2ᵉ rang, cette somme ne pouvant pas dépasser la limite du montant reconnu comme étant dû au sous-traitant de 1er rang. 4. Pièce justificative produite par le délégant établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l'objet ne fait pas obstacle à la réalisation de la délégation ou que son montant a été réduit afin que la délégation soit possible, ou Certificat attestant que cette créance n'a été ni cédée, ni nantie. |
|
|
4.1.1.6.3. Paiement à un factor |
||
|
4.1.1.6.3.1. Dans le cadre d'une cession ou d'un nantissement |
Pièces justificatives prévues aux rubriques 41411 et 414121, pièces 1 à 4. |
|
|
4.1.1.6.3.2. Dans le cadre subrogation |
1. Pièces justificatives du paiement des marchés selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. 2. Mention subrogative réglementaire portée sur la demande de paiement (mémoire, facture, situation de travaux…) dans les conditions fixées au paragraphe A de l'annexe D. 3. En cas de pluralité d'oppositions, quittance subrogative datée. |
|
|
4.1.1.7. Paiement en situation exceptionnelle |
||
|
4.1.1.7.1. Marchés publics exécutés en situation d'urgence impérieuse |
1. Marché ou échange des courriers entre la personne publique et l'entreprise. 2. Le cas échéant, pièces prévues dans le marché ou dans l'échange de courriers. 3. Facture ou mémoire. |
|
|
4.1.1.7.2. Paiements dans le cadre de transactions |
1. Délibération de l'organe délibérant autorisant la transaction. 2. Transaction. 3. Si la transaction met fin au marché, pièces justificatives prévue à la rubrique 412225 |
|
|
4.1.1.8 Les marchés de partenariat |
||
|
4.1.1.8.1 Pièces générales |
1. Marché de partenariat comportant les mentions obligatoires décrites à l'annexe F y compris un échéancier des paiements. 2. Le cas échéant, en cas de sous-traitance, caution personnelle et solidaire d'un établissement qualifié ou délégation du maître de l'ouvrage au sous-traitant à concurrence du montant des prestations exécutées par le sous-traitant traitant ; 3. Mémoire ou facture. |
|
|
4.1.1.8.2 Pièces particulières |
1. Le cas échéant, acte constatant la prise de possession de l'ouvrage ; 2. En cas de versement d'acompte, état liquidatif. 3. En cas de sous-traitance, caution personnelle et solidaire d'un organisme financier (ou délégation du maître de l'ouvrage au sous-traitant à concurrence du montant des prestations exécutées par le sous-traitant) ; 4. En cas de marché de partenariat conclu par un groupement de commande, convention constitutive du groupement. 5. En cas de versement de primes aux candidats, règlement de la consultation ou avis d'appel public à la concurrence prévoyant les modalités d'allocation de primes et état liquidatif par bénéficiaire. 6. En cas de défaillance du titulaire du marché, document constatant le transfert des marchés passés par le partenaire privé vers la personne publique. |
|
|
4.1.1.8.3 Paiement en cas de cession de créance ou de nantissement |
||
|
4.1.1.8.3.1 Pièces communes |
1. Pièces énumérées à la rubrique supra 2. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine. |
|
|
4.1.1.8.3.2 Piéces particulières |
||
|
4.1.1.8.3.2.1.Paiement à un établissement de crédit ou paiement à un organisme de financement dans le cadre d'une cession prévue aux articles L. 214-169 et suivants du code monétaire et financier |
1. Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec avis de réception, ou tout autre moyen permettant de donner date certaine. 2. En cas de cession en application de l'article L. 313-29-1 du Code monétaire et financier, attestation de la personne publique constatant la réalisation des investissements. |
|
|
4.1.1.8.3.2.2. Paiement au cédant (ou au titulaire du contrat) |
- Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine ; ou - Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine. |
|
|
4.1.1.8.4. Dépenses liées au parc automobile de l'organisme |
Décret n° 2008-1279 du 5 décembre 2008 relatif aux parcs automobiles des administrations civiles et des établissements publics de l'Etat. Arrêté du 5 décembre 2008 relatif au taux d'émission de dioxyde de carbone autorisé pour les voitures particulières des administrations civiles de l'Etat et des établissements publics nationaux. |
|
|
4.1.1.8.4.1. Acquisition et entretien des véhicules administratifs |
L'acquisition de véhicules neufs et les dépenses liées à l'entretien des véhicules s'inscrivent dans le cadre normal de la commande publique |
|
|
4.1.1.8.4.2. Approvisionnement en carburant des véhicules administratifs |
La facture doit toujours mentionner le numéro d'immatriculation des véhicules approvisionnés. En cas d'utilisation de cartes magnétiques, la facture doit notamment mentionner les perceptions détaillées par carte magnétique, le numéro d'immatriculation du véhicule, le volume total de carburant acheté et sa valeur correspondante. Il est toutefois possible d'autoriser l'utilisation d'une carte essence qui ne serait pas réservée à un unique véhicule de service. Dans ce cas, le numéro d'immatriculation du véhicule n'aura pas à être indiqué dans la facturation produite en pièce justificative du dossier de liquidation. Il conviendra à ce titre que ces règles spécifiques d'attribution de cartes essence soient clairement identifiées dans le marché public exécuté, en vue de définir les informations susceptibles d'être attendues à l'intérieur de la facturation du fournisseur. |
|
|
4.1.1.8.4.3. Assurance des véhicules administratifs |
Article L. 211-1 du code des assurances. |
|
|
4.1.1.9. Autres marchés publics spécifiques |
||
|
4.1.1.9.1 Marché public de crédit-bail |
||
|
4.1.1.9.1.1 Crédit-bail immobilier et contrats assimilés |
||
|
4.1.1.9.1.1.1 Exécution du marché |
||
|
4.1.1.9.1.1.1.1. Premier paiement |
- Marché, le cas échéant revêtu de la mention d'inscription au fichier immobilier et mentionnant, en particulier, les droits acquis par le bailleur de l'immeuble ; - État-réponse attestant l'absence d'inscription hypothécaire ; - Décompte. |
|
|
4.1.1.9.1.1.1.2. Autres paiements |
Décompte. |
|
|
4.1.1.9.1.1.2. Reprise d'un marché de crédit-bail |
1. Contrat de cession et du marché de crédit-bail. 2. État-réponse attestant l'absence d'inscription hypothécaire. 3. Décompte. |
|
|
4.1.1.9.1.1.2.1 Indemnité versée par le preneur en cas de résiliation de marché |
1. Copie de l'acte portant résiliation du marché ; 2. Décompte appliquant la clause contractuelle portant pénalités, ou Indemnité fixée par le juge. |
|
|
4.1.1.9.1.1.2.2 Prolongation du marché de crédit-bail |
Document modifiant le marché revêtu, le cas échéant, de la mention de publication au fichier immobilier. |
|
|
4.1.1.9.1.1.3 Réalisation de la promesse de vente |
1. Délibération autorisant la levée de l'option. 2. Décompte portant mention des paiements effectués et de la valeur résiduelle fixée par référence au marché. 3. État-réponse attestant l'absence d'inscription hypothécaire. |
|
|
4.1.1.9.1.2 Crédit bail mobilier |
||
|
4.1.1.9.1.2.1 Exécution du marché |
||
|
4.1.1.9.1.2.1.1 Premier paiement |
1. Marché. 2. Décompte. |
|
|
4.1.1.9.1.2.1.2 Autres paiements |
Décompte. |
|
|
4.1.1.9.1.2.2 Reprise d'un marché de crédit-bail |
||
|
4.1.1.9.1.2.2.1 Premier paiement |
1. Contrat de cession et marché de crédit-bail. 2. Décompte. |
|
|
4.1.1.9.1.2.2.2 Autres paiements |
Décompte. |
|
|
4.1.1.9.1.2.2.3 Indemnité versée par le preneur en cas de résiliation de marché |
1. Délibération autorisant la résiliation. 2. Acte portant résiliation du marché 3. Décompte appliquant la clause contractuelle portant pénalités, Ou indemnité fixée par le juge. |
|
|
4.1.1.9.1.2.2.4 Prolongation du marché de crédit-bail |
Document modifiant le marché. |
|
|
4.1.1.9.1.2.3 Réalisation de la promesse de vente |
1. Délibération autorisant la levée de l'option. 2. Décompte portant mention des paiements effectués et de la valeur résiduelle fixée par référence au marché. |
|
|
4.1.1.9.2 Marché public d'assurance |
||
|
4.1.1.9.2.1 Première prime |
1. Marché d'assurance. 2. Avis de paiement de l'assureur. |
|
|
4.1.1.9.2.2 Autres primes |
Avis de paiement de l'assureur. |
|
|
4.1.1.9.2.3 Modification des clauses du marché |
1. Si la modification résulte de dispositions légales, décompte de révision. 2. Si la modification résulte de la volonté des contractants : - marché d'assurance modifié ou document modifiant le marché - et avis de paiement. |
|
|
4.1.1.9.3 Marchés publics d'émission de cartes d'achat |
||
|
4.1.1.9.3.1 Premier paiement du marché d'émission de cartes d'achat |
1. Marché d'émission de cartes d'achat. 2. Le cas échéant, marché exécuté par cartes d'achat. 3. Le cas échéant, annexes du contrat ayant des incidences financières. 4. Relevé d'opérations relatif à la créance à payer à l'émetteur. 5. Le cas échéant, toutes pièces justificatives définies dans les documents contractuels. |
|
|
4.1.1.9.3.2 Paiements suivants du marché d'émission de cartes d'achat |
Relevés d'opérations relatifs à la créance à payer à l'émetteur |
|
|
4.1.1.9.4. Paiement d'opérations réalisées sous mandat (agissant dans le cadre de la maîtrise d'ouvrage publique) |
Pièces énumérées à la rubrique 131 |
|
|
4.1.2 Marchés des EPIC et GIP |
||
|
4.1.2.1 Les marchés publics ne faisant pas l'objet d'un écrit |
1. Mémoire ou facture. 2. Toute pièce ayant une incidence financière |
|
|
4.1.2.2 Les marchés publics passés sous forme écrite |
||
|
4.1.2.2.1 Pièces générales |
||
|
4.1.2.2.1.1 Pièces à fournir lors du premier paiement |
1. Pièces contractuelles initiales du marché à l'exclusion du cahier des clauses techniques générales, du cahier des clauses techniques particulières et du cahier des clauses administratives générales lorsque le marché se réfère à l'un des cahiers des clauses administratives ayant fait l'objet d'une approbation par arrêté ; 2. Le cas échéant, liste des prix ou des tarifs ou des barèmes applicables ; 3. Le cas échéant, document établissant l'engagement des garanties à première demande ou des cautions personnelles et solidaires. |
|
|
4.1.2.2.1.2 Autres pièces générales |
Pièces justificatives prévues à la rubrique correspondante dans la rubrique 4.1.1.2.1.2 |
|
|
4.1.2.2.2 Pièces particulières |
||
|
4.1.2.2.2.2 Paiement des primes et des indemnités |
Pièces justificatives prévues à la rubrique 4.1.1.2.2.1. |
|
|
4.1.2.2.2.3 Avances |
1. Etat liquidatif de l'ordonnateur indiquant le montant des sommes dues au titre de l'avance. 2. Le cas échéant, état liquidatif des actualisations et/ou révisions des prix. |
|
|
4.1.2.2.2.4 Acomptes et règlement unique et intégral et paiement du solde |
Pièces énumérées aux rubriques 4.1.1.2.2.3 et 4.1.1.2.2.4 |
|
|
4.1.2.2.2.5 En cas de reconduction expresse prévue par le marché |
Pièces énumérées à la rubrique 4.1.1.2.2.5. |
|
|
4.1.2.3 Accord-cadres |
Pièces énumérées à la rubrique 4.1.1.3 |
|
|
4.1.2.4 Sous-traitance |
Pièces énumérées à la rubrique 4.1.1.4. |
|
|
4.1.2.5 Les centrales d'achat, les groupements de commande |
Pièces justificatives prévues à la rubrique 4.1.1.5 |
|
|
4.1.2.6 Paiements à des tiers substitués au créancier initial |
||
|
4.1.2.6.1 Paiement des créances afférentes à une cession ou à un nantissement de créance |
||
|
4.1.2.6.1.1 Pièces communes |
Pièces énumérées aux rubriques 4.1.1.2.1 et 4.1.1.2.2 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. |
|
|
4.1.2.6.1.2 pièces particulières |
||
|
4.1.2.6.1.2.1 Paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d'un nantissement |
1. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine . 2. Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec avis de réception, ou tout autre moyen permettant de donner date certaine. 3. Le cas échéant, attestation de l'établissement de crédit établissant que la cession (ou le nantissement) ne fait pas obstacle au paiement direct de la partie sous-traitée ou a été réduit(e) de manière à réaliser cette condition. 4. Lorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, acte d'acceptation de la cession signé par le représentant de l'acheteur. |
|
|
4.1.2.6.1.2.2 Paiement à un cessionnaire ou à un bénéficiaire de nantissement de droit commun |
1. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine. 2. Le cas échéant, attestation du cessionnaire (ou du bénéficiaire du nantissement) établissant que la cession (ou le nantissement) ne fait pas obstacle au paiement direct de la partie sous-traitée ou a été réduit(e) de manière à réaliser cette condition. 3. Lorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, acte d'acceptation de la cession signé par l'ordonnateur . |
|
|
4.1.2.6.1.2.3 Paiement au cédant (ou au titulaire du marché ou au sous- traitant à l'initiative du nantissement) |
Pièces énumérées à la rubrique 4.1.1.6.1.2 |
|
|
4.1.2.6.2 pièces particulières |
Pièces énumérées à la rubrique 4.1.1.6.2 |
|
|
4.1.2.7 Paiement en situation exceptionnelle |
Pièces énumérées à la rubrique 4.1.1.7 |
|
|
4.1.2.8 Marchés de partenariat |
Pièces énumérées à la rubrique 4.1.1.8 |
|
|
4.1.2.8 Autres marchés spécifiques |
Pièces énumérées à la rubrique 4.1.1.9 |
|
|
4.2 Les contrats de concession |
||
|
4.2.1 Pièces générales des contrats de concession |
1. Contrat de concession, et le cas échéant, cahier des charges. 2. Le cas échéant, document modifiant le contrat, ordre de service, ayant des incidences financières. 3. Facture ou mémoire du concessionnaire. |
|
|
4.2.2.Paiement à des tiers substitués au créancier initial |
||
|
4.2.2.1Pièces communes |
Pièces énumérées aux rubriques 4.2.1 et 4.2.2 selon l'objet du contrat. |
|
|
4.2.2.1.1 Paiement des créances afférentes à une cession ou à un nantissement de créances de droit commun |
1. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine 2. Lorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, acte d'acceptation de la cession signé par le représentant de l'acheteur |
|
|
4.2.2.1.2 Paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d'un nantissement dans le cadre d'une cession de créance prévue aux articles L. 313-23 et suivants du code monétaire et financier |
1. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine . 2. Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec avis de réception, ou tout autre moyen permettant de donner date certaine. |
|
|
4.2.2.1.2.1 Paiement au cédant (ou au titulaire de la concession) |
Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine, ou Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine. |
|
|
4.2.2.1.2.2 Paiement dans le cadre d'une délégation de créance afférente à un contrat de concession |
1. Pièces énumérées aux rubriques 4.2.1 et 4.2.2 selon l'objet du contrat à l'origine de la créance. 2. Convention de délégation de créance. |
|
|
4.2.3. Les groupements d'autorités concédantes |
||
|
4.2.3.1. Pièces à fournir dans tous les cas |
Convention constitutive du groupement. |
|
|
4.2.3.2. Pièces à fournir selon les cas |
||
|
4.2.3.2.1. Cas où chaque membre du groupement exécute sa propre partie |
Pièces énumérées aux rubriques 4.2.1 et 4.2.2 selon les modalités de présentation de la dépense à l'ordonnateur. |
|
|
4.2.3.2.2. Cas où le coordonnateur exécute le contrat au nom de l'ensemble des membres du groupement |
||
|
4.2.3.2.2.1. En cas de participation aux débours du coordonnateur |
1. Pièces énumérées aux rubriques 4.2.1 et 4.2.2 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. 2. Demande du coordonnateur lorsque la convention constitutive ne prévoit pas le montant et les modalités du versement de la participation. |
|
|
4.2.3.2.2.2. En cas de remboursement |
1. Pièces énumérées aux rubriques 4.2.1 et 4.2.2 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. 2. État liquidatif ou décompte établi par le coordonnateur. |
|
|
4.2.4. Paiement dans le cadre d'une transaction |
1. Délibération autorisant la transaction. 2. Transaction. |
|
NATURE DES DÉPENSES |
PIÈCES À PRODUIRE à l'agent comptable à l'appui des opérations de dépenses |
RÉFÉRENCES aux textes ou commentaires |
|---|---|---|
|
5. Acquisitions et gestion immobilières terrains et constructions |
||
|
5.1. Acquisitions amiables d'immeubles |
Les opérateurs de l'Etat doivent disposer d'un schéma pluriannuel de stratégie immobilière conformément aux dispositions de la circulaire du 16 janvier 2009 relative à la politique immobilière de l'Etat. |
|
|
5.1.1. Règles générales |
||
|
1. Délibération autorisant l'autorité investie du pouvoir exécutif à conclure la promesse de vente. |
Articles R. 1211 et suivants et R. 4111-1 et suivants du code général de la propriété des personnes publiques (CG3P). |
|
|
2. Promesse de vente précisant les modalités d'octroi et de paiement d'une indemnité d'immobilisation. |
Il peut être suppléé à la production de l'original de l'acte authentique par une photocopie de cet acte authentique ou une simple photocopie de la minute. |
|
|
3. En l'absence d'acte notarié : justification de la situation hypothécaire du bien acquis : si l'immeuble n'est pas grevé de charges : - Etat-réponse présentant des inscriptions encore valides délivré, daté, signé et certifié par le responsable du service de la publicité foncière ; si l'immeuble est grevé de charges - Etat-réponse présentant des inscriptions encore valides délivré, daté, signé et certifié par le responsable du service de la publicité foncière ; et - Certificat de radiation de ces inscriptions délivré par le service de la publicité foncière, quittance authentique, décision portant main levée, autre acte notarié portant mainlevée des inscriptions, revêtu de la mention d'accomplissement de la formalité, main levée des créanciers. |
Les demandes de renseignements hypothécaires sont établies sur des imprimés 3231-SD, 3233-SD et 3240-SD (demande de prorogation). Le choix de la pièce à fournir dépend de l'état des inscriptions hypothécaires. L'état-réponse correspond à la demande de enseignements sommaires et urgents. Toutes les justifications visées ci-contre sont produites en original. Toutefois, lorsque ces pièces ont été déposées au rang des minutes d'un notaire, il peut être suppléé aux originaux par production d'une expédition de l'acte de dépôt et des copies délivrées in extenso par l'officier ministériel. Les documents ne sont produits par l'ordonnateur que s'ils lui ont été fournis par le vendeur. Lorsque ces documents ne sont pas produits, la situation hypothécaire est réputée établie au regard du vendeur par les énonciations de l'état délivré par le responsable du service de la publicité foncière. |
|
|
4. Décompte du prix en principal et intérêts ; |
||
|
5. Pièces particulières le cas échéant : acte notarié portant mainlevée des inscriptions, revêtu de la mention d'accomplissement de la formalité ; ou Décision de l'ordonnateur prescrivant la consignation du prix de vente à la Caisse des dépôts et des consignations. |
Le choix de la pièce à fournir dépend de l'état des inscriptions hypothécaires. |
|
|
5.1.2. Indemnité d'immobilisation |
1. Délibération autorisant l'autorité investie du pouvoir exécutif à conclure la promesse de vente. 2. Promesse de vente précisant les modalités d'octroi et de paiement d'une indemnité d'immobilisation. |
Dépôt de garantie ou indemnité d'immobilisation (généralement 5 à 10 % du prix de vente) séquestré chez le notaire. Cette disposition est prévue dans la réglementation des PJ des dépenses de CT (annexe 5111 du décret n°2016-33). |
|
5.1.3. Acquisition amiable d'un montant inférieur à un montant fixé par arrêté |
Décision de l'ordonnateur indiquant la dispense des formalités de purge. |
Article R. 1212-7 du CG3P dispose que le prix des acquisitions immobilières faites à l'amiable suivant les règles du droit civil ou après exercice du droit de préemption pour le compte de l'Etat ou de ses établissements publics peut être payé au vendeur, après publication de l'acte au fichier immobilier, sans l'accomplissement des formalités de purge des privilèges et hypothèques inscrits lorsqu'il n'excède pas un montant fixé par arrêté du ministre chargé du domaine. |
|
5.1.4. Paiement entre les mains du notaire rédacteur de l'acte |
Certificat du notaire par lequel il s'engage à prendre à sa charge les sommes qui après paiement au vendeur du prix de l'acquisition, s'avéreraient être dues, à la suite de l'inscription au fichier immobilier à des créanciers inscrits ou à un autre propriétaire et par lequel il atteste sous sa responsabilité qu'il n'existe pas, à sa connaissance, de vente ou promesse de vente antérieure. Le certificat peut être intégré au sein de l'acte notarié. |
Lorsque l'acte de vente a été passé devant notaire, le comptable public est déchargé de toute responsabilité en matière de purge des hypothèques par la remise des fonds au notaire rédacteur de l'acte, dans les cas prévus à l'article L. 1212-2 du CG3P. Ce certificat dispense le comptable d'attendre la publication de l'acte. |
|
5.1.5. Versement d'un acompte |
En complément des pièces précisées à la sous-rubrique " règles générales ", il convient de demander l'autorisation de l'autorité habilitée à recevoir l'acte administratif. |
L'article R. 1212-6 du CG3P dispose que lorsque les actes sont passés en la forme administrative, il peut être payé au vendeur un acompte dans la limite maximum des trois quarts de la différence entre le prix stipulé et celui des charges et accessoires. |
|
5.1.6. Vente suivie de remploi |
En complément des pièces précisées à la sous-rubrique " règles générales " : |
|
|
5.1.6.1. Remploi de l'indemnité en immeuble |
Sur demande du vendeur, la remise des fonds a lieu entre les mains du notaire rédacteur de l'acte portant mutation de l'immeuble acquis en remploi du prix de vente ; le versement aura lieu au vu de la production d'une attestation du notaire certifiant la mission qui lui a été confiée et précisant la désignation de l'immeuble et l'identité des parties. |
Article R. 1212-4 du CG3P. |
|
5.1.6.2. Remploi de l'indemnité en valeurs mobilières |
Sur demande du vendeur, la remise des fonds a lieu entre les mains de l'agent de change désigné par le vendeur par contrat ou par autorité de justice, pour procéder à l'achat et requérir l'immatriculation des titres acquis en remploi ; le versement aura lieu au vu de la production d'une attestation de l'agent de change certifiant la mission qui lui a été confiée. |
Article R. 1212-5 du CG3P. |
|
5.2. Acquisitions d'immeubles par voie d'expropriation pour cause d'utilité publique |
Code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. |
|
|
5.2.1. Règles générales |
1. Délibération du conseil d'administration fixant les clauses et les conditions de l'acquisition ; |
|
|
2. Acte déclaratif d'utilité publique mentionnant le bien à exproprier et identification du titulaire du droit ; ou mention dans l'acte portant transfert de propriété acte de cession amiable ou ordonnance d'expropriation de la déclaration d'utilité publique. |
Articles et du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique : il peut s'agir d'un décret en Conseil d'Etat, d'un arrêté ministériel ou préfectoral. |
|
|
Si ce bien n'est pas mentionné sur l'acte déclaratif, arrêté préfectoral de cessibilité portant identification des biens à exproprier ; ou Certificat attestant que l'exproprié a consenti à la cession amiable de son bien avant l'arrêté de cessibilité ou mention dans l'acte notarié ; |
Ce document peut être remplacé par le visa de l'arrêté de cessibilité dans l'acte translatif de propriété (acte de cession amiable ou ordonnance d'expropriation). |
|
|
3. Justification des droits de propriété en l'absence d'acte notarié : Selon le cas : - Etat hypothécaire requis du chef de l'exproprié lorsque cet état ne révèle depuis la publication du titre établissant le droit de l'exproprié aucun acte translatif ou extinctif portant sur ce droit ; - Extrait des documents cadastraux mentionnant l'inscription de l'exproprié au titre du bien exproprié ; - Extrait des documents cadastraux et mention dans la convention amiable ou dans un acte portant origine de la propriété, des conditions dans lesquelles le bien exproprié est passé du propriétaire désigné dans les documents cadastraux à celui qui consent la vente ; |
Article R. 131-3 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique |
|
|
4. Justification de la situation hypothécaire du bien exproprié en l'absence d'acte notarié : - Etat-réponse délivré, daté, signé et certifié par le responsable du service de la publicité foncière dont l'échéance de la période de certification s'étend jusqu'à la plus lointaine des échéances suivantes : - la publication de l'acte translatif de propriété (ordonnance d'expropriation, acte vente ou convention amiable) ; Ou - deux mois à compter de la date de l'acte d'acquisition par le vendeur de l'immeuble objet de la procédure d'expropriation ; Ou état hypothécaire : Dans le cas où l'immeuble est entré dans le patrimoine de l'exproprié depuis moins de 2 mois au jour de la publication de l'acte, à la suite d'une vente, d'un partage ou d'une adjudication par licitation, la levée de l'état ne doit intervenir qu'après un délai de 2 mois comptés à partir de la date de l'acte de vente en vertu duquel il est devenu propriétaire ; S'il existe des inscriptions devenues sans objet, certificat de radiation délivré par le service de la publicité foncière, quittance authentique, acte notarié portant mainlevée de l'inscription, revêtu de la mention d'accomplissement de la formalité, décision de justice portant mainlevée, main levée des créanciers ; Dans le cas où l'indemnité est inférieure ou n'est pas supérieure d'au moins 10 % au montant des créances inscrites, certificat administratif mentionnant la date de la notification aux créanciers inscrits de l'accord intervenu et précisant que ceux-ci n'ont pas exigé que l'indemnité soit fixée par jugement ; |
Il s'agit de la demande de renseignements sommaires urgents |
|
|
5. Décompte de l'ordonnancement en principal et, le cas échéant, en intérêts, si l'exproprié en a demandé le versement avec référence, s'il y a lieu, aux mandatements antérieurs ; |
||
|
6. En cas de consignation, décision motivée de l'ordonnateur prescrivant la consignation. |
||
|
5.2.2. Convention amiable portant sur la cession et le prix |
1. Pièces 1 à 4 de la sous-rubrique “pièces générales”; 2. Convention amiable publiée au fichier immobilier et revêtue de la mention de publication, complétée le cas échéant par la production d'un certificat d'inscription délivré par le service de la publicité foncière ; ou Acte de vente notarié avec le certificat du notaire par lequel il s'engage à prendre à sa charge les sommes qui après paiement au vendeur du prix de l'acquisition, s'avéreraient être dues, à la suite de l'inscription au fichier immobilier à des créanciers inscrits ou à un autre propriétaire « et par lequel il atteste sous sa responsabilité qu'il n'existe pas, à sa connaissance, de vente ou promesse de vente antérieure ». Le certificat peut être intégré au sein de l'acte notarié ; |
Le certificat d'inscription (certificat de formalité) n'est utile que dans le cas où une sûreté a été inscrite au fichier immobilier postérieurement à la date de certification figurant dans l'état-réponse. Ce certificat dispense le comptable d'attendre la publication de l'acte. |
|
3. Justification des droits de propriétés : selon les cas pièce 4 (§ 5.2.1) ou état hypothécaire ou acte portant origine trentenaire de propriété, à moins que celle-ci ne soit mentionnée dans la convention amiable ; |
Non demandé en cas d'acte notarié à l'instar des acquisitions amiables. |
|
|
4. Dans le cas où la cession amiable intervient antérieurement à la déclaration d'utilité publique : Acte de vente notarié avec le certificat du notaire par lequel il s'engage à prendre à sa charge les sommes qui après paiement au vendeur du prix de l'acquisition, s'avéreraient être dues, à la suite de l'inscription au fichier immobilier à des créanciers inscrits ou à un autre propriétaire " et par lequel il atteste sous sa responsabilité qu'il n'existe pas, à sa connaissance, de vente ou promesse de vente antérieure. Le certificat peut être intégré au sein de l'acte notarié ; |
||
|
- Ordonnance de donner acte de la vente amiable ainsi consentie publiée au fichier immobilier, revêtue de la mention de publication, et mentionnant la date de la notification à moins que l'exproprié n'ait acquiescé avant la notification de l'ordonnance ; - Acte d'acquiescement à l'ordonnance rendue. |
Les effets de l'expropriation sont également attachés à la cession amiable consentie antérieurement à la déclaration d'utilité publique à la double condition que la déclaration d'utilité publique soit intervenue et que, par voie d'ordonnance, le juge de l'expropriation ait donné acte de cette cession amiable. Lorsque la vente amiable n'a pas donné lieu ces formalités le paiement du prix de vente est effectué dans les conditions prévues par la rubrique 5.1 de la présente nomenclature. |
|
|
5.2.3. Convention amiable portant seulement sur la cession |
1. Pièces 1 à 3 et 5 à 7 de la sous-rubrique « pièces générales »; |
Les pièces 5 à 7 ne sont pas exigées en cas d'acte notarié. |
|
2. Justification des droits de propriétés : pièce 3 de la sous-rubrique 5.2.2 ; |
Cette pièce n'est pas exigée en cas d'acte notarié. |
|
|
3. Expédition du jugement motivé fixant l'indemnité, et mentionnant la date de notification à la partie intéressée à moins que cette dernière n'ait acquiescé au jugement avant sa notification ; |
Articles R. 311-22 et R. 311-4 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. |
|
|
4. Certificat de non-appel contre le jugement fixant l'indemnité, délivré par le greffe du tribunal, à l'expiration d'un délai d'un mois à dater de la notification du jugement ou acquiescement au jugement rendu ; |
Article R. 311-24 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. |
|
|
5. En cas d'appel : - attestation de l'ordonnateur qu'il souhaite entrer en possession du bien ; - attestation de l'ordonnateur que la chambre d'expropriation de la cour d'appel a été saisie ; - le cas échéant, si l'ordonnateur conteste le montant fixé par le juge, décision de consignation à concurrence du montant autorisé par le juge de l'expropriation ; 6 En cas de pourvoi en cassation : - Expédition de l'arrêt motivé fixant l'indemnité statuant sur les dépens et mentionnant la date de signification à la partie intéressée ; - Acte par lequel la Cour de Cassation a été saisie. |
Articles L. 331-3 et R. 311-25 du code d'expropriation pour cause d'utilité publique. Le recours en appel n'est plus suspensif. |
|
|
5.2.4. Expropriations prononcées par ordonnance, l'indemnité étant réglée à l'amiable |
1. Pièces 1 à 3 et 5 à 7 de la sous-rubrique « pièces générales » ; 2. Demande de renseignements effectuée concomitamment au dépôt de l'acte d'expropriation auprès du service localement compétent accompagnée des pièces justificatives suivantes : - ordonnance d'expropriation ; - justification des droits de propriété en l'absence d'acte notarié conformément au 4 de la partie 5.2.1. ; - extrait des documents cadastraux mentionnant l'inscription de l'exproprié au titre du bien exproprié ; - justification de la situation hypothécaire du bien exproprié. 3. Document justifiant du dépôt de l'acte d'expropriation et comportant les informations sur l'ensemble des formalités publiées sur les biens immobiliers concernés, des formalités acceptées au dépôt et en instance de publication (l'acte d'expropriation apparaîtra dans le relevé de dépôt). |
Les pièces 5 à 7 ne sont pas exigées en cas d'acte notarié. Article R. 221-6 et R. 221-8 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. |
|
4. Justifications des droits de propriété : - si l'exproprié est identifié dans l'ordonnance : mêmes justifications qu'au 4 de la sous-rubrique « pièces générales » ; - si l'exproprié n'est pas identifié dans l'ordonnance, mais s'il a justifié de son droit de propriété selon les règles du droit commun, acte portant origine de propriété ; à défaut, décision de consignation fondée sur l'absence de justification de droit de propriété ; 5. Convention amiable dite "traité d'adhésion à expropriation" cet acte étant, le cas échéant, enregistré. Si l'accord amiable intervient pendant le cours de la fixation judiciaire des indemnités, procès-verbal de donné acte dressé par le juge de l'expropriation ; Ou acte de vente notarié avec le certificat du notaire par lequel il s'engage à prendre à sa charge les sommes qui après paiement au vendeur du prix de l'acquisition, s'avéreraient être dues, à la suite de l'inscription au fichier immobilier à des créanciers inscrits ou à un autre propriétaire " et par lequel il atteste sous sa responsabilité qu'il n'existe pas, à sa connaissance, de vente ou promesse de vente antérieure. Le certificat peut être intégré au sein de l'acte notarié. |
Cette pièce n'est pas exigée en cas d'acte notarié. |
|
|
5.2.5. Expropriation prononcée par ordonnance, l'indemnité étant réglée par décision de justice |
1. Mêmes justifications qu'à la sous-rubrique 5.2.4 "Expropriations prononcées par ordonnance, l'indemnité étant réglée à l'amiable ", pièces n° 1 à 5 ; 2. Mêmes justifications qu'à la sous-rubrique 5.2.3 "Convention amiable portant seulement sur la cession ", pièces n° 2 à 5 |
|
|
5.2.6. Règlement des indemnités d'expropriation allouée aux fermiers, locataires ou autres ayants droits |
Acte passé avec le propriétaire ; A défaut, certificat du service des impôts qui a procédé à la formalité de l'enregistrement du bail, ou qui a reçu la déclaration de la location verbale ; Lorsque la location est dispensée de déclaration, attestation du propriétaire visée par l'ordonnateur et indiquant le nom du locataire, la date d'entrée en jouissance et le montant annuel du loyer ; Certificat négatif ou état des inscriptions de nantissement prises au greffe du tribunal de commerce lorsqu'une indemnité spéciale est allouée au locataire propriétaire du fonds de commerce installé dans l'immeuble exproprié ; OBSERVATION : lorsque la cession amiable est consentie postérieurement à la déclaration d'utilité publique, l'autorisation de vente peut être donnée par le tribunal sur simple requête. |
Article R. 323-2 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique |
|
5.2.7. Expropriation suivie de remploi |
||
|
5.2.7.1. Remploi de l'indemnité en immeuble |
Sur demande de l'exproprié, la remise des fonds a lieu entre les mains du notaire rédacteur de l'acte portant mutation de l'immeuble acquis en remploi de l'indemnité ; le versement aura lieu au vu de la production d'une attestation du notaire certifiant la mission qui lui a été confiée et précisant la désignation de l'immeuble et l'identité des parties. |
Article R. 323-6 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. |
|
5.2.7.2. Remploi de l'indemnité en valeurs mobilières |
Sur demande de l'exproprié, la remise des fonds a lieu entre les mains de l'agent de change désigné par l'exproprié par contrat ou par autorité de justice, pour procéder à l'achat et requérir l'immatriculation des titres acquis en remploi ; le versement aura lieu au vu de la production d'une attestation de l'agent de change certifiant la mission qui lui a été confiée. |
Article R. 323-7 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. |
|
5.3. Frais d'acquisition de biens immobiliers |
||
|
5.3.1. Paiement des droits de mutation |
Référence à la demande de paiement du prix d'achat appuyé de l'expédition de l'acte de vente notarié ou acte administratif, revêtue de la mention de publication au fichier immobilier, laquelle relate le montant des frais payés. |
|
|
5.3.2. Honoraires, commissions |
Etat de frais ou mémoire. |
|
|
5.3.3. Frais d'actes notariés ou administratifs |
Etat indiquant pour chaque acte les débours et les honoraires. |
|
|
5.3.4. Frais de publicité |
1. Décision de l'ordonnateur ; 2. Facture liquidée et certifiée. |
Il n'est pas nécessaire de demander une facture si la publicité fait partie du décompte des débours du notaire. |
|
5.4. Prises à bail et conventions assimilées |
||
|
5.4.1. Premier paiement |
1. Bail ; 2. Le cas échéant, décision de l'autorité compétente (conseil d'administration ou ordonnateur selon les textes institutifs des organismes) ; |
Les parties au contrat de bail ont toute liberté pour rédiger la convention (articles 1101 et suivants du code civil). Toutefois, il apparaît important que les mentions suivantes figurent dans les baux ou conventions assimilées : - références au texte ou dispositions devant régir la convention ; - identité précise des personnes contractantes ; - objet de la convention ; - désignation du bien la plus précise possible : mentions éventuelles des références cadastrales et des numéros de lot en cas de copropriété, la mention des millièmes n'est pas juridiquement nécessaire ; - durée de la convention ; - conditions financières du contrat et modalités de révision ou d'indexation du loyer ; - conditions et modalités pour donner congé. |
|
3. Avis de l'autorité chargée du contrôle (économique et) financier si cet avis est obligatoire ; |
||
|
4. Pièce de liquidation de quittance. |
||
|
5.4.2. Autres paiements |
Référence à l'ordre de dépense auquel a été joint le bail. En cas de changement de propriétaire, extrait de l'acte de vente, de partage ou de donation établissant la qualité et les droits du nouveau bailleur. |
|
|
5.4.3. Cas particulier du premier paiement pour une location à l'étranger |
- Pièces énoncées aux sous-rubriques " premier paiement " et " autres paiements " ; - Lors du premier paiement, avis de la commission interministérielle si le loyer annuel, charges comprises, est supérieur à 18 000 €. |
Article A. 122 du code du domaine de l'Etat. |
|
NATURE DES DÉPENSES |
PIÈCES À PRODUIRE à l'agent comptable à l'appui des opérations de dépenses |
RÉFÉRENCES aux textes ou commentaires |
|---|---|---|
|
6. Dépenses d'intervention |
||
|
6.1. Subventions accordées |
La décision ou la convention attribuant la subvention doit préciser l'objet, le bénéficiaire, les conditions d'utilisation, le montant et les modalités de règlement de la subvention ainsi que, le cas échéant, les clauses de reversement de cette dernière. Selon l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 modifiée relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations et le décret n° 2001-495 du 6 juin 2001 pris pour l'application de l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 et relatif à la transparence financière des aides octroyées par les personnes publiques, l'organisme qui attribue une subvention à un organisme de droit privé doit, lorsque cette subvention dépasse un montant annuel de 23 000 €, conclure une convention avec le bénéficiaire. Pour les subventions des organismes publics aux associations, voir la circulaire du 24 décembre 2002 (JO du 27/12/2002, page 21697). Circulaire n° 5193/SG du 16 janvier 2007 relative aux subventions de l'Etat aux associations et conventions pluriannuelles d'objectifs. |
|
|
6.1.1. Paiement unique pouvant intervenir dès la notification de la décision attributive de subvention |
1. Le cas échéant, autorisation du conseil d'administration ; 2. Décision attributive de la subvention ou convention d'attribution de la subvention 3. Le cas échéant, certificat de l'ordonnateur attestant l'état d'exécution du projet subventionné à hauteur des justifications produites ainsi que la production des pièces complémentaires prévues par la décision ou la convention attributive ou par la réglementation |
|
|
6.1.2. Paiement échelonné selon un calendrier fixé par la réglementation ou la décision attributive elle-même |
||
|
6.1.2.1. Premier paiement |
1. Le cas échéant, autorisation du conseil d'administration ; 2. Décision attributive de la subvention ou convention d'attribution de la subvention |
|
|
6.1.2.2. Paiements ultérieurs |
Certificat de paiement et/ou décompte établis par l'ordonnateur, récapitulant les sommes déjà versées et attestant, le cas échéant, le service fait. |
Ce certificat et/ou décompte comporte les éléments nécessaires au contrôle de la liquidation de la dépense et atteste, le cas échéant, l'état d'exécution du projet aidé à hauteur des justifications produites ainsi que la production des pièces complémentaires prévues par la décision ou la convention attributive ou par la réglementation. Dans un souci de simplification, l'agent comptable n'est pas tenu de réclamer la copie des pièces qui ont permis à l'ordonnateur d'attester le service fait et de liquider le montant de la somme à payer (compte rendu financier ou décompte des travaux établi par le bénéficiaire…). Ces documents sont conservés par l'ordonnateur, sous sa responsabilité. |
|
6.2. Prêts et avances remboursables accordés |
||
|
6.2.2. Premier paiement |
1. Le cas échéant, autorisation du conseil d'administration ; 2. Convention et ses annexes financières (tableau d'amortissement…) fixant le caractère de l'avance ou du prêt, les conditions d'octroi, les modalités de remboursement, précisant le bénéficiaire et, le cas échéant, la constitution de sûretés ; 3. Le cas échéant, justification des sûretés ; 4. Le cas échéant, certificat de l'ordonnateur attestant l'état d'exécution du projet aidé à hauteur des justifications produites ainsi que la production des pièces complémentaires prévues par la convention ou par la réglementation. |
Voir le commentaire figurant sous la rubrique 6.1.1. |
|
6.2.3. Paiements ultérieurs |
Certificat de paiement et/ou décompte établis par l'ordonnateur, récapitulant les sommes déjà versées et attestant, le cas échéant, le service fait. |
Voir le commentaire figurant sous la rubrique 6.1.2.2. |
|
6.3. Dépenses d'intervention liées à la mise en œuvre du fonds d'intervention régional |
Lorsque la subvention ne dépasse pas un montant annuel de 23 000 euros : - La décision attribuant la subvention. ou Lorsque la subvention dépasse un montant annuel de 23 000 euros : - La décision et la convention attribuant la subvention doit préciser l'objet, le bénéficiaire, les conditions d'utilisation, le montant et les modalités de règlement de la subvention ainsi que, le cas échéant, les clauses de reversement de cette dernière. |
Selon l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 modifiée relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations et le décret n° 2001-495 du 6 juin 2001 pris pour l'application de l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 et relatif à la transparence financière des aides octroyées par les personnes publiques, l'organisme qui attribue une subvention à un organisme de droit privé doit, lorsque cette subvention dépasse un montant annuel de 23 000 €, conclure une convention avec le bénéficiaire. Pour les subventions des organismes publics aux associations, voir la circulaire n° 5811/SG du 29 septembre 2015 relative aux nouvelles relations entre les pouvoirs publics et les associations : déclinaison de la charte des engagements réciproques et soutien public aux associations. |
|
6.3.1. Financements attribués (subventions) aux établissements de santé |
La décision attributive du directeur général de l'agence régionale de santé ou convention précisant l'objet, le bénéficiaire, les conditions d'utilisation, le montant et les modalités de règlement de la subvention, son imputation ainsi que, le cas échéant, les clauses de reversement de cette dernière. |
|
|
6.3.1.1. Paiement unique |
La décision attributive du directeur général de l'agence régionale de santé ou convention précisant l'objet, le bénéficiaire, les conditions d'utilisation, le montant et les modalités de règlement de la subvention, son imputation ainsi que, le cas échéant, les clauses de reversement de cette dernière. |
|
|
6.3.1.2 Paiement échelonné selon un calendrier fixé par la réglementation ou la décision attributive elle-même |
||
|
6.3.1.2.1. Premier paiement |
Pour les financements attribués à des établissements publics : - Décision attributive de financement du directeur général de l'agence régionale de santé. Pour les financements attribués à des établissements privés : - Document contractuel : avenant au contrat pluri-annuel d'objectifs et de moyens (CPOM) ou contrat ad hoc annexé au CPOM (exemple : contrat de retour à l'équilibre financier - CREF). |
|
|
6.3.1.2.2 Paiements ultérieurs |
Un décompte établi par l'ordonnateur, récapitulant les sommes déjà versées, leur imputation et attestant, le cas échéant, le service fait |
Un décompte qui comporte les éléments nécessaires au contrôle de la liquidation de la dépense, de leur imputation, et atteste, le cas échéant, l'état d'exécution du projet aidé à hauteur des justifications produites ainsi que la production des pièces complémentaires prévues par la décision ou la convention attributive ou par la réglementation. L'agent comptable n'est pas tenu de réclamer la copie des pièces qui ont permis à l'ordonnateur d'attester le service fait et de liquider le montant de la somme à payer (compte rendu financier ou décompte des travaux établi par le bénéficiaire…). Ces documents sont conservés par l'ordonnateur, sous sa responsabilité. |
|
6.3.2. Financements (subventions) attribués à des associations ou autres organismes |
Les subventions allouées aux associations, notamment les plus importantes, peuvent concerner des activités diverses. Les justificatifs requis sont donc identiques aux précédents. |
|
|
6.3.2.1. Paiement unique |
La décision attributive du directeur général de l'agence régionale de santé ou convention précisant l'objet, le bénéficiaire, les conditions d'utilisation, le montant et les modalités de règlement de la subvention, son imputation ainsi que, le cas échéant, les clauses de reversement de cette dernière. |
|
|
6.3.2.2. Paiement échelonné selon un calendrier fixé par la réglementation ou la décision attributive elle-même |
||
|
6.3.2.2.1. Premier paiement |
Pour les financements attribués à des organismes publics : - Décision attributive de financement du directeur général de l'agence régionale de santé. Pour les financements attribués à des organismes privés : - Document contractuel. |
|
|
6.3.2.2.2. Paiements ultérieurs |
Un décompte établi par l'ordonnateur, récapitulant les sommes déjà versées, leur imputation et attestant, le cas échéant, le service fait. |
|
|
6.3.3. Financement des actions, des expérimentations et, le cas échéant, des structures concourant à l'efficience des structures sanitaires et médico-sociales et à l'amélioration des conditions de travail de leurs personnels |
4° de l'article L. 1435-8 du code de la santé publique. |
|
|
6.3.3.1. Paiement unique |
La décision attributive du directeur général de l'agence régionale de santé ou convention précisant l'objet, le bénéficiaire, les conditions d'utilisation, le montant et les modalités de règlement de la subvention, son imputation ainsi que, le cas échéant, les clauses de reversement de cette dernière et les pièces justificatives fixées par décision du ministre chargé des affaires sociales. |
|
|
6.3.3.2. Paiement échelonné selon un calendrier fixé par la réglementation ou la décision attributive elle-même |
||
|
6.3.3.2.1. Premier paiement |
La décision attributive du directeur général de l'agence régionale de santé ou convention précisant l'objet, le bénéficiaire, les conditions d'utilisation, le montant et les modalités de règlement de la subvention, son imputation ainsi que, le cas échéant, les clauses de reversement de cette dernière et les pièces justificatives fixées par décision du ministre chargé des affaires sociales. |
|
|
6.3.3.2.2. Paiements ultérieurs |
Un décompte établi par l'ordonnateur, récapitulant les sommes déjà versées, leur imputation et attestant, le cas échéant, le service fait. |
Un décompte qui comporte les éléments nécessaires au contrôle de la liquidation de la dépense, de leur imputation, et atteste, le cas échéant, l'état d'exécution du projet aidé à hauteur des justifications produites ainsi que la production des pièces complémentaires prévues par la décision ou la convention attributive ou par la réglementation. L'agent comptable n'est pas tenu de réclamer la copie des pièces qui ont permis à l'ordonnateur d'attester le service fait et de liquider le montant de la somme à payer (compte rendu financier ou décompte des travaux établi par le bénéficiaire…). Ces documents sont conservés par l'ordonnateur, sous sa responsabilité. |
|
6.3.4. Actes des professionnels de santé |
Conformément aux dispositions de l'art. L. 1435-10 du code de la santé publique et de l'arrêté du 16 décembre 2015 fixant les dépenses du budget annexe des agences régionales de santé payées directement aux professionnels de santé par les caisses primaires d'assurance maladie, les actes des professionnels de santé sont payés par les comptables des organismes chargés de la gestion d'un régime obligatoire d'assurance maladie, pour le compte des ARS, dans le cadre d'une convention de mandat. |
|
|
Demande mensuelle de remboursement certifiée par l'agent comptable de la CPAM. Liste détaillée des opérations comprises dans la demande mensuelle de remboursement, précisant leur montant, leur nature (type de prestation) et leur bénéficiaire. |
Les pièces listées ci-après, sont conservées par la CPAM. L'agent comptable de l'ARS dispose à l'encontre de ces pièces d'un droit d'évocation en cas d'incohérence relevée sur les documents qui lui sont adressés : - le cahier des charges de la permanence des soins ; - les tableaux de garde ; - Les demandes individuelles de paiement des forfaits transmises par les médecins aux CPAM ; - Contrat fonctionnel et/ou financier passé entre l'agence régionale de santé, le médecin et l'établissement de santé siège du SAMU ; - Le cahier des charges de l'expérimentation en télémédecine ; - Le contrat passé entre l'agence régionale de santé et le praticien territorial de médecine générale et ambulatoire (PTMG et PTMA). |