Lors de chaque phase d'envoi du dossier d'aide à la transformation par le débitant, le service des douanes en accuse réception par courriel.
Tout dossier parvenant au service des douanes et étant incomplet, que ce soit lors de la phase de pré-validation ou lors du dépôt de la demande d'aide, ne sera pas instruit.
Le débitant en est dès lors informé par courriel par le service des douanes et droits indirects. Il est invité à produire, sous un mois, les pièces et/ou informations manquantes sans quoi le dossier ne sera pas instruit.
Une fois ce délai échu et si les pièces complémentaires n'ont pas été produites, le dossier est considéré comme rejeté.
Les refus d'attribution de l'aide à la transformation sont dûment motivés par le service des douanes et droits indirects et notifiés par lettre recommandée avec accusé de réception.