Article 15
Assemblée générale (AG)
15.1. Composition
L'assemblée générale est composée de l'ensemble des membres du groupement conformément à l'article 5 de la présente convention.
Le nombre de voix attribuées à chacun des membres en assemblée générale est proportionnel à ses droits statutaires tels que définis à l'article 6 de la présente convention.
Ainsi, la répartition des voix se fait de la manière suivante :
- l'Etat : 12 voix soit 2 voix par ministère ;
- l'ENM : 3 voix ;
- le CNRS : 3 voix ;
- CHU de Lille : 1 voix ;
- AP-HP : 1 voix.
Chaque membre est représenté par une personne physique titulaire. Un suppléant par membre est également désigné pour assurer la représentation du membre à l'assemblée générale en cas d'absence ou d'empêchement du représentant titulaire.
Le représentant de chaque membre du groupement à l'assemblée générale et son suppléant sont désignés par les autorités compétentes dudit membre.
En cas de changement de représentant en cours d'exercice, le membre en informe sans délai le groupement.
15.2. Président et Vice-président
L'assemblée générale élit en son sein un président ainsi qu'un vice-président qui assure sa suppléance. Les mandats sont d'une durée de deux ans renouvelable.
Le président :
- convoque l'assemblée générale aussi souvent que l'intérêt du groupement l'exige et au moins deux fois par an ;
- arrête l'ordre du jour de l'assemblée générale ;
- préside les séances ;
- signe les procès-verbaux de délibérations de l'assemblée générale ;
- signe le contrat de travail et les actes de gestion relatifs au directeur administratif et financier au nom et pour le compte du GIP.
En cas de départ ou de changement de représentant en cours d'exercice, si ce dernier occupait les fonctions de président ou de vice-président, de nouvelles élections doivent être organisées.
En cas d'empêchement ou de vacance du poste de président, le vice-président assure la suppléance jusqu'à l'élection d'un nouveau président par l'assemblée générale.
15.3. Convocation
L'assemblée générale est réunie au moins deux fois par an sur convocation de son président.
La réunion de l'assemblée générale est de droit si elle est demandée par au moins un quart des membres ou par un ou plusieurs membres détenant au moins un quart des voix.
L'assemblée générale est convoquée quinze jours au moins avant sa tenue sur un ordre du jour précis. Ce délai peut être réduit à cinq jours en cas d'urgence.
La convocation indique l'ordre du jour et le lieu de réunion.
15.4. Fonctionnement
L'assemblée générale délibère valablement si les membres présents ou représentés détiennent au moins conjointement deux tiers des voix tels que définis à l'article 15.1 de la présente convention.
Si la réunion ne peut se tenir valablement, les membres sont convoqués à une nouvelle date qui ne peut être postérieure de plus de trente jours. Les délibérations sont alors valables quels que soient le nombre de voix détenues par les membres présents ou représentés.
Le vote par procuration est autorisé, dans la limite d'un pouvoir par membre.
En cas d'urgence ou de circonstances exceptionnelles, il peut être procédé à un vote ou à une consultation par voie électronique.
Les décisions de l'assemblée générale sont adoptées à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés sauf stipulations contraires de la présente convention précisant les décisions devant être adoptées à la majorité des deux tiers des voix. En cas de partage lors d'un vote à la majorité simple des voix des membres, le président à voix prépondérante,
Le directeur administratif et financier du groupement, le président et le co-président du conseil scientifique et d'orientation assistent, avec voix consultative, aux séances de l'assemblée générale. L'agent comptable assiste également avec voix consultative aux séances relatives au compte financier du groupement ou autre aspect en lien avec la comptabilité.
Un ou des experts du conseil scientifique et d'orientation peuvent être invités en tant que de besoin.
L'assemblée générale peut également inviter à ses travaux toute personne physique ou morale non-membre du groupement mais dont la participation est utile à son fonctionnement et à ses réflexions.
La personne physique ou morale invitée ne dispose d'aucun droit de vote à l'assemblée générale.
15.5. Attributions
L'assemblée générale règle par ses délibérations, les affaires du groupement. Elle délibère notamment sur les objets suivants :
1. Les règles relatives au fonctionnement du groupement ;
2. L'adoption du programme annuel prévisionnel d'activités et du budget correspondant, y compris, le cas échéant, les prévisions d'engagement de personnel ;
3. L'approbation des comptes de chaque exercice ;
4. Le règlement financier du groupement ;
5. L'élection du président et du vice-président de l'assemblée générale ;
6. La nomination des membres du conseil scientifique et d'orientation ;
8. La nomination du directeur administratif et financier du groupement et, le cas échéant, de son adjoint ;
8. Les modalités de rémunérations du directeur administratif et financier, dans les conditions précisées à l'article 16 de la présente convention, ainsi que les modalités, proposées par le directeur administratif et financier, de rémunération des autres personnels du groupement ;
9. L'autorisation des prises de participation ;
10. L'association du groupement à d'autres structures ;
11. L'autorisation des transactions ;
12. Toute modification de la convention constitutive ;
13. Le renouvellement de la convention ;
14. La dissolution anticipée du groupement ;
15. Les mesures nécessaires à sa liquidation ;
16. La transformation du groupement en une autre structure :
17. L'admission de nouveaux membres ;
18. L'exclusion d'un membre et ses modalités financières ;
19. La fixation des modalités, notamment financières, du retrait d'un membre du groupement ;
20. L'affectation des éventuels excédents.
Dans les matières énumérées aux 2°, 3°, 8°, 9°, 10°, 12°, 13°, 14°, 16, 17°, 18° et 19° du présent article, les décisions de l'assemblée générale sont prises à la majorité des deux tiers des voix.
Les décisions de l'assemblée générale sont consignées dans des relevés de décisions signés par le président et dans un procès-verbal approuvé par l'assemblée générale lors de sa séance suivante.
Article 16
Directeur administratif et financier du groupement (DAF)
Le directeur administratif et financier du groupement est nommé par l'assemblée générale pour une durée de 3 ans, renouvelable par reconduction expresse.
S'il n'est pas mis à disposition par l'un des membres du GIP, il est recruté dans les conditions prévues au II de l'article 4 du décret n° 2013-292 du 5 avril 2013.
Le directeur administratif et financier assure le fonctionnement du groupement sous l'autorité de l'assemblée générale et dans les conditions fixées par celle-ci.
A cet effet,
1. Il structure le fonctionnement du groupement, en lien étroit avec le président et le co-président du conseil scientifique et d'orientation, et a autorité sur les personnels ;
2. Il prépare et met en œuvre, en sa qualité de responsable exécutif, les activités du groupement, visées par le conseil scientifique et d'orientation et validées par l'assemblée générale ;
3. Il est ordonnateur des recettes et des dépenses du groupement ;
4. Il procède au recrutement, signe les contrats de travail et assure la gestion des personnels du groupement qui sont placés sous son autorité ;
5. Il veille aux équilibres budgétaires et financiers du groupement ;
6. Il propose à l'assemblée générale les modalités de rémunération des personnels ;
7. Il signe les conventions ;
8. Il signe les transactions après autorisation de l'assemblée générale ;
9. Il représente le groupement en justice et dans les actes de la vie civile ;
10. Une fois par an, il soumet à l'assemblée générale un rapport d'activité du groupement ;
11. Il élabore le projet de budget nécessaire à la mise en œuvre des activités du groupement ;
12. Il rend compte au président de l'assemblée générale et aux organes délibérants de l'activité du groupement, notamment à partir d'indicateurs prédéterminés.
Il peut être assisté par un directeur administratif et financier adjoint nommé par l'assemblée générale sur sa proposition pour une durée de 2 ans.
Il peut déléguer sa signature à un ou des personnels du groupement après validation de l'assemblée générale de la proposition de délégation de signature.
Dans les rapports avec les tiers, le directeur du groupement engage le groupement par tout acte entrant dans son objet.
Dans le cas où le directeur administratif et financier n'est pas mis à disposition par un membre du groupement, les modalités de sa rémunération sont arrêtées par l'assemblée générale sur proposition de son président.