Le comité se réunit en séance en tant que de besoin et au moins dix fois par an, sur convocation du président. Le calendrier des séances est fixé par le président en accord avec le comité, pour une période minimale de neuf mois ainsi que les modalités particulières de son évolution en fonction du flux des dossiers à examiner. Ce calendrier est rendu public dans les meilleurs délais sur le site de la Plateforme des données de santé.
Les résumés fournis par les demandeurs dans le cadre de la soumission de leur dossier, la synthèse des expertises des rapporteurs et les éventuelles remarques formulées par les représentants des responsables de données concernés visés à l'article 4 sont communiqués aux membres du comité au plus tard 24 heures avant la réunion en séance plénière.
Les membres s'engagent à être régulièrement présents aux séances, notamment lorsqu'ils rapportent des dossiers, sauf empêchement justifié. Lorsqu'un membre ne peut pas participer à une séance du comité, il en informe le secrétariat du comité au plus tard 72 heures avant sa tenue.
Les experts sollicités pour évaluer des dossiers, de même que les responsables de données concernés par les demandes, n'ont pas l'obligation de siéger à la totalité des séances plénières. Si nécessaire, leurs rapports et remarques peuvent être présentés par le président ou, à défaut, le vice-président.