Lorsque les agents habilités de la direction des ressources humaines de la Caisse des dépôts et consignations chargés de la gestion du dossier créent une copie sur support électronique d'un acte original établi sur support papier, ils utilisent un système de numérisation dans des conditions et sous des formes garantissant sa reproduction à l'identique et la conservation pérenne du document ainsi créé permettant aux agents de la direction des ressources humaines d'assurer la gestion courante du dossier individuel sur support électronique. La copie ainsi établie ne se substitue pas au document original sur support papier.
Au terme de sa numérisation, le document original sur support papier fait l'objet d'un archivage intermédiaire au service des archives de la Caisse des Dépôts.
La direction des ressources humaines de la Caisse des dépôts et consignations est tenue de prendre toute précaution pour préserver la confidentialité des données personnelles ainsi que l'intégrité et la lisibilité du dossier sur support électronique.