1. La Commission convoque les réunions du CDAPCM, du CDPPMS, de la ou des commissions d'ouverture et du ou des comités d'évaluation.
2. Dans la mesure du possible et sauf urgence ou imprévu, les réunions du CDAPCM, du CDPPMS, de la ou des commissions d'ouverture et du ou des comités d'évaluation sont convoquées au moins quatorze jours avant la date prévue pour la réunion.
3. Dans la mesure du possible, sauf urgence ou imprévu et sans préjudice de l'article 37, les informations ou les documents ayant trait aux réunions visées au paragraphe 1 sont transmis aux membres du CDAPCM, y compris les observateurs s'il y a lieu, ainsi qu'aux membres du CDPPMS, de la ou des commissions d'ouverture et du ou des comités d'évaluation au moins quatorze jours avant la date prévue pour la réunion.
4. Les réunions visées au paragraphe 1 se tiennent dans des locaux mis à disposition par la Commission ou par audioconférence ou visioconférence.
5. La Commission ne rembourse pas les frais de déplacement, d'hébergement et autres indemnités de séjour d'aucune personne présentée par une autre partie contractante prenant part aux réunions visées au paragraphe 1.