Article 1er
Le comité se réunit sur convocation de son président, dans les conditions prévues à l'article 3 du décret n° 2014-1049 du 15 septembre 2014.
Les membres suppléants du comité sont convoqués à chaque réunion. Lorsque le titulaire est présent, ils participent aux délibérations du comité avec voix consultative. Les membres absents ne peuvent donner procuration.
Les séances ne sont pas publiques. Le président peut inviter à participer à la séance toute personne dont l'audition paraît utile aux travaux du comité.
Le directeur des services du CIVEN mentionné à l'article 11 du présent règlement intérieur et les agents des services qu'il désigne avec l'accord du président peuvent assister aux séances du comité.
Article 2
Sauf urgence, la convocation est adressée par voie électronique ou par lettre, trois jours francs au moins avant la date de la séance. L'ordre du jour et les documents nécessaires à l'examen des affaires sont adressés, sauf urgence, dans le même délai et par les mêmes voies.
Article 3
Conformément à l'article 3 du décret du 15 septembre 2014 susvisé, le comité ne peut délibérer valablement que si cinq au moins de ses membres sont présents. Le quorum est vérifié en début de séance. S'il n'est pas atteint, une nouvelle convocation peut être envoyée, dans les conditions prévues à l'article 3. Le comité peut alors délibérer sans quorum.
Article 4
L'ordre du jour est fixé par le président. Les membres du comité peuvent demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour. Celui-ci comprend l'examen des demandes d'indemnisation et des propositions d'offres d'indemnisation et l'étude de toute question de la compétence du comité.
Le comité peut décider le renvoi à une séance ultérieure de toute affaire pour laquelle il s'estime insuffisamment informé.
Lorsque toutes les propositions d'offres d'indemnisation inscrites à l'ordre du jour d'une séance n'ont pu être examinées, il peut être décidé, à l'unanimité, que les propositions non examinées feront l'objet, après la séance, d'échanges par voie électronique. Elles pourront être adoptées, par la même voie, à l'unanimité.
En cas d'urgence, le comité peut se réunir par conférence téléphonique ou par vidéo-conférence pour l'examen d'affaires ne nécessitant pas d'audition.
Article 5
La séance est ouverte par le président de séance, après vérification du quorum. Les membres présents signent une feuille de présence. Pour les demandes d'indemnisation et les propositions d'offre d'indemnisation, l'affaire est présentée par un ou plusieurs rapporteurs désignés par le directeur.
Pour les demandes d'indemnisation, la présentation de l'affaire est faite en présence du demandeur ou de son représentant, ou en communication téléphonique ou vidéo avec lui, lorsque l'audition a été demandée, dans les conditions prévues à l'article 11 du décret du 15 septembre 2014 susvisé.
Le demandeur ou son représentant est ensuite entendu. Si le demandeur a adressé une lettre au comité, celle-ci est lue après la présentation de l'affaire par le rapporteur.
Le comité délibère ensuite hors de la présence du demandeur ou de son représentant. Ses membres ont accès, avant et pendant la séance, à toutes les pièces du dossier.
Article 6
Les décisions du comité sont prises par consensus. En cas de désaccord, le comité se prononce à la majorité des voix des membres présents, sauf pour le vote électronique mentionné à l'article 5 qui ne peut être acquis qu'à l'unanimité.
En cas de partage égal, la voix du président est prépondérante.
Le vote a lieu à main levée. Il est procédé à un vote à bulletin secret à la demande du président ou de deux membres au moins du comité.
Dans le cas d'une réunion du comité par conférence téléphonique mentionné au dernier article de l'article 5 du présent règlement, si un vote à bulletin secret est demandé, l'affaire est renvoyée à une autre séance du comité.
Article 7
Chaque séance du comité donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal.
Il mentionne le nom des membres présents, les questions traitées ou cours de la séance, les décisions prises et, le cas échéant, le résultat des votes.
Si l'un des membres le demande, les motifs de son vote sont portés au procès-verbal.
Le procès-verbal est adressé aux membres et soumis à leur approbation. I est ensuite signé par le président et le directeur.
Article 8
Les décisions prises sont notifiées par le président ou le directeur aux demandeurs, dans les meilleurs délais après la séance.
Article 9
En cas d'absence ou d'empêchement du président, le vice-président du comité exerce l'ensemble des attributions dévolues au président, à l'exception de celles prévues au IV de l'article 4 de la loi du 5 janvier 2010 susvisée et aux articles 4 et 5 du décret du 15 septembre 2014 susvisé.
Article 10
Les services du CIVEN sont dirigés par un directeur, nommé par le président, après information du comité.
L'organisation des services est arrêtée par le président, sur proposition du directeur, après avis du comité.