Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document.
Au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet soit d'un archivage intermédiaire, soit d'une destruction, selon les indications figurant dans la dernière colonne de la nomenclature annexée à l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé. L'archivage intermédiaire prend fin à l'issue de la durée d'utilité administrative du document, fixée à quatre-vingts ans à compter de la date de naissance de l'agent.
Au terme de leur durée d'utilité administrative, les documents originaux et les copies électroniques font l'objet d'un versement aux archives de la Caisse des dépôts et consignations, ou sont éliminés sous le contrôle de ce service. Les informations sont soumises aux mêmes règles de conservation ou de destruction que les documents auxquels elles sont attachées.
Les observations libres, annexées aux documents en application de l'article 13 du décret du 15 juin 2011 susvisé, sont soumises aux mêmes règles de gestion que les documents qu'elles commentent ou complètent.