Article 8
Le secrétariat de la commission est assuré par la sous-direction des affaires juridiques (bureau de la propriété intellectuelle) du ministère de la culture et de la communication.
Le secrétariat assiste à l'ensemble des séances de la commission y compris aux délibérés.
Article 9
Les communications entre le secrétariat de la commission et ses membres peuvent se faire par voie électronique.
Chaque membre de la commission fournit au secrétariat une adresse de courrier électronique utilisable à cet effet, dans le respect des dispositions de l'article 2 du présent règlement.
Article 10
Le président convoque par voie électronique avec accusé réception les membres de la commission sept jours au moins avant la date de la séance.
L'ordre du jour de la séance, accompagné, s'il y a lieu, des documents qui s'y rapportent, est joint à la convocation.
Article 11
Les membres qui communiquent des documents se rapportant aux points inscrits à l'ordre du jour d'une séance font leurs meilleurs efforts pour les adresser au secrétariat dans un délai suffisant pour lui permettre d'en assurer la diffusion à l'ensemble des membres lors de l'envoi de la convocation.
Article 12
Les membres titulaires qui ne peuvent être présents à une séance en informent sans délai leur suppléant et le secrétariat de la commission. En cas d'impossibilité du membre suppléant, le secrétariat de la commission est également informé sans délai.
Article 13
Le secrétariat établit le compte-rendu des séances de la commission conformément aux dispositions de l'article D. 311-8 du code de la propriété intellectuelle.
A la demande d'un membre de la commission et avec l'accord du président, les documents se rapportant aux points inscrits à l'ordre du jour d'une séance peuvent être annexés au compte-rendu de la séance concernée, sous réserve du respect du principe du secret des affaires
Le compte-rendu de la séance est publié sur le site internet de la commission dans un délai raisonnable.
Article 14
Le projet de compte rendu de la séance est adressé à l'ensemble des membres et approuvé lors de la séance suivant sa transmission.
Une fois approuvé, le compte-rendu est signé par le président.