Le bénéficiaire déclare au comité de suivi la liste des bailleurs sociaux avec lesquels il contractualise une mise en location, ainsi que l'adresse des bâtiments concernés, le nombre de places par parc de stationnement destinés à cet usage, le nombre de niveaux du parc, ainsi que les grilles de déclaration des utilisateurs finaux. Son contenu est précisé dans l'annexe.
Cette déclaration, nommée fichier « conventions » est à fournir de façon numérique par le bénéficiaire.
A partir de cette base de données, l'administration choisit jusqu'à 5 % des places sans dépasser 50 places qu'elle demande au bénéficiaire de contrôler.
Les résultats de contrôle sont compilés dans le rapport de suivi à envoyer au comité de suivi et comprennent les données citées à l'annexe I. pour chaque place échantillonnée.
L'envoi du fichier « conventions », donnant lieu à un échantillonnage, et l'envoi du rapport de suivi sont à renouveler tous les 6 mois. Un contrat type signé sera envoyé en supplément pour le premier envoi. L'annexe précise le calendrier.