ANNEXE I
Modalités d'utilisation du versement
Les prestations réalisées par le prestataire incluent, selon les directives de la Partie sénégalaise :
1. La relation avec les participants, notamment :
- l'information sur la tenue du Forum et ses modalités ;
- l'enrôlement ;
- les données relatives à la sécurité ;
- le recueil de toutes les informations nécessaires à leur présence (transport, hébergement, gestion des visas,…) et à leur participation ;
- l'édition et l'envoi des agendas personnalisés ;
- le suivi.
Cette mission se concrétise par :
- la gestion et l'édition des listes d'hébergement ;
- la planification de l'ensemble des transports ;
- l'édition des listes nécessaires à l'organisation et à l'animation du Forum.
2. Des missions en préparation du Forum :
- la mise en oeuvre d'un processus sécurisé, depuis l'enrôlement et la consolidation de la liste des participants jusqu'à la production de badges possédant un très haut niveau de sécurité ;
- la gestion des systèmes d'information et de communication numérique ;
- la mise à jour du site Internet et l'intégration de contenus.
3. Une mission d'assistance et de conseil dans :
- la conception globale du Forum ;
- la recherche et le suivi des intervenants ;
- la préparation de réunions de cadrage pour les ateliers et conférences.
4. Des missions pendant le Forum :
- la cogestion, avec la Partie sénégalaise, de la liste des participants ;
- la supervision de l'accueil des participants et l'accueil spécifique des intervenants, en liaison avec la Partie sénégalaise ;
- l'animation des ateliers, avec la Partie sénégalaise.
5. Des missions à l'issue du Forum :
la réalisation des actes du Forum de Dakar validés par la Partie sénégalaise.