ANNEXES
ANNEXE I
EXIGENCES APPLICABLES AUX BUREAUX D'ÉTUDES CERTIFIÉS
Article 1er
Le bureau d'études certifié dans le domaine de l'assurance qualité ou du management environnemental par un organisme accrédité à cet effet sont réputés respecter les dispositions de la présente annexe à l'exception des dispositions des articles 7, 8 et 9.
Article 2
Le bureau d'études instaure et maintient un système de management de la qualité, tel que défini dans la présente annexe, permettant de garantir le respect du référentiel de certification mentionné à l'article 2 ou, le cas échéant, à l'article 3 du présent arrêté.
Article 3
I. - Tous les documents d'organisation liés au référentiel de certification précité sont inclus, référencés dans la documentation du système de management ou y sont reliés.
II. - Toutes les personnes impliquées dans les activités liées à la certification ont accès aux documents d'organisation applicables compte tenu de leurs responsabilités.
Article 4
La personne responsable de l'organisation permettant de répondre au référentiel de certification mentionnée à l'article 8 du présent arrêté, nonobstant d'autres responsabilités, a notamment la responsabilité et l'autorité pour :
- s'assurer que les documents d'organisation nécessaires au système de management sont instaurés, mis en œuvre et maintenus ; et
- rendre compte à la direction de la performance du système de management et de toute nécessité d'amélioration.
Article 5
Le bureau d'études établit un ou plusieurs documents d'organisation permettant de maîtriser les documents liés au respect du référentiel de certification.
Ces documents d'organisation précisent les mesures nécessaires pour :
- approuver les documents avant diffusion ;
- revoir et mettre à jour si nécessaire ces documents ;
- assurer la disponibilité sur les lieux d'utilisation des versions pertinentes des documents applicables ; et
- s'assurer que les documents d'origine extérieure sont identifiés et que leur diffusion est maîtrisée.
Article 6
Le bureau d'études établit des documents d'organisation pour assurer l'identification, le stockage, la protection, la confidentialité, l'accessibilité, la durée de conservation et l'élimination des enregistrements liés à l'application du référentiel de certification.
Article 7
I. - Le bureau d'étude informe son organisme de certification s'il recourt à la possibilité de faire réaliser, partiellement ou totalement, des opérations susceptibles de remettre en cause les conclusions des prestations de services réalisées conformément aux dispositions du présent arrêté par des prestataire en dehors du périmètre de certification, que ce prestataire soit interne au bureau d'études ou extérieur à celui-ci. Si le bureau d'études recourt à cette possibilité, il décrit dans des documents d'organisation les modalités encadrant ces opérations.
II. - Le bureau d'étude informe préalablement son client du recours à cette possibilité. Il assure de la maîtrise de ses opérations conformément aux documents d'organisation qu'il a établis, décrits au I. du présent article.
III. - Le bureau d'études vérifie que le prestataire retenu est certifié selon les modalités de l'article 2 ou, le cas échéant, à l'article 3 du présent arrêté ou équivalent. A défaut, il s'assure, notamment au travers de références techniques que ce prestataire respecte la norme mentionnée à l'article 2 ou, le cas échéant, à l'article 3 du présent arrêté ainsi que les articles 5 et 6 de l'annexe I du présent arrêté. En outre, lorsque le rôle de superviseur est confié à une personne d'une entité en dehors du périmètre de certification, que cette personne soit interne au bureau d'études ou externe à celui-ci, le bureau d'études s'assure que le superviseur dispose des compétences requises telles que définies dans le référentiel de certification mentionné à l'article 2 ou, le cas échéant, à l'article 3 du présent arrêté, et applique et respecte les documents d'organisation établis par le bureau d'études.
IV. - Le bureau d'études tient à jour la liste des opérations réalisées par des prestataires en dehors du périmètre de certification ainsi que, pour chaque opération, le nom du prestataire l'ayant réalisé.
Article 8
I. - La direction du bureau d'études établit des documents d'organisation pour revoir régulièrement, au minimum annuellement, son système de management afin qu'il demeure pertinent, adéquat et efficace.
II. - Ces revues de direction intègrent au tant que de besoin :
- les résultats des audits internes et externes ;
- les retours d'information liés au respect du référentiel de certification ;
- l'état des actions préventives et correctives ;
- le suivi des actions issues des revues de direction précédentes ;
- la réalisation des objectifs ;
- les changements pouvant affecter le système de management ;
- les appels et les plaintes.
III. - Les conclusions de ces revues font l'objet d'un rapport comprenant les décisions et actions relatives :
- à l'amélioration de l'efficacité du système de management et de ses processus ;
- à l'amélioration du bureau d'études liée au respect du référentiel de certification ;
- aux besoins en ressources.
Article 9
I. - Le bureau d'études établit des documents d'organisation pour vérifier périodiquement sa conformité au référentiel de certification et que son système de management est mis en œuvre et maintenu de manière efficace.
II. - Ces vérifications sont planifiées en tenant compte de l'importance des dispositions du système de management, ainsi que des résultats des vérifications précédentes.
III. - Le bureau d'études s'assure que :
- les vérifications sont réalisées au minimum annuellement par une personne qualifiée ;
- les personnes chargées de tout ou partie de la vérification ne contrôlent pas leur propre travail ;
- le personnel concerné est informé des résultats de la vérification.
Article 10
I. - Le bureau d'études établit des documents d'organisation pour identifier et gérer les non-conformités liées aux exigences de son système de management.
II. - Les documents d'organisation définissent les modalités pour :
- procéder à l'identification des non-conformités ;
- déterminer les causes de non-conformité ;
- corriger les non-conformités ;
- évaluer le besoin d'entreprendre des actions pour garantir que les non-conformités ne se reproduisent pas ;
- déterminer et mettre en œuvre en temps opportun, les actions nécessaires ;
- enregistrer les résultats des actions mises en œuvre.