La séance est ouverte par un message du président à l'ensemble des membres du conseil d'administration qui rappelle la date et l'heure limite pour la présentation des contributions. Les contributions de chacun des membres du conseil d'administration ou tiers autorisés, si elles sont émises par écrit, sont communiquées par le président à l'ensemble des autres membres ou tiers autorisés qui participent afin qu'ils puissent y répondre.
A tout moment, le président du conseil d'administration peut décider de prolonger la durée de la délibération. Il en informe les membres et tiers y participant.
Seuls les tiers invités à être entendus peuvent être destinataires des messages envoyés par les membres du conseil d'administration dans le cadre de la délibération.