ANNEXE
NOMENCLATURE DE CLASSEMENT NUMÉRIQUE
|
N° rubrique |
LIBELLÉ rubrique |
N° sous-rubrique |
LIBELLÉ sous-rubrique |
TYPOLOGIE de documents |
DURÉE d'utilisation courante (DUC) |
DESTINATION DE LA PIÈCE à l'échéance de la DUC. [Destruction, archivage intermédiaire (DAI)] |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
État civil |
Extrait d'acte de naissance du militaire |
RDC (1) + 5 ans |
DAI pour les naissances à l'étranger |
||
|
Acte de décès du militaire |
RDC + 5 ans |
AI (2) |
||||
|
Certificat de nationalité française ou de naturalisation |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Jugement portant changement de nom patronymique |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Déclaration de choix de nom d'usage |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Déclaration de domicile / changement d'adresse |
Durée de validité |
AI |
||||
|
Décision de régularisation de situation militaire |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Titre de séjour |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
2 |
Situation de famille |
Livret de famille |
Durée de validité |
AI |
||
|
Extraits d'acte de naissance du conjoint, de l'ex conjoint |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Actes de décès (conjoint, enfant) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Extraits d'acte de mariage |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Jugements de divorce, conventions temporaires et définitives |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Actes de séparation |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Ordonnances de non conciliation |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Actes d'acquiescement des deux parties |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Pactes civil de solidarité (PACS) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Attestations de rupture de PACS |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Certificats de concubinage |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Attestations de rupture de concubinage |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Extraits d'acte de naissance ou d'adoption des enfants |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Imprimé CERFA ou certificat médical du premier examen prénatal |
RDC + 5 ans |
D (3) |
||||
|
Attestations de scolarité des enfants |
Durée de validité |
D |
||||
|
3 |
Engagement |
Extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2) |
3 mois |
D |
||
|
Documents relatifs au renouvellement de contrat active ou réserve (demande et proposition, décision de renouvellement ou de non renouvellement, notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Acte (s) d'engagement (active et réserve) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs au renouvellement et/ou prolongation de période probatoire (demande, décision, notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs à la dénonciation de contrat (demande, décision, notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Avenant et prorogation de contrat (active ou réserve) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs à la résiliation de contrat active ou réserve (demande, décision, notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs à la réintégration (demande, décision, notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs au maintien en service des officiers sous contrat au titre de la décote (demande, décision, notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
4 |
Formation / gestion des compétences |
4.1 |
Formation |
Copie des diplômes civils et certifications professionnelles (certification professionnelle, équivalence de niveau, etc.) |
RDC + 5 ans |
AI |
|
Décisions collectives ou individuelles d'attribution de brevets, de certificats, de diplômes, etc. |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Attestations de lien au service (au titre d'une formation) ou déclaration à rester au service après formation (DERSI) |
RDC + 5 |
AI |
||||
|
Fiche de contrôle de la condition physique du militaire - CCPM (dernier millésime) |
Durée de validité |
DAI pour la dernière |
||||
|
Passeport du combattant |
Durée de validité |
D |
||||
|
Demandes formulées par le militaire avec avis hiérarchiques |
RDC + 5 ans |
D s'il existe une fiche récapitulative archivée |
||||
|
Abonnements aux préparations pour concours militaires |
10 ans |
D |
||||
|
Abonnements aux plateformes internet spécialisées pour concours langues étrangères |
10 ans |
D |
||||
|
Attestations de stage (conduite d'engins, de véhicules, stages qualifiants par organismes extérieurs,…) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Attestation de conduite |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs à la validation des acquis de l'expérience (demande et validation) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Décision d'invalidation de certificat |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
4.2 |
Orientation |
Bilan professionnel de carrière + entretien de carrière ou de gestion |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Rendez-vous d'information des sous-officiers |
RDC + 5 ans |
D |
||||
|
5 |
Carrière |
5.1 |
Parcours de carrière |
État signalétique des services (ESS) |
Durée de validité |
AI pour le dernier |
|
Documents relatifs au changement de spécialité (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs au changement de corps (militaire du rang, sous-officier, officier) (décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs à l'accès au statut de carrière pour sous-officier ou officier (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs au changement de corps (réorientation officier - demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Décision d'agrément ou de non agrément de démission du corps des officiers / sous-officiers de carrière |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Décision d'attribution d'une prime de fidélisation |
10 ans |
D |
||||
|
Attestation de lien au service (au titre d'une prime de fidélisation) |
10 ans |
D |
||||
|
Documents relatifs au cumul d'activité à titre accessoire (demande, décision et notification) |
Cumul + 1 an |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||||
|
Décision de prise et de cessation de fonction pour les officiers généraux |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
5.2 |
NBI |
Documents relatifs à la NBI (décisions d'attribution, de modification de taux, de cessation et notifications) |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
5.3 |
Désertion |
Avis de désertion |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Cessation de désertion |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
5.4 |
Position particulières |
Documents de placement hors cadres (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Documents de mise en disponibilité (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents de mise en position de détachement dans le cadre des articles R. 4138-34 et 35 du code de la défense |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
5.5 |
Changement de grade / échelle / échelon |
Décision portant attribution des échelons fonctionnels ou exceptionnels |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
5.6 |
Aides au départ |
Documents relatifs aux dispositifs d'aide au départ (pécules, retraite majorée, etc. - demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
5.7 |
Réserve |
Convocation (s) du personnel de réserve |
Durée du contrat |
D |
||
|
Programme (s) prévisionnel (s) pour le personnel de réserve |
Durée du contrat |
D |
||||
|
Agrément collaborateur bénévole du service public |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Récapitulatif (s) des périodes de réserve effectuées dans l'année |
Durée du contrat |
AI |
||||
|
6 |
Activité |
6.1 |
Activités aériennes, parachutistes, subaquatiques |
Relevés individuels de services aériens commandés (RISAC) |
RDC + 5 ans |
AI |
|
Attestation de services aériens |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Relevés individuels de services commandés sous-marin plongée subaquatique ou scaphandrier |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Attestation pour personnels embarqués : attestation marine |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
6.2 |
Service en campagne (OPEX, OPINT, MCD, RFT…) |
Toutes attestations de séjour, détachement, OPEX, OPINT, MCD, renfort temporaire DOM-COM, etc… |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Messages de désignation pour OPEX, OPINT |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Etat récapitulatif des missions effectuées hors métropole |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Livret de quart |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
6.3 |
Autres activités de service |
Relevés des activités comptant pour décoration (permanences, gardes, …) |
Durée de validité |
D |
||
|
7 |
Médico-administratif |
7.1 |
Aptitudes et dérogations |
Certificat médico-administratif d'aptitude en cours de validité |
10 ans |
D |
|
Certificat d'emploi des militaires du personnel navigant |
10 ans |
AI |
||||
|
Dérogation aux normes médicales d'aptitude |
10 ans |
AI |
||||
|
Certificat d'expertise médicale |
10 ans |
AI |
||||
|
Fiche emploi nuisance |
10 ans |
AI |
||||
|
Extrait des PV de commission de réforme |
RDC + 5 |
AI |
||||
|
7.2 |
Accident de service / blessures en service, blessures de guerre, maladie professionnelle |
Déclaration d'accident - registre de constatations des blessures |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Rapport circonstancié |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Certificat d'origine des blessures ou de maladies |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Décision d'invalidité |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Certificat de visite d'aptitude à la reprise de service |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Message GUEREVEN |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Déclaration d'affection présumée imputable au service (DAPIAS) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
8 |
Gestion des congés et absences |
8.1 |
Congés liés à la santé |
Arrêt maladie/travail partie employeur |
3 ans à compter de la date d'effet |
D |
|
Feuillet récapitulatif des congés maladie |
10 ans |
D |
||||
|
Documents relatifs au congé du blessé L. 4138-3-1 (demande initiale, renouvellement, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Certificat congé pathologique |
3 ans à compter de la date d'effet |
D |
||||
|
Documents relatifs aux congés de longue durée pour maladie (demande initiale, renouvellement, décision et notification) |
4 ans après la fin du congé |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||||
|
Documents relatifs aux congés de longue maladie (demande initiale, renouvellement, décision et notification) |
4 ans après la fin du congé |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||||
|
Convention réadaptation professionnelle |
2 ans après la fin du congé |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||||
|
Documents relatifs anciens congés de maladie (type CRT - demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
8.2 |
Congés liés à la famille |
Documents relatifs aux congés maternité (demande, décision d'attribution et notification) |
2 ans après la fin du congé |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||
|
Documents relatifs aux congés paternité (demande, décision et notification) |
2 ans après la fin du congé |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||||
|
Documents relatifs aux congés d'adoption (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) |
2 ans après la fin du congé |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||||
|
Documents relatifs aux congés parentaux (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) |
1 an après la fin du congé |
AI |
||||
|
Documents relatifs aux congés de présence parentale (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) |
4 ans après la fin du congé |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||||
|
Documents relatifs aux congés de solidarité familiale (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) |
2 ans après la fin du congé |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||||
|
8.3 |
Autres congés |
Documents relatifs aux congés de fin de campagne (décision d'attribution et de suspension, notification) |
RDC + 5 ans |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||
|
Documents relatifs aux congés pour convenances personnelles (demande initiale, de renouvellement, d'interruption, décision d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) |
2 ans après la fin du congé |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||||
|
Documents relatifs aux congés du personnel navigant (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décision d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) |
RDC + 5 ans |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||||
|
Documents relatifs aux permissions cumulées (demande, décision et notification) |
Durée de validité |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||||
|
Don de permissions pour enfant malade |
2 ans à/c de la date du don |
D |
||||
|
Documents relatifs aux passages gratuit de faveur (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
D |
||||
|
9 |
Chancellerie |
9.1 |
Notation personnels officiers, sous-officiers et officiers mariniers |
Livret de notes ou bulletins de notation |
RDC + 5 ans |
AI |
|
Feuillet de notation intermédiaire |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Relevé des indisponibilités |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Lettre de commandement |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
9.2 |
Notation personnels militaires du rang |
Livret de notes ou bulletins de notation |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Feuillet de notation intermédiaire |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Relevé des indisponibilités |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
9.3 |
Avancement |
Décisions d'inscription (ou de radiation) au tableau d'avancement, de nomination ou de promotion et d'ajournement |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Feuillets de communication de l'indice relatif interarmées (IRIS) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Lettre de classement des officiers |
RDC + 5 ans |
D |
||||
|
9.4 |
Récompenses / décorations |
Mémoires de proposition ou exposés détaillés des services |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Documents relatifs aux ordres nationaux (décrets, procès-verbaux, diplômes, etc.) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Relevés particuliers des bonifications comptant pour décoration |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Relevés de points pour médaille de la défense nationale (antérieurs au SIRH) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Citations |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Témoignages de satisfaction |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Lettres de félicitations |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Médailles diverses françaises |
Durée de validité |
AI |
||||
|
Lettres et diplômes relatifs aux actes de courage et de dévouement |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
9.5 |
Discipline |
Sanctions disciplinaires effaçables |
Effacement quadriennal |
D |
||
|
Sanctions disciplinaires non effaçables |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Sanctions professionnelles |
Effacement réglementaire préciser réf. réglementaire supérieure au code du patrimoine |
AI |
||||
|
Fiche individuelle d'appétence pour les toxiques |
Effacement réglementaire préciser réf. réglementaire supérieure au code du patrimoine |
D |
||||
|
10 |
Mutation / affectation |
Extraits individuels d'ordre de mutation notifiés (EIOM) / ordre de mutation / mise pour emploi |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Fiche de souhaits d'affectation |
Durée de validité |
D |
||||
|
Messages de pressenti pour affectation hors métropole |
1 an |
D |
||||
|
Documents relatifs à une affectation pour raison personnelle (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs à une situation personnelle difficile (demande de mutation ou maintien, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs à une mutation par permutation (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Déclaration de prise de connaissance de mutation par déplacement d'office |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Message d'imposition de mutation |
10 ans |
D |
||||
|
Documents relatifs à un maintien définitif dans la garnison (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||||
|
Décision de mutation |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
11 |
Reconversion / détachement |
11.1 |
Reconversion |
Documents relatifs au congé de reconversion (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
|
Documents relatifs au congé complémentaire de reconversion (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs au congé pour création ou reprise d'entreprise (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs à la saisine de la commission de déontologie |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
11.2 |
Détachement fonction publique (d'État et/ou territoriale et/ou hospitalière) |
Fiche APDR (avis préalable au départ lié à une reconversion) |
Durée de validité +1 an |
AI |
||
|
Fiche de candidature au recrutement au sein de la fonction publique |
Durée de validité +2 ans |
D |
||||
|
Décision portant inscription sur les listes d'aptitudes aux emplois réservés (art. L. 401 du CPMIVG) |
RDC + 5 |
AI |
||||
|
Décisions d'agrément et non agrément |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs à la saisine de la commission nationale d'orientation et d'intégration (R.* 4139-14 du CDD) |
RDC + 5 |
AI |
||||
|
Décisions / arrêtés de mise en détachement |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Décisions de mise en stage probatoire |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Arrêté portant nomination dans l'administration d'accueil |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Visa du contrôle budgétaire et comptable pour les détachements |
RDC + 5 ans |
D |
||||
|
Lettre de recrutement de l'administration d'origine |
RDC + 5 ans |
D |
||||
|
Arrêté portant intégration dans le corps d'accueil |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
12 |
Pension |
12.1 |
Pension de retraite |
Documents relatifs à la radiation des cadres ou des contrôles (demande, décision ou arrêté, notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
|
État général des services |
RDC +5 |
AI |
||||
|
Décompte provisoire des droits à pension |
RDC + 5 ans |
D |
||||
|
Certificat de position militaire (dont BSPP) |
Durée de validité |
AI |
||||
|
Compte individualisé de retraite |
Durée de validité |
AI |
||||
|
12.2 |
Pension d'invalidité |
Certificat d'inscription au grand livre de la dette publique pour les titulaires d'une pension d'invalidité |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Documents d'homologation des blessures |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
12.3 |
Autres documents relatifs aux droits à pension |
Documents relatifs à la validation des services civils (déclaration de recettes de la retenue rétroactive, déclaration de recette IRCANTEC, part agent et employeur, copie de l'état des services à valider) |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Documents relatifs au rachat des années d'études (plan de financement, déclaration de recettes ou facture recette au comptant) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs aux périodes de détachement antérieures au 30 juin 2007 (arrêtés, déclarations de recettes relatives aux retenues pension) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
13 |
Sécurité |
Décisions d'habilitations |
Durée de validité |
AI |
||
|
14 |
Evénements divers |
14.1 |
Administration |
Demandes formulées par le militaire avec avis hiérarchiques |
RDC + 5 ans |
AI |
|
Demande de consultation du dossier |
RDC + 5 ans |
D |
||||
|
14.2 |
Commandement |
Fiche de suivi post opérationnel |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Fiche individuelle de synthèse |
Durée de validité |
AI |
||||
|
(1) RDC : Radiation des cadres ou radiation des contrôles. (2) AI : Archivage intermédiaire. (3) D : Destruction. |
||||||