Les factures correspondant aux impressions des circulaires et des bulletins de vote sont transmises en deux exemplaires (un original et une copie) à la préfecture de département dans le ressort de laquelle le candidat ou candidat tête de liste s'est présenté aux élections sénatoriales. Ces factures sont libellées en euros au nom du candidat ou candidat tête de liste et sont accompagnées d'un relevé d'identité et, le cas échéant, de l'acte de subrogation par lequel le candidat ou candidat tête de liste indique le prestataire bénéficiaire du remboursement.
L'impression des documents électoraux par une entreprise relève d'un contrat de droit privé entre le prestataire et le candidat ou candidat tête de liste. La subrogation du prestataire au candidat ou candidat tête de liste pour le remboursement des frais afférents est une facilité accordée à ce dernier ne liant pas l'administration. N'étant pas régie par les règles des marchés publics, la subrogation ne peut donner lieu à paiements d'intérêts moratoires. En cas de contestation sur la portée de la subrogation, seul le candidat ou candidat tête de liste est réputé créancier de l'Etat.