ANNEXE 4
PROCESSUS DE CERTIFICATION DE L'ORGANISME EXPERT
I. - Définition des étapes du processus
Le processus de certification initiale comprend les étapes suivantes réalisées dans l'ordre chronologique défini ci-après :
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Etape |
Descriptif de l'étape |
Durée de validité |
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Etape 1 |
Dépôt de dossier par le demandeur. |
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Etape 2 |
Audit documentaire qui, s'il est satisfaisant, donne possibilité de programmer l'audit sur site de l'étape 3. |
Trois mois. |
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Etape 3 |
Audit sur site. |
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Certificat |
Document remis par l'organisme certificateur en cas de succès à l'étape 3. |
Cinq années maximum avec surveillance annuelle. |
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Audits de surveillance |
Annuel avec audit sur site. |
Le processus de renouvellement de la certification comprend les étapes suivantes réalisées dans l'ordre chronologique défini ci-après :
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Etape |
Descriptif de l'étape |
Durée de validité |
|---|---|---|
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Etape 4 |
Audit de renouvellement qui comprend un audit sur site. |
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Certificat |
Document remis par l'organisme certificateur en cas de succès à l'étape 4. |
Cinq années maximum avec surveillance annuelle. |
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Audit de surveillance |
Annuel avec audit sur site. |
Un audit de renouvellement de la certification est planifié et effectué en temps utile pour organiser le renouvellement avant la date d'expiration du certificat.
II. - Contenu des audits de certification
L'organisme certificateur s'appuie sur le document IAF MD 4 pour déterminer les différentes méthodes d'audit (interview sur place, à distance…) qu'il peut employer.
Chaque audit permet de vérifier la maîtrise opérationnelle consistant en une bonne application des procédures et dispositions prévues au chapitre 1er et aux annexes 2, 3 et 5.
Le cas échéant, l'organisme certificateur prend en compte dans son processus d'audit, afin d'optimiser les exigences imposées à l'organisme expert candidat, les mesures déjà mises en œuvre par celui-ci dans le cadre d'autres certifications.
Audit sur site :
Audit réalisé sur le site de l'organisme expert candidat, à savoir, le site principal de l'activité de l'organisme expert candidat ou son siège social.
Cet audit est mené auprès des personnels de l'organisme expert candidat impliqués dans la conduite des expertises, en particulier des chargés de projet mentionnés à l'article 5. Il a notamment pour objectif l'analyse des procédures élaborées, y compris les documents d'enregistrement y afférent, leur pertinence et leur mise en œuvre effective.
Afin de s'assurer de l'effectivité de l'organisation, notamment de la déclinaison des procédures, cet audit est complété, le cas échéant par un échange avec un ou des sous-traitants mentionnés à l'article 7. Cet échange a notamment pour objectif de s'assurer que ces sous-traitants ont connaissance de ces procédures et qu'ils ont la possibilité de les mettre en œuvre, notamment en renseignant les procédures de retour d'expérience.
Sur la base des éléments recueillis, l'audit sur site permet d'évaluer la capacité de l'organisme expert candidat à prendre en compte ses retours d'expérience et à adapter ses procédures en conséquence.
Hormis le cas d'organisme expert candidat multi-sites, la durée de l'audit sur site initial et de l'audit de renouvellement est de deux jours. Au-delà de dix chargés de projet mentionnés à l'article 5, s'ajoute à cette durée un temps calculé en fonction du nombre de chargés de projet (une demi-journée supplémentaire par tranche de dix chargés de projet).
Dans le cas d'un organisme expert candidat multi-sites, l'organisme certificateur détermine les définitions à prendre en compte, les conditions de délivrance de la certification, selon l'organisation, par établissement ou pour tout l'organisme expert, ainsi que les règles d'échantillonnage à appliquer, conformément au document IAF MD 1.
La durée des audits de cet organisme expert est déterminée par l'organisme certificateur qui prend en compte le nombre et la dimension des sites.
Audit de surveillance :
L'audit de surveillance comprend un audit sur site. A cette occasion, des écarts peuvent être constatées, au regard des obligations notamment formulées aux articles 3 et 4, auxquels l'organisme expert doit remédier.
Hormis le cas d'une entreprise multi-sites, la durée de l'audit de surveillance est d'une journée. Au-delà de dix chargés de projet mentionnés à l'article 5, s'ajoute à cette durée un temps calculé en fonction du nombre de chargés de projet (une demi-journée supplémentaire par tranche de dix chargés de projet).
III. - Exigences relatives à la formation des auditeurs des organismes certificateurs
Les critères de qualification des auditeurs des organismes certificateurs sont les suivants :
a) A minima, qualification et compétences d'un chargé de projet, telles que définies à l'article 8 ;
b) Au moins cinq ans d'expérience professionnelle au cours des dix dernières années dans le domaine d'expertise visé par le présent arrêté ou dans un organisme agréé par le ministère chargé du travail en application des dispositions de l'article L. 4614-12 du code du travail dans sa rédaction antérieure au 1er janvier 2018 ;
c) Une expérience d'au moins vingt jours d'activité d'audit sur les trois dernières années ou une formation d'une semaine dans le domaine de l'audit datant de moins de six mois.
Cette dernière compétence peut être portée par un auditeur différent de celui portant les compétences techniques. Dans ce cas, les deux auditeurs interviennent simultanément lors des audits sur site.