Le signalement d'une alerte est porté directement à la connaissance du référent ou transmis au supérieur hiérarchique.
Lorsque le supérieur hiérarchique direct ou indirect recueille un signalement, il le transmet sans délai, sous réserve de l'accord de l'auteur du signalement et dans des conditions qui garantissent sa confidentialité, au référent alerte. Il informe l'auteur du signalement de cette transmission.
Le signalement est adressé exclusivement par un bureau de poste, sans passer par le service du courrier interne, par écrit, et sous double enveloppe.
Sur la première enveloppe - dite enveloppe extérieure - figure l'adresse du référent avec la mention « personnel et confidentiel ».
Sur la deuxième enveloppe - dite enveloppe intérieure - figure :
1° Lors du premier échange, la mention « signalement d'une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2016 » et sa date de transmission ;
2° Pour les autres échanges, le numéro du dossier communiqué.
Tous les échanges ultérieurs avec le destinataire de l'alerte s'effectuent dans les mêmes conditions.
L'auteur de l'alerte prend toutes les précautions nécessaires pour assurer la confidentialité des informations relatives au signalement.
Dans l'enveloppe intérieure, l'auteur fait part des faits justifiant le signalement et transmet les informations ou documents, quels que soient leur nature ou leur support, permettant d'apprécier le bien-fondé du signalement.
Il peut s'agir de tout type de document figurant sur n'importe quel support (papier, électronique), de photos, d'enregistrements.
L'auteur du signalement fournit, le cas échéant, les informations permettant les échanges avec le destinataire de l'alerte.
Il peut s'agir notamment, d'un ou plusieurs des éléments suivants :
1° Son identité ;
2° Une adresse non professionnelle ;
3° Une boîte postale.