Le nombre maximum d'emplois de chef de service et de sous-directeur est fixé par un arrêté conjoint du Premier ministre, des ministres chargés de la fonction publique et du budget et :
1° Pour les administrations centrales, administrations assimilées et services à compétence nationale, par les ministres dont relèvent les emplois. Cet arrêté précise la répartition du nombre d'emplois par direction ;
2° Pour les services administratifs du Conseil d'Etat, de la Cour des comptes et pour les autorités administratives indépendantes, par, respectivement, le vice-président du Conseil d'Etat, le premier président de la Cour des comptes et le président de l'autorité administrative.
Un bilan relatif aux emplois de chef de service et de sous-directeur, établi par département ministériel et mentionnant notamment la répartition de ces emplois par sexe, est présenté chaque année au Conseil supérieur de la fonction publique de l'Etat.